Un ciclo de entrevistas digital: la clave para unas entrevistas eficaces entre empleados y directivos

Un ciclo de entrevistas digitales es una herramienta importante para facilitar conversaciones constructivas entre empleados y directivos. Por ejemplo, para fomentar el desarrollo de los empleados y los equipos mediante un ciclo de entrevistas a medida. O para apoyar el trabajo híbrido. Pero, ¿qué hay que tener en cuenta a la hora de crear un ciclo de entrevistas digital? Estos son algunos puntos importantes a tener en cuenta.  

¿Por qué un ciclo de entrevistas digital?

El ciclo de entrevistas abarca todos los momentos en los que los responsables hablan con los empleados sobre su rendimiento y desarrollo. Digitalizar el ciclo de entrevistas con la ayuda de una plataforma o herramientas en línea resulta muy útil para documentar adecuadamente las entrevistas y hacerlas más valiosas. Por un lado, como expediente de entrevistas de fácil acceso; por otro, también puede servir como un panel de control claro para el desarrollo de los empleados y los equipos. Así, el ciclo de entrevistas digital se utiliza a menudo para crear un ciclo de entrevistas más moderno y personalizado o, por ejemplo, para apoyar el trabajo híbrido (trabajar de forma más flexible desde casa y en la oficina).  

Flujos de trabajo para todas las áreas

Una herramienta en línea moderna como hrmforce hace posible este avance. Funciona como una solución completa y eficiente para un ciclo de entrevistas moderno y para facilitar el desarrollo individual y de equipo dentro de las organizaciones. Un aspecto importante a tener en cuenta a la hora de crear el ciclo de entrevistas digital es la configuración de flujos de trabajo para los distintos ciclos de desarrollo que existen en las organizaciones. Desde la lista de acciones diarias (Bila) y un ciclo de desarrollo básico hasta las entrevistas de desarrollo y anuales, pasando por la organización y el seguimiento de todo el ciclo anual. Por ello, todas estas variantes del ciclo de entrevistas están representadas en el software de hrmforce para el ciclo de entrevistas digital. Se explican con más detalle más adelante en este artículo.  

Resulta que un ciclo de entrevistas moderno es absolutamente necesario

Además de registrar de forma adecuada, centralizada y accesible las entrevistas entre los empleados y sus superiores, la modernización del contenido del ciclo de entrevistas suele ser un motivo para optar por un ciclo de entrevistas digital. De este modo, las organizaciones desean que el diálogo en el lugar de trabajo sea más flexible, más sencillo y más personalizado. A menudo también es necesario modernizar el ciclo de entrevistas. Y es que el enfoque tradicional requiere mucho tiempo y dinero y, a menudo, ofrece pocos resultados o resulta incluso contraproducente, tal y como ya se puso de manifiesto en 2018 tras una investigación de siete años realizada en la Universidad Libre de Ámsterdam. Por ello, el investigador y profesor de Gestión de Recursos Humanos Kilian Wawoe aboga por un enfoque más moderno, más centrado en el desarrollo y con un coaching continuo y motivador. La valoración de las entrevistas según el enfoque tradicional, a menudo calificadas como «obligaciones» y «entrevistas de juicio», por parte de los empleados, los directivos y los profesionales de RR. HH. resultó en aquel momento francamente impactante. El 90 % de los profesionales de RR. HH. consideraba que las entrevistas eran de calidad insuficiente. El 95 % de los directivos se mostraba insatisfecho con el ciclo de entrevistas y el 66 % de los empleados llegaba incluso a afirmar que su rendimiento empeoraba debido a dicho ciclo. El ciclo de entrevistas moderno ya obtenía entonces una puntuación significativamente mejor, y esto seguramente no será menos en el actual mercado laboral, más ajustado. Resulta que a los empleados les gusta que se preste atención continua a su rendimiento. Un diálogo continuo encaja con esto y garantiza un enorme aumento (280 %) del compromiso de los empleados. Asimismo, se observa que la productividad del equipo aumenta considerablemente (26 %) con un ciclo de entrevistas orientado al desarrollo, mientras que, según el estudio, la rotación voluntaria y el absentismo por enfermedad disminuyen en un 41 % y un 43 %, respectivamente. Son cifras realmente notables y esperanzadoras.  

Coaching continuo

Según el investigador, también llamó la atención que los equipos de las organizaciones con un rendimiento de primer nivel trabajan todos con un coaching continuo. A los miembros del equipo se les informa a lo largo de todo el año sobre su rendimiento y sobre cómo pueden mejorar aún más. Esto aumenta el rendimiento de los empleados, pero también su satisfacción, y reduce el riesgo de estrés y de agotamiento. «A los mejores equipos tampoco se les evalúa nunca con una escala de valoración detallada, sino, como mucho, con “apto” e “inapto”. En el carné de conducir tampoco figura lo bien que se conduce: o se cumple con los requisitos o no. Si después quieres convertirte en un mejor conductor, debes recibir coaching basado en tu comportamiento al volante», afirma Wawoe.  

Ciclo de entrevistas moderno para el trabajo híbrido

Como ya se ha mencionado anteriormente, el aumento del trabajo híbrido también puede ser un motivo para introducir un ciclo de entrevistas digital. Y es que, si los empleados y sus responsables trabajan a distancia con mayor frecuencia, la gestión a distancia cobra mayor importancia. Esto requiere un tipo diferente de retroalimentación y garantizar que se preste atención al desarrollo de los trabajadores. Un estudio de la Universidad Radboud realizado en 2022 demostró de forma explícita cómo el trabajo híbrido influye directamente en el ciclo de evaluaciones. En este estudio también se puso de manifiesto que, con el trabajo híbrido, la retroalimentación de 360 grados resulta indispensable para recabar información relevante sobre los empleados. Y es que la retroalimentación de 360 grados puede ayudar a los empleados y a los responsables a evaluar el rendimiento de los empleados de una forma sencilla y accesible. De este modo, el rendimiento de los empleados no solo lo evalúa un superior, sino varias personas con las que el empleado interactúa. Estas pueden ser, por ejemplo, compañeros de trabajo, proveedores o clientes. Esto puede adaptarse de forma diferente según el empleado o el objetivo de desarrollo. De este modo, la persona recibe retroalimentación desde distintos puntos de vista y se obtiene una visión más completa de cómo funciona, tanto en el entorno de trabajo físico como al teletrabajar. Quienes utilicen hrmforce pueden recurrir al cuestionario de retroalimentación de 360 grados. En este artículo, con consejos prácticos, podrás leer cómo aplicarlo en la práctica.  

El ciclo de entrevistas digital en la práctica

El punto de partida para diseñar un ciclo de entrevistas digital suele ser la estructura de puestos y los perfiles de puesto de una organización. En torno a ello se construyen los principios básicos del ciclo de entrevistas. En este sentido, los cuestionarios objetivados pueden ayudar a que las entrevistas alcancen rápidamente el nivel adecuado de forma fundamentada. Un aspecto importante es facilitar adecuadamente los distintos formatos de entrevista que sean necesarios. Además de las entrevistas presenciales, a menudo se trata también de contactos digitales más breves a distancia. Un ciclo de entrevistas digitales también puede constituir una buena base para el enfoque, a la que se añaden las entrevistas presenciales. Ten en cuenta los distintos ciclos de conversación que se requieren: siempre en momentos diferentes y con un objetivo distinto. Piensa, por ejemplo, en estas formas de conversación y sus características:

• Bila: la lista diaria de tareas con compromisos laborales concretos que se acuerdan durante una reunión bilateral. Esto puede tener lugar entre un responsable y un empleado, pero también entre compañeros de trabajo. Además de las notas generales, resulta útil registrar, para cada compromiso, quién, qué y cuándo lo va a llevar a cabo.
• Bila+: Para el ciclo básico de desarrollo de los empleados (a menudo operativos). Tanto ellos como sus responsables desean poder iniciar ellos mismos las reuniones para aportar ideas sobre temas como: Trabajo, Aprendizaje y Desarrollo, Salud y Forma física, Colaboración y Liderazgo, y Familia y Relaciones sociales. Con esas aportaciones se puede establecer una lista de acciones concretas. También resulta muy útil poder documentar directamente el historial y el progreso.
• Entrevista de desarrollo: como parte de un ciclo de desarrollo ágil, resulta conveniente que las entrevistas de desarrollo se puedan planificar en función de las necesidades. Por ejemplo, cada dos semanas para los becarios y, para un empleado sénior con mucha experiencia, quizá una vez al año o cada seis meses. Algunos aspectos importantes de una entrevista de desarrollo son, por ejemplo: formación y capacitación, documentación, perfil del puesto (competencias técnicas y interpersonales), retroalimentación de 360 grados y el plan de desarrollo (por competencia y área de resultados).
• Reunión anual: para un ciclo de desarrollo en el que se realiza una evaluación en una reunión anual y se acuerdan los objetivos de desarrollo. Además de estos aspectos, también se puede medir, por ejemplo, el bienestar de los empleados. Los acuerdos sobre resultados y las competencias pueden evaluarse por separado. A continuación, se elabora un único plan de desarrollo. Resulta muy útil que cada entrevista anual pueda ser firmada digitalmente tanto por el empleado como por el responsable.
• Ciclo anual: El ciclo clásico de entrevistas consta de una entrevista de planificación, de rendimiento y de evaluación. Todos los componentes de los cuatro ciclos que acabamos de describir se recogen en el ciclo anual. Este puede complementarse con preguntas abiertas adicionales en cada fase, tanto para el empleado como para el responsable. De este modo, se reproduce digitalmente el ciclo tradicional completo. Así, el ciclo anual se convierte en una forma muy exhaustiva y completa de evaluación y desarrollo.

La configuración del ciclo de entrevistas digital con uno o varios de estos componentes requiere una buena plataforma de desarrollo. Hrmforce es compatible con todos los componentes mencionados. De este modo, dispondrá de un ciclo de entrevistas bien diseñado como base para mantener conversaciones realmente valiosas entre directivos y empleados.