Stiluri de comunicare: cum le recunoști și cum le folosești în mod inteligent

Probabil că ți se pare cunoscută situația. O ședință se împotmolește, deși toată lumea are același obiectiv. Dacă înțelegi stilurile de comunicare, poți reduce neînțelegerile, poți conduce discuțiile de feedback într-un mod mai eficient și poți stabili acorduri de echipă care să aibă un impact real.

Pe scurt

• Stilurile de comunicare sunt modele preferate de comportament care definesc modul în care o persoană vorbește, ascultă, ia decizii și reacționează sub presiune.
• Neînțelegerile apar adesea din cauza diferențelor de interpretare, nu din cauza intențiilor rele.
• În situații de stres, oamenii revin mai repede la stilul lor preferat. Acest lucru sporește tensiunile în cadrul echipelor.
• Cu ajutorul evaluărilor, poți concretiza stilurile de comunicare. Acest lucru ajută la selecție, integrare și dezvoltare.
• Cele mai mari beneficii se obțin prin stabilirea unor acorduri privind limbajul, ritmul, nivelul de detaliu și formele de feedback.

Ce înțelegem prin stiluri de comunicare la locul de muncă?

Stilurile de comunicare descriu modul în care o persoană procesează și transmite informațiile. Acest lucru se observă în alegerea cuvintelor, ritm, gradul de detaliere și modul în care o persoană își exprimă tensiunea sau rezistența. Așadar, nu este vorba doar de „modul în care vorbești”, ci și de modul în care asculți, de modul în care pui întrebări și de modul în care susții sau, dimpotrivă, frânezi luarea deciziilor. În cadrul echipelor, stilurile de comunicare se remarcă în special în trei momente: la coordonare, la feedback și în caz de conflict. În perioadele liniștite, diferențele par minore. Iar odată ce presiunea crește, aceste diferențe devin mai mari. Tocmai de aceea acest subiect revine atât de des în domeniul resurselor umane, în contextul fluctuației de personal, al problemelor de colaborare și al conducerii dificile. Doriți să corelați imediat stilurile de comunicare cu date măsurabile și procese de resurse umane? Aflați cum vă pot ajuta evaluările online în acest sens.

Ce stiluri de comunicare observi cel mai des în echipe?

Multe organizații utilizează o clasificare cu patru stiluri, deoarece aceasta permite o recunoaștere rapidă. Privește-o ca pe o hartă practică, nu ca pe o etichetă. Oamenii își schimbă stilul, dar au totuși preferințe.

1. Direct și orientat spre sarcini

Acest stil de comunicare este concis, concret și axat pe progres. Se aud multe afirmații directe și puține ocolișuri. În cadrul ședințelor, se concentrează pe decizii, termene limită și sarcini. În feedback, sunt clari și, uneori, incisivi. Colaborarea decurge fără probleme atunci când toată lumea dorește să avanseze rapid. Fricțiunile apar atunci când ceilalți au nevoie mai întâi de context sau de susținere.

2. Analitic și structurat

Acest stil preferă faptele, argumentarea și pașii logici. Se observă adesea întrebări, liste de verificare și scenarii. În cadrul discuțiilor, se dorește discutarea riscurilor în avans. În feedback, se folosesc exemple și nuanțe. Fricțiunile apar atunci când ceilalți se așteaptă la rapiditate, în timp ce ei doresc mai întâi informații „corecte”.

3. Relationist și de sprijin

Acest stil acordă atenție atmosferei, momentului potrivit și sprijinului. Ei se sincronizează, ascultă cu atenție și construiesc punți de legătură. În feedback, optează adesea pentru formulări și întrebări mai blânde. Fricțiunile apar atunci când franchețea este percepută ca fiind dură sau când echipa dorește ritm, în timp ce ei vor mai întâi liniște în interacțiune.

4. Expresiv și convingător

Acest stil comunică energic, asociativ și prin povești. Aduce dinamism, entuziasmează și face ca lucrurile să poată fi discutate. În feedback, utilizează mult limbaj emoțional și exemple. Fricțiunile apar atunci când celorlalți le lipsesc detaliile sau când este nevoie de structură, iar conversația devine haotică. Doriți să vedeți cum se aplică acest lucru în domeniul resurselor umane, inclusiv în selecție și dezvoltare? În prezentarea generală a evaluărilor puteți vedea ce teste și chestionare se potrivesc în acest context.

De ce se ciocnesc atât de repede stilurile de comunicare? Chiar și în rândul profesioniștilor inteligenți?

Neînțelegerile comunicative rareori țin de intelect. Ele țin de presupuneri. Oamenii completează lacunele cu propriile preferințe. O persoană directă gândește: „Sunt clar.” O persoană relațională percepe: „Sunt criticat.” O persoană analitică gândește: „Vreau să cântăresc bine lucrurile.” Un coleg orientat spre sarcini percepe: „El mă frânează.” La aceasta se adaugă un al doilea factor: stresul. Sub presiune, oamenii revin la stilul lor preferat. Stilul direct devine și mai direct. Cel analitic devine mai prudent. Cel relațional evită și mai mult conflictele. Cel expresiv folosește cuvinte mai pompoase. Acest model este previzibil și, tocmai de aceea, se pot stabili înțelegeri în acest sens. Dacă doriți să faceți vizibil în avans acest comportament previzibil în cadrul echipelor sau al conducerii, atunci o abordare bazată pe evaluări online ca punct de plecare pentru discuție vă va fi de ajutor.

Cum recunoști stilurile de comunicare în 10 minute, în cadrul unei ședințe?

Nu este nevoie să testezi pe nimeni pentru a observa primele semnale. Fii atent la patru puncte de observație: ritmul, nivelul de detaliu, formularea întrebărilor și reacția la rezistență.

• Ritmul: vorbește cineva repede și încheie rapid, sau construiește discursul pas cu pas?
• Nivelul de detaliu: cineva rămâne la un nivel general sau dorește cifre, exemple și definiții?
• Forma întrebărilor: pune cineva multe întrebări de genul „ce vom face”, sau „de ce” și „ce-ar fi dacă”?
• Rezistență: persoana devine mai dură, mai tăcută, mai îngrijorată sau, dimpotrivă, mai convingătoare?

Folosește aceste aspecte ca punct de plecare. Te ajută să nu te concentrezi pe caracter în timpul conversațiilor, ci pe comportamentul dintr-o anumită situație. Acest lucru face conversația mai sigură și mai concretă. Dacă doriți să consemnați acest lucru într-o înțelegere de echipă sau într-o linie de conducere, consultați și prezentarea generală a evaluărilor pentru a determina care dintre acestea se potrivește obiectivului dumneavoastră.

Cum folosești stilurile de comunicare în procesul de selecție fără a cădea în „tipizare”?

În procesul de selecție, nu vrei să presupui „stilul potrivit”, ci să crești șansele de succes. Poți face acest lucru corelând stilul de comunicare cu contextul. Ce presupune rolul respectiv? Mulți părți interesate. Atunci, de multe ori, este utilă coordonarea și influențarea. Multe incidente și presiune operațională. Atunci, ajută o comunicare clară și rapidă. Multe riscuri și conformitate. Atunci, ajută structura și detaliile. Abordare practică în interviuri:

• Întreabă despre un exemplu recent de tensiune în colaborare. Ce s-a întâmplat, cu cuvinte.
• Întrebați ce face cineva când nu are timp pentru consultare. Ce spune atunci, literalmente.
• Întreabă cum oferă cineva feedback unui coleg care reacționează defensiv.

Combinați aceste informații cu datele din evaluări. Astfel, puteți prevedea comportamentul în loc să vă bazați pe speranțe. Acest lucru oferă un avantaj imediat. Veți avea mai puține nepotriviri după angajare și o integrare mai rapidă. Dacă doriți să combinați procesul de selecție cu o cale online, evaluările online reprezintă un pas logic.

Ce rol joacă stilurile de comunicare în feedback și în discuțiile anuale?

Multe discuții anuale eșuează nu din cauza conținutului, ci din cauza formei. Mesajul nu ajunge la destinatar, deoarece stilul intră în conflict cu acesta. O discuție directă poate fi clarificatoare pentru unii, în timp ce pentru alții poate părea o respingere. O sesiune de feedback relațional poate oferi siguranță pentru unii, în timp ce pentru alții poate părea vagă. De aceea, stabiliți reguli la trei niveluri:

• Limbaj: vorbiți despre comportamente și exemple, nu despre etichete.
• Structură: începeți cu obiectivul, apoi cu un exemplu, apoi cu schimbarea dorită, apoi cu acordul.
• Momentul: alege momentul și canalul. Unii oameni vor un răspuns imediat, alții vor mai întâi contextul.

Cu un limbaj comun privind stilurile de comunicare, veți avea mai puține discuții despre „ton” și vă veți concentra mai mult pe rezultat. Doriți să corelați feedback-ul cu acțiuni de dezvoltare și evaluări? Consultați prezentarea generală a evaluărilor și alegeți o cale care se potrivește ciclului dvs. de discuții.

Ce abordare funcționează în echipe? Un cadru practic pe care departamentul de resurse umane îl poate pune imediat în practică

Folosește cadrul TTDV. Ritm, Limbaj, Detaliu, Formă. Aceasta este o metodă rapidă de a discuta diferențele fără ca cineva să se simtă atacat.

Ritm

Stabiliți cât de repede se iau deciziile. Stabiliți un ritm. Mai întâi inventarierea, apoi decizia. Echipele fără un ritm stabilit devin iritate. Unii consideră că este prea lent, alții că este prea grăbit.

Limbajul

Stabiliți o regulă. Menționați comportamentul și efectul. De exemplu: „Când ai spus X, s-a întâmplat Y, am nevoie de Z.” Asta previne discuțiile despre intenții.

Detalii

Definiți ce înseamnă „informații suficiente”. Stilurile analitice vor condiții preliminare, stilurile orientate spre sarcini vor esențialul. Stabiliți când folosiți ce detaliu.

Forma

Alege cea mai potrivită formă pentru fiecare subiect. Discuții individuale pentru feedbackul sensibil. În echipă pentru stabilirea proceselor. În scris pentru decizii. Verbal pentru tensiunile pe care vrei să le rezolvi imediat. Dacă doriți să consolidați acest cadru cu informații măsurabile, puteți colecta date despre echipă sau despre persoane prin intermediul evaluărilor online și, ulterior, să le transformați în acorduri în cadrul unei sesiuni de echipă.

Cum corelezi stilurile de comunicare cu datele din evaluări?

Cea mai puternică aplicare apare atunci când nu privești stilurile de comunicare izolat, ci le corelezi cu preferințele subiacente. Gândește-te la comportamentul decizional, reacția la stres, nevoia de structură și abordarea socială. Astfel, poți deveni mult mai concret în rapoarte și discuții. Pentru HR, aceasta înseamnă:

• Obțineți o previziune a comportamentului în situații dificile.
• Veți primi instrumente de coaching adaptate fiecărei persoane.
• Puteți alcătui mai bine echipele în funcție de roluri și de colaborare.

Exemplu practic. O echipă are multe stiluri analitice și orientate spre sarcini. În acest caz, luarea deciziilor poate fi rapidă, dar feedback-ul poate fi și mai incisiv. Dacă adăugați stiluri relaționale, adesea crește coordonarea, iar uneori ritmul scade. Cu ajutorul datelor, puteți stabili acorduri în prealabil în acest sens, în loc să stingeți incendii după ce au izbucnit. Doriți să structurați acest proces cu un plan clar? Începeți atunci de la prezentarea generală a evaluărilor și alegeți evaluarea care se potrivește cerinței dumneavoastră.

Întrebări frecvente despre stilurile de comunicare

Ce sunt exact stilurile de comunicare? Stilurile de comunicare sunt tiparele preferate ale modului în care o persoană vorbește, ascultă, convinge și reacționează sub presiune. Este vorba de un comportament care poate fi observat prin ritm, nivel de detaliu și forma feedback-ului. Se pot măsura stilurile de comunicare cu ajutorul unui test? Da, cu condiția să măsori comportamentul și preferințele subiacente. Astfel, poți evidenția diferențele și le poți transpune în acorduri de lucru și acțiuni de dezvoltare. Cel mai cunoscut este testul DISC . Stilurile de comunicare sunt același lucru cu personalitatea? Nu. Personalitatea descrie trăsături mai generale . Stilul de comunicare este manifestarea acestora în interacțiune. Aceeași persoană poate comunica diferit într-un alt rol sau context. De ce comunicarea se deteriorează pe măsură ce presiunea crește? Pentru că oamenii recurg la comportamentul preferat. Stilul direct devine mai concis, cel analitic devine mai prudent, cel relațional devine mai tăcut, iar cel expresiv devine mai bogat în cuvinte. Acest lucru este previzibil și, prin urmare, se pot stabili acorduri în acest sens. Cum se pot evita conflictele între un stil de comunicare direct și unul relațional? Stabiliți acorduri privind limbajul și momentul potrivit. Stilul direct menționează comportamentul și obiectivul. Stilul relațional verifică cum este perceput mesajul și ce context este necesar. Este de preferat să planificați feedback-ul dificil în cadrul unei discuții individuale. Care este un exercițiu rapid de echipă pentru a face stilurile de comunicare un subiect de discuție? Folosiți TTDV. Discutați despre Ritm, Limbaj, Detalii și Formă. Rugați-i pe toți să menționeze o preferință pentru fiecare element și stabiliți reguli de echipă pe baza acestora. Doriți să susțineți acest lucru cu date? Atunci puteți începe cu evaluări online . Ajută acest lucru și la integrarea noilor angajați? Da. Noii colegi se integrează mai repede dacă le explici în mod explicit modul în care comunică echipa. Include acordurile de comunicare în planul de integrare și corelează-le cu primele momente de feedback.

În concluzie. 5 pași pe care îi poți face săptămâna aceasta

1. Alege o singură echipă sau un singur departament în care apar frecvent neînțelegeri. Formulează problema într-o singură propoziție.
2. Folosește cadrul TTDV într-o sesiune scurtă și stabilește 4 acorduri concrete la nivel de echipă.
3. Adaptați-vă formatul de feedback. Obiectiv, exemplu, efect, acord. Limitați-vă la comportamente observabile.
4. Stabiliți când lucrați în scris și când verbal. Acest lucru previne discuțiile interminabile și confuzia.
5. Susține-ți abordarea cu date concrete. Pornește de la prezentarea generală a evaluării și alege o cale potrivită pentru selecție sau dezvoltare.