Un cycle d'entretiens numériques : la clé pour des entretiens efficaces entre les employés et leurs responsables

Un cycle d'entretiens numériques est un outil important pour faciliter des échanges constructifs entre les salariés et leurs responsables. Par exemple, pour stimuler le développement des collaborateurs et des équipes grâce à un cycle d'entretiens sur mesure. Ou encore pour accompagner le travail hybride. Mais à quoi faut-il veiller lors de la mise en place d’un cycle d’entretiens numérique ? Voici les points importants à prendre en compte.  

Pourquoi un cycle d'entretiens numérique ?

Le cycle d’entretiens englobe tous les moments où le responsable s’entretient avec ses collaborateurs au sujet de leurs performances et de leur développement. La numérisation du cycle d’entretiens à l’aide d’une plateforme ou d’outils en ligne est utile pour bien consigner les entretiens et leur donner plus de valeur. D’une part, cela permet de disposer d’un dossier d’entretiens facilement accessible, mais cela peut également servir de tableau de bord clair pour le développement des collaborateurs et des équipes. Ainsi, le cycle d'entretiens numérique est souvent utilisé pour créer un cycle d'entretiens plus moderne et sur mesure ou, par exemple, pour faciliter le travail hybride (une organisation plus flexible entre le télétravail et le travail au bureau).  

Des workflows pour tous les aspects

Un outil en ligne moderne tel que hrmforce rend cette avancée possible. Il constitue une solution complète et efficace pour un cycle d’entretiens moderne et pour faciliter le développement individuel et celui des équipes au sein des organisations. Un point important à prendre en compte lors de la création du cycle d’entretiens numérique est la mise en place de flux de travail adaptés aux différents cycles de développement propres à chaque organisation. De la liste d’actions quotidiennes (Bila) et d’un cycle de développement de base aux entretiens de développement et annuels, en passant par l’organisation et le suivi de l’ensemble du cycle annuel. C’est pourquoi toutes ces variantes du cycle d’entretiens sont prises en compte dans le logiciel hrmforce dédié au cycle d’entretiens numérique. Elles seront expliquées plus en détail dans la suite de cet article.  

Un cycle d’entretiens moderne s’avère indispensable

Outre l’enregistrement efficace, centralisé et accessible des entretiens entre les salariés et leurs responsables, la modernisation du contenu du cycle d’entretiens est souvent une raison de choisir un cycle d’entretiens numérique. Les organisations souhaitent ainsi rendre le dialogue sur le lieu de travail plus flexible, plus simple et mieux adapté aux besoins. Il est souvent également nécessaire de moderniser le cycle d’entretiens. En effet, l’approche traditionnelle coûte beaucoup de temps et d’argent et s’avère souvent peu fructueuse, voire contre-productive, comme l’avait déjà révélé en 2018 une étude menée pendant sept ans à l’Université libre d’Amsterdam. Kilian Wawoe, chercheur et enseignant en gestion des ressources humaines, plaide donc en faveur d’une approche plus moderne, davantage axée sur le développement grâce à un accompagnement continu et motivant. À l’époque, l’évaluation des entretiens selon l’approche traditionnelle, souvent qualifiés de « corvées » et d’« entretiens de jugement », par les employés, les managers et les professionnels des RH s’était même révélée carrément choquante. 90 % des professionnels des ressources humaines jugeaient ces entretiens d’une qualité insuffisante. 95 % des managers se sont déclarés insatisfaits du cycle d’entretiens et 66 % des employés ont même indiqué que leurs performances s’en trouvaient affectées négativement. Le cycle d’entretiens moderne obtenait déjà à l’époque des résultats nettement meilleurs, et cela ne sera certainement pas moins le cas sur le marché du travail actuel, plus tendu. Il s’avère que les collaborateurs souhaitent bénéficier d’une attention continue portée à leurs performances. Un dialogue continu s’inscrit dans cette logique et entraîne une augmentation considérable (280 %) de l’engagement des collaborateurs. Il apparaît également que la productivité des équipes augmente considérablement (26 %) grâce à un cycle d’entretiens axé sur le développement, tandis que, selon l’étude, les départs volontaires et l’absentéisme pour cause de maladie diminuent respectivement de 41 % et 43 %. Ce sont là des chiffres remarquables et encourageants.  

Coaching continu

Le chercheur a également remarqué que, dans les organisations très performantes, toutes les équipes ont recours à un accompagnement continu. Tout au long de l’année, les membres de l’équipe reçoivent un retour sur leurs performances et des conseils pour s’améliorer. Cela améliore non seulement les performances des collaborateurs, mais aussi leur satisfaction, tout en réduisant le risque de stress et de burn-out. « Les meilleures équipes ne sont d’ailleurs jamais évaluées à l’aide d’une échelle d’évaluation détaillée, mais tout au plus selon les critères “adapté” et “inadapté”. Votre permis de conduire n’indique pas non plus à quel point vous conduisez bien : soit vous êtes apte, soit vous ne l’êtes pas. Si vous souhaitez ensuite devenir un meilleur conducteur, vous devez être accompagné en fonction de votre comportement au volant », explique Wawoe.  

Un cycle d’entretiens moderne pour le travail hybride

Comme mentionné précédemment, l’essor du travail hybride peut également justifier la mise en place d’un cycle d’entretiens numérique. En effet, lorsque les employés et leurs responsables travaillent plus souvent à distance, le management à distance prend de l’importance. Cela nécessite un autre type de feedback et garantit une attention particulière portée au développement des collaborateurs. Une étude menée à l’université Radboud en 2022 a clairement montré comment le travail hybride influence directement le cycle d’entretiens. Cette étude a également révélé qu’avec le travail hybride, le feedback à 360 degrés est indispensable pour recueillir des informations pertinentes sur les employés. En effet, le feedback à 360 degrés peut aider les collaborateurs et les responsables à évaluer les performances des collaborateurs de manière simple et accessible. De cette manière, les performances des employés ne sont pas seulement évaluées par un responsable hiérarchique, mais par plusieurs personnes avec lesquelles l’employé est en contact. Il peut s’agir, par exemple, de collègues, de fournisseurs ou de clients. La mise en œuvre peut varier selon le collaborateur ou l’objectif de développement. Ainsi, une personne reçoit un retour d’information sous différents angles, ce qui permet d’obtenir une image plus complète de son fonctionnement, tant dans l’environnement de travail physique qu’en télétravail. Les utilisateurs de hrmforce peuvent utiliser le questionnaire de feedback à 360 degrés. Découvrez comment l’utiliser dans la pratique dans cet article qui contient des conseils concrets.  

Le cycle d’entretiens numérique en pratique

La mise en place d’un cycle d’entretiens numériques s’appuie généralement sur la structure des postes et les profils de poste au sein d’une organisation. C’est autour de ces éléments que s’articulent les principes fondamentaux du cycle d’entretiens. À cet égard, des questionnaires objectivés peuvent aider à mener les entretiens rapidement et de manière fondée, au niveau approprié. Il est important de bien animer les différents types d’entretiens nécessaires. Outre les entretiens en présentiel, il s’agit souvent de brefs échanges numériques à distance. Un cycle d’entretiens numériques peut également constituer une bonne base à laquelle s’ajoutent les entretiens en présentiel. Tenez compte des différents cycles d’entretiens nécessaires : ils ont toujours lieu à des moments différents et poursuivent des objectifs distincts. Pensez par exemple à ces types d’entretiens et à leurs caractéristiques :

• Bila : la liste quotidienne des actions à mener, comprenant des engagements concrets fixés lors d’un entretien bilatéral. Celui-ci peut avoir lieu entre un responsable et un collaborateur, mais aussi entre collègues. Outre des notes générales, il est utile de préciser, pour chaque engagement, qui va faire quoi et quand.
• Bila+ : pour le cycle de développement de base des collaborateurs (souvent opérationnels). Les collaborateurs et leurs responsables souhaitent pouvoir initier eux-mêmes des entretiens afin d’apporter leur contribution sur des thèmes tels que : Travail, Apprentissage et Développement, Santé et Forme physique, Collaboration et Leadership, ainsi que Famille et Relations sociales. Ces contributions permettent d’établir une liste d’actions concrètes. Il est également utile de pouvoir documenter directement l’historique et les progrès réalisés.
• Entretien de développement : dans le cadre d’un cycle de développement agile, il est souhaitable que les entretiens de développement puissent être planifiés en fonction des besoins. Par exemple, toutes les deux semaines pour les stagiaires et, pour un collaborateur senior disposant d’une grande expérience, peut-être une fois par an ou tous les six mois. Les éléments importants d’un entretien de développement sont notamment : la formation et le perfectionnement, les documents, le profil de poste (compétences techniques et relationnelles), le feedback à 360 degrés et le plan de développement (par compétence et par domaine de résultats).
• Entretien annuel : pour un cycle de développement dans lequel une évaluation est réalisée lors d’un entretien annuel et où des accords de développement sont conclus. Outre ces éléments, il est par exemple possible de mesurer le bien-être des collaborateurs. Les objectifs de résultats et les compétences peuvent alors être évalués séparément. Un plan de développement unique est ensuite établi. Il est utile que chaque entretien annuel puisse être signé électroniquement par le collaborateur et son supérieur hiérarchique.
• Cycle annuel : Le cycle d'entretien classique comprend un entretien de planification, un entretien de fonctionnement et un entretien d'évaluation. Tous les éléments des quatre cycles décrits ci-dessus se retrouvent dans le cycle annuel. Celui-ci peut être complété par des questions ouvertes supplémentaires à chaque étape, tant pour le collaborateur que pour le responsable. Ainsi, l’ensemble du cycle traditionnel est transposé au format numérique. Le cycle annuel devient alors une forme très complète et exhaustive d’évaluation et de développement.

La mise en place du cycle d’entretiens numérique, comprenant un ou plusieurs de ces éléments, nécessite une plateforme de développement performante. Hrmforce prend en charge tous les éléments mentionnés. Vous disposez ainsi d’un cycle d’entretiens bien pensé, qui sert de base à des échanges véritablement constructifs entre les managers et les collaborateurs.