Un ciclu digital de discuții: cheia pentru discuții eficiente între angajați și conducere

Un ciclu de discuții digitale este un instrument important pentru facilitarea unor discuții constructive între angajați și conducere. De exemplu, pentru a stimula dezvoltarea angajaților și a echipelor printr-un ciclu de discuții personalizat. Sau pentru a sprijini modelul de lucru hibrid. Dar la ce trebuie să fii atent atunci când creezi un ciclu digital de discuții? Iată câteva aspecte importante de luat în considerare.  

De ce un ciclu digital de discuții?

Ciclul de discuții cuprinde toate momentele în care managerul discută cu angajații despre performanța și dezvoltarea acestora. Digitalizarea ciclului de discuții cu ajutorul unei platforme online sau al unor instrumente este utilă pentru a înregistra corect discuțiile și a le spori valoarea. Pe de o parte, funcționează ca un dosar de discuții ușor accesibil, dar poate servi și ca un tablou de bord clar pentru dezvoltarea angajaților și a echipelor. Astfel, ciclul digital de discuții este adesea utilizat pentru a crea un ciclu de discuții personalizat și mai modern sau, de exemplu, pentru a sprijini munca hibridă (muncă mai flexibilă de acasă și de la birou).  

Fluxuri de lucru pentru toate componentele

Un instrument online modern, precum hrmforce, face posibil acest pas înainte. Acesta funcționează ca o soluție completă și eficientă pentru un ciclu modern de evaluare și pentru facilitarea dezvoltării individuale și a echipei în cadrul organizațiilor. Un aspect important în crearea ciclului digital de evaluare este configurarea fluxurilor de lucru pentru diferitele cicluri de dezvoltare cu care se confruntă organizațiile. De la lista de acțiuni zilnice (Bila) și un ciclu de dezvoltare de bază până la discuțiile de dezvoltare și cele anuale, precum și organizarea și monitorizarea întregului ciclu anual. De aceea, toate aceste variante ale ciclului de discuții sunt reprezentate în software-ul hrmforce pentru ciclul digital de discuții. Acestea vor fi explicate mai detaliat în continuare în acest articol.  

Ciclul modern de discuții se dovedește a fi absolut necesar

Pe lângă înregistrarea corectă, centralizată și accesibilă a discuțiilor dintre angajați și superiorii lor, modernizarea conținutului ciclului de discuții este adesea un motiv pentru a opta pentru un ciclu de discuții digital. Astfel, organizațiile doresc ca dialogul la locul de muncă să se desfășoare într-un mod mai flexibil, mai simplu și mai personalizat. De multe ori, este necesară și modernizarea ciclului de discuții. Deoarece abordarea tradițională consumă mult timp și bani și adesea aduce puține beneficii sau chiar are efecte contraproductive, așa cum a reieșit încă din 2018 dintr-un studiu de șapte ani realizat la Universitatea Liberă din Amsterdam. Cercetătorul și lectorul în managementul resurselor umane Kilian Wawoe pledează, prin urmare, pentru o abordare mai modernă, cu un accent mai mare pe dezvoltare, prin coaching continuu și motivant. Evaluarea discuțiilor conform abordării tradiționale, deseori denumite „obligativități” și „discuții de condamnare”, de către angajați, manageri și profesioniștii din domeniul resurselor umane a fost, la momentul respectiv, chiar șocantă. 90% dintre profesioniștii din domeniul resurselor umane au considerat că discuțiile erau de o calitate insuficientă. 95% dintre manageri s-au arătat nemulțumiți de ciclul de discuții, iar 66% dintre angajați au indicat chiar că au performanțe mai slabe din cauza unui astfel de ciclu de discuții. Ciclul modern de discuții a obținut deja atunci rezultate semnificativ mai bune, iar acest lucru nu va fi cu siguranță mai puțin valabil pe actuala piață a muncii, caracterizată de o ofertă redusă de forță de muncă. Se pare că angajații doresc o atenție continuă acordată performanțelor lor. Un dialog continuu se potrivește perfect în acest context și asigură o creștere enormă (280%) a implicării angajaților. De asemenea, se constată că productivitatea echipei crește semnificativ (26%) cu un ciclu de discuții orientat spre dezvoltare, în timp ce, potrivit studiului, fluctuația voluntară a personalului și absențele din cauza bolii scad cu 41%, respectiv 43%. Acestea sunt cifre remarcabile și pline de speranță.  

Coaching continuu

Ceea ce a mai ieșit în evidență, potrivit cercetătorului, este faptul că echipele din organizațiile cu performanțe de top lucrează toate cu un sistem de coaching continuu. Membrii echipei primesc pe tot parcursul anului feedback cu privire la performanțele lor și la modul în care se pot îmbunătăți. Acest lucru sporește performanțele angajaților, dar și satisfacția acestora, reducând totodată riscul de stres și de epuizare profesională. „Cele mai bune echipe nu sunt niciodată evaluate pe o scală detaliată, ci cel mult cu «adecvat» și «inadecvat». Nici pe permisul de conducere nu scrie cât de bine știi să conduci: fie ești adecvat, fie nu ești. Dacă vrei să devii un șofer mai bun, trebuie să fii îndrumat pe baza comportamentului tău la volan”, afirmă Wawoe.  

Ciclul modern de discuții pentru munca hibridă

Așa cum s-a menționat anterior, creșterea muncii hibride poate fi, de asemenea, un motiv pentru a introduce un ciclu de discuții digital. Pentru că, dacă angajații și managerii lor lucrează mai des de la distanță, managementul la distanță devine mai important. Acest lucru necesită un alt tip de feedback și asigurarea atenției acordate dezvoltării angajaților. Un studiu realizat la Universitatea Radboud în 2022 a arătat în mod explicit cum munca hibridă influențează direct ciclul de evaluare. Din acest studiu a reieșit, de asemenea, că, în contextul muncii hibride, feedback-ul la 360 de grade este indispensabil pentru a colecta informații relevante despre angajați. Feedback-ul la 360 de grade îi poate ajuta pe angajați și pe manageri să evalueze performanțele angajaților într-un mod simplu și accesibil. Astfel, performanțele angajaților nu sunt evaluate doar de un manager, ci de mai multe persoane cu care angajatul interacționează. Acestea pot fi, de exemplu, colegi, furnizori sau clienți. Acest proces poate fi adaptat în funcție de fiecare angajat sau de fiecare obiectiv de dezvoltare. Astfel, o persoană primește feedback din perspective diferite, creându-se o imagine mai completă a modului în care aceasta funcționează, atât în mediul de lucru fizic, cât și în cazul muncii de acasă. Cei care utilizează hrmforce pot folosi chestionarul de feedback la 360 de grade. În acest articol cu sfaturi practice puteți afla cum puteți aplica acest lucru în practică.  

Ciclul digital de discuții în practică

Punctul de plecare pentru organizarea unui ciclu digital de discuții îl constituie, de obicei, structura posturilor și profilurile posturilor dintr-o organizație. În jurul acestora se construiesc principiile de bază ale ciclului de discuții. În acest context, chestionarele obiective pot ajuta la aducerea discuțiilor la nivelul corespunzător, într-un mod rapid și fundamentat. Un aspect important este facilitarea corespunzătoare a diferitelor forme de discuție necesare. Pe lângă discuțiile față în față, este vorba adesea și de momente de contact digital mai scurte, la distanță. Un ciclu de discuții digitale poate constitui, de asemenea, o bază solidă pentru abordare, la care se adaugă discuțiile față în față. Țineți cont de diferitele cicluri de discuții necesare: acestea au loc întotdeauna în momente diferite și au scopuri diferite. Gândiți-vă, de exemplu, la aceste forme de discuție și la caracteristicile lor:

• Bila: Lista zilnică de acțiuni cu angajamente concrete de lucru stabilite în cadrul unei discuții bilaterale. Aceasta poate avea loc între conducător și angajat, dar și între colegi. Pe lângă notele generale, este util să se consemneze pentru fiecare angajament cine, ce și când va realiza respectiva sarcină.
• Bila+: Pentru ciclul de dezvoltare de bază al angajaților (adesea din domeniul operațional). Aceștia și superiorii lor doresc să poată iniția ei înșiși discuții pentru a oferi contribuții cu privire la teme precum: Munca, Învățarea și Dezvoltarea, Sănătatea și Condiția fizică, Colaborarea și Conducerea, precum și Familia și Contactele sociale. Pe baza acestor contribuții, se poate stabili o listă concretă de acțiuni. De asemenea, este util ca istoricul și progresul să poată fi documentate imediat.
• Discuția de dezvoltare: Ca parte a unui ciclu de dezvoltare agil, este de dorit ca discuțiile de dezvoltare să poată fi planificate în funcție de nevoi. De exemplu, pentru stagiari, la fiecare două săptămâni, iar pentru un angajat senior cu multă experiență, poate o dată pe an sau la jumătate de an. Elementele importante ale unei discuții de dezvoltare sunt, de exemplu: Formare și instruire, Documente, Profilul postului (competențe tehnice și interpersonale), feedback la 360 de grade și Planul de dezvoltare (pe competență și pe domeniu de rezultate).
• Discuția anuală: Pentru un ciclu de dezvoltare în cadrul căruia se realizează o evaluare și se stabilesc acorduri de dezvoltare în cadrul unei discuții anuale. Pe lângă aceste componente, se poate măsura, de exemplu, și vitalitatea angajaților. Acordurile privind rezultatele și competențele pot fi apoi evaluate separat. Ulterior, se elaborează un singur plan de dezvoltare. Este util ca fiecare discuție anuală să poată fi semnată digital atât de angajat, cât și de superiorul ierarhic.
• Ciclul anual: Ciclul clasic de discuții constă într-o discuție de planificare, una de performanță și una de evaluare. Toate componentele din cele patru cicluri descrise mai sus se regăsesc în ciclul anual. Acesta poate fi completat cu întrebări deschise suplimentare pentru fiecare fază, atât pentru angajat, cât și pentru manager. Astfel, întregul ciclu tradițional este transpus în format digital. În acest fel, ciclul anual devine o formă extrem de cuprinzătoare și completă de evaluare și dezvoltare.

Organizarea ciclului digital de discuții cu una sau mai multe dintre aceste componente necesită o platformă de dezvoltare adecvată. Hrmforce suportă toate componentele menționate. Astfel, veți obține un ciclu de discuții bine gândit, care să servească drept bază pentru discuții cu adevărat valoroase între manageri și angajați.