Ein digitaler Gesprächszyklus: Der Schlüssel zu effizienten Gesprächen zwischen Mitarbeitern und Führungskräften

Ein digitaler Gesprächszyklus ist ein wichtiges Instrument, um konstruktive Gespräche zwischen Mitarbeitern und Führungskräften zu fördern. Zum Beispiel, um die Entwicklung von Mitarbeitern und Teams durch einen maßgeschneiderten Gesprächszyklus voranzutreiben. Oder zur Unterstützung des hybriden Arbeitens. Aber worauf muss man bei der Einrichtung eines digitalen Gesprächszyklus achten? Hier sind wichtige Punkte, die es zu beachten gilt.  

Warum ein digitaler Gesprächszyklus?

Der Gesprächszyklus umfasst alle Momente, in denen Führungskräfte mit Mitarbeitern über deren Leistung und Entwicklung sprechen. Die Digitalisierung des Gesprächszyklus mithilfe einer Online-Plattform oder von Tools ist wertvoll, um die Gespräche gut zu dokumentieren und ihnen einen höheren Mehrwert zu verleihen. Einerseits als leicht zugängliche Gesprächsdossiers, andererseits kann es auch als übersichtliches Dashboard für die Entwicklung von Mitarbeitern und Teams dienen. So wird der digitale Gesprächszyklus häufig genutzt, um einen moderneren, maßgeschneiderten Gesprächszyklus zu schaffen oder beispielsweise das hybride Arbeiten (flexibleres Arbeiten von zu Hause und im Büro) zu unterstützen.  

Workflows für alle Bereiche

Ein modernes Online-Tool wie hrmforce ermöglicht diesen Schritt nach vorn. Es fungiert als eine einzige umfassende und effiziente Lösung für einen modernen Gesprächszyklus und zur Förderung der individuellen und Team-Entwicklung innerhalb von Organisationen. Ein wichtiger Aspekt bei der Gestaltung des digitalen Gesprächszyklus ist die Einrichtung von Workflows für die verschiedenen Entwicklungszyklen, die in Organisationen vorkommen. Von der täglichen To-do-Liste (Bila) und einem grundlegenden Entwicklungszyklus bis hin zu den Entwicklungs- und Jahresgesprächen sowie der Organisation und Überwachung des gesamten Jahreszyklus. Deshalb sind all diese Varianten des Gesprächszyklus in der Software von hrmforce für den digitalen Gesprächszyklus vertreten. Sie werden weiter unten in diesem Artikel näher erläutert.  

Ein moderner Gesprächszyklus ist dringend erforderlich

Neben der guten, zentralen und leicht zugänglichen Erfassung der Gespräche zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten ist die inhaltliche Modernisierung des Gesprächszyklus oft der Grund für die Entscheidung zugunsten eines digitalen Gesprächszyklus. So möchten Unternehmen den Dialog am Arbeitsplatz flexibler, einfacher und individueller gestalten. Oft ist es auch notwendig, den Gesprächszyklus zu modernisieren. Denn der traditionelle Ansatz kostet viel Zeit und Geld und bringt oft wenig oder wirkt sogar kontraproduktiv, wie bereits 2018 eine siebenjährige Studie an der Freien Universität Amsterdam ergab. Der Forscher und Dozent für Personalmanagement Kilian Wawoe plädiert daher für einen moderneren Ansatz mit stärkerem Fokus auf Entwicklung durch kontinuierliches, motivierendes Coaching. Die Bewertung der Gespräche nach dem traditionellen Ansatz, oft als „Pflichtübungen“ und „Urteilsgespräche“ bezeichnet, durch Mitarbeiter, Führungskräfte und Personalfachleute war damals sogar geradezu schockierend. 90 % der Personalfachleute hielten die Gespräche für qualitativ unzureichend. 95 % der Führungskräfte zeigten sich unzufrieden mit dem Gesprächszyklus, und 66 % der Mitarbeiter gaben sogar an, aufgrund eines solchen Gesprächszyklus schlechtere Leistungen zu erbringen. Der moderne Gesprächszyklus schnitt damals bereits deutlich besser ab, und das wird auf dem derzeit angespannten Arbeitsmarkt sicherlich nicht anders sein. Mitarbeiter wünschen sich offenbar kontinuierliche Aufmerksamkeit für ihre Leistungen. Ein kontinuierlicher Dialog passt dazu und sorgt für einen enormen Anstieg (280 %) des Mitarbeiterengagements. Zudem steigt die Teamproduktivität durch einen entwicklungsorientierten Gesprächszyklus deutlich an (26 %), während die freiwillige Fluktuation und der Krankenstand laut der Untersuchung um 41 % bzw. 43 % sinken. Das sind doch bemerkenswerte und hoffnungsvolle Zahlen.  

Kontinuierliches Coaching

Was dem Forscher zudem auffiel, ist, dass Teams in Organisationen, die Spitzenleistungen erbringen, ausnahmslos mit kontinuierlichem Coaching arbeiten. Die Teammitglieder erhalten das ganze Jahr über Feedback zu ihrer Leistung und dazu, wie sie sich noch verbessern können. Dies steigert nicht nur die Leistung der Mitarbeiter, sondern auch ihre Zufriedenheit und senkt das Risiko von Stress und Burn-out. „Die besten Teams werden auch nie anhand einer umfangreichen Bewertungsskala beurteilt, sondern höchstens mit ‚geeignet‘ und ‚ungeeignet‘. Auf deinem Führerschein steht auch nicht, wie gut du fahren kannst: Entweder es reicht aus oder es reicht nicht aus. Wenn du dann ein besserer Fahrer werden willst, musst du auf der Grundlage deines Fahrverhaltens gecoacht werden“, so Wawoe.  

Moderner Gesprächszyklus für hybrides Arbeiten

Wie bereits erwähnt, kann auch die Zunahme des hybriden Arbeitens Anlass sein, einen digitalen Gesprächszyklus einzuführen. Denn wenn Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten häufiger aus der Ferne arbeiten, gewinnt die Führung aus der Ferne an Bedeutung. Dies erfordert andere Formen des Feedbacks und die Gewährleistung, dass der Entwicklung der Mitarbeiter Aufmerksamkeit geschenkt wird. Eine Studie der Radboud-Universität aus dem Jahr 2022 zeigte ausdrücklich, wie sich hybrides Arbeiten direkt auf den Gesprächszyklus auswirkt. In dieser Studie wurde auch deutlich, dass bei hybridem Arbeiten 360-Grad-Feedback unverzichtbar ist, um relevante Informationen über Mitarbeiter zu sammeln. Denn 360-Grad-Feedback kann Mitarbeitern und Führungskräften helfen, die Leistungen der Mitarbeiter auf einfache und leicht zugängliche Weise zu erfassen. Auf diese Weise werden die Leistungen der Mitarbeiter nicht nur von einer Führungskraft bewertet, sondern von mehreren Personen, mit denen ein Mitarbeiter zu tun hat. Das können beispielsweise Kollegen, Lieferanten oder Kunden sein. Je nach Mitarbeiter oder Entwicklungsziel kann dies unterschiedlich gestaltet werden. So erhält eine Person Feedback aus verschiedenen Blickwinkeln, und es entsteht ein umfassenderes Bild davon, wie sie arbeitet, sowohl im physischen Arbeitsumfeld als auch im Homeoffice. Wer hrmforce nutzt, kann den Fragebogen zum 360-Grad-Feedback verwenden. Wie Sie dies in der Praxis umsetzen können, erfahren Sie in diesem Artikel mit praktischen Tipps.  

Digitaler Gesprächszyklus in der Praxis

Ausgangspunkt für die Gestaltung eines digitalen Gesprächszyklus sind in der Regel die Stellenhierarchie und die Stellenprofile in einer Organisation. Darauf aufbauend werden die Grundsätze des Gesprächszyklus entwickelt. Dabei können objektivierte Fragebögen helfen, die Gespräche schnell und fundiert auf die richtige Ebene zu bringen. Ein wichtiger Aspekt ist die gute Moderation der verschiedenen erforderlichen Gesprächsformen. Neben den Live-Gesprächen geht es oft auch um kürzere digitale Kontaktmomente aus der Ferne. Ein digitaler Gesprächszyklus kann auch eine gute Grundlage für den Ansatz bilden, an den die Live-Gespräche angeknüpft werden. Berücksichtigen Sie dabei die verschiedenen Gesprächszyklen, die erforderlich sind: jeweils zu unterschiedlichen Zeitpunkten und für unterschiedliche Zwecke. Denken Sie beispielsweise an folgende Gesprächsformen und Merkmale:

• Bila: Die tägliche Aufgabenliste mit konkreten Arbeitsvereinbarungen, die während eines bilateralen Gesprächs getroffen werden. Dies kann zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter, aber auch zwischen Kollegen untereinander stattfinden. Neben allgemeinen Notizen ist es sinnvoll, für jede Vereinbarung festzuhalten, wer was wann umsetzen wird.
• Bila+: Für den grundlegenden Entwicklungszyklus von (oft operativen) Mitarbeitern. Sie und ihre Vorgesetzten möchten dafür selbst Gespräche initiieren können, um Input zu Themen wie Arbeit, Lernen & Entwicklung, Gesundheit & Fitness, Zusammenarbeit & Führung sowie Familie & soziale Kontakte zu geben. Mit diesem Input lässt sich eine konkrete Aktionsliste festlegen. Außerdem ist es wertvoll, wenn der Verlauf und der Fortschritt direkt dokumentiert werden können.
• Entwicklungsgespräch: Als Teil eines agilen Entwicklungszyklus ist es von Vorteil, wenn Entwicklungsgespräche je nach Bedarf geplant werden können. Für Auszubildende beispielsweise alle zwei Wochen und für einen erfahrenen Mitarbeiter mit langjähriger Berufserfahrung vielleicht einmal pro Jahr oder halbjährlich. Wichtige Bestandteile eines Entwicklungsgesprächs sind beispielsweise: Weiterbildung & Schulung, Unterlagen, Stellenprofil (Hard & Soft Skills), 360-Grad-Feedback und der Entwicklungsplan (pro Kompetenz und Ergebnisbereich).
• Jahresgespräch: Für einen Entwicklungszyklus, bei dem im Rahmen eines jährlichen Gesprächs eine Bewertung erfolgt und Entwicklungsvereinbarungen getroffen werden. Neben diesen Komponenten kann beispielsweise auch die Vitalität der Mitarbeiter gemessen werden. Die Ergebnisvereinbarungen und Kompetenzen können dann separat bewertet werden. Anschließend ist ein einziger Entwicklungsplan zu erstellen. Es ist von Vorteil, wenn jedes Jahresgespräch vom Mitarbeiter und der Führungskraft digital unterzeichnet werden kann.
• Jahreszyklus: Der klassische Gesprächszyklus besteht aus einem Planungs-, Leistungs- und Beurteilungsgespräch. Alle Bestandteile der vier soeben beschriebenen Zyklen finden sich im Jahreszyklus wieder. Dieser kann durch zusätzliche offene Fragen pro Phase sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Vorgesetzten ergänzt werden. So wird der gesamte traditionelle Zyklus digital abgedeckt. Auf diese Weise wird der Jahreszyklus zu einer sehr umfassenden und vollständigen Form der Bewertung und Entwicklung.

Die Einrichtung des digitalen Gesprächszyklus mit einem oder mehreren dieser Bestandteile erfordert eine gute Entwicklungsplattform. Hrmforce unterstützt alle genannten Bestandteile. So erhalten Sie einen gut durchdachten Gesprächszyklus als Grundlage für wirklich wertvolle Gespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitern.