Exemplu de cod de conduită pentru angajați

Codul de conduită pentru angajați este una dintre cele mai importante secțiuni ale Manualului angajaților. Am elaborat un cod de conduită pentru a vă ajuta să vă transmiteți așteptările angajaților într-un mod clar și cu tact. Vă rugăm să rețineți că acest șablon nu este un document juridic și este posibil să nu țină seama de toate legile relevante la nivel local și național. Prin urmare, solicitați avocatului dumneavoastră să verifice documentul de politică sau manualul final.

Cuprins:

• Reguli privind ținuta vestimentară
• Securitate cibernetică și dispozitive digitale
• Utilizarea internetului
• Telefonul mobil
• E-mailul de serviciu
• Rețelele sociale
• Conflict de interese
• Relații cu angajații
• Legarea de prietenii
• Locuri de muncă pentru membrii familiei
• Vizitatori la locul de muncă
• Recrutarea sau distribuirea

Codul de conduită pentru angajați

În calitate de angajat, sunteți responsabil pentru un comportament corect în timpul programului de lucru. Prin prezenta, vă oferim o prezentare generală a așteptărilor noastre. Nu putem aborda toate tipurile de comportament, dar avem încredere că veți folosi întotdeauna bunul simț. Contactați-vă managerul sau managerul de resurse umane dacă întâmpinați dificultăți sau aveți întrebări.

Reguli privind ținuta

Codul vestimentar oficial al companiei noastre este [Business / Business casual / Smart casual / Casual]. Acesta include [pantaloni / pantofi (fără șireturi) / bluze / cizme]. Cu toate acestea, funcția unui angajat poate oferi, de asemenea, o indicație cu privire la ținuta sa. Dacă vă întâlniți în mod regulat cu clienți sau potențiali clienți, adoptați un stil vestimentar mai formal. Ne așteptăm ca dumneavoastră să fiți îngrijit(ă) când veniți la serviciu și să evitați purtarea de ținute neprofesionale (de exemplu, ținute de sport). Atâta timp cât respectați liniile directoare menționate mai sus, nu avem așteptări specifice cu privire la tipul de îmbrăcăminte și accesorii pe care le purtați. De asemenea, acceptăm diverse stiluri de îngrijire personală, îmbrăcăminte și accesorii care țin de convingerile religioase, etnia sau un handicap.

Securitatea cibernetică și dispozitivele digitale

În această secțiune se abordează toate aspectele legate de mediul digital la locul de muncă. Dorim să stabilim o serie de linii directoare privind utilizarea computerelor, a telefoanelor, a conexiunii la internet și a rețelelor sociale, pentru a garanta siguranța și a ne proteja bunurile.

Utilizarea internetului

Conexiunea noastră la internet de serviciu este destinată în principal utilizării în scop profesional. Cu toate acestea, puteți folosi ocazional conexiunea noastră și în scopuri personale, atâta timp cât acest lucru nu vă afectează îndatoririle profesionale. Ne așteptăm totuși ca, la solicitarea noastră, să întrerupeți temporar activitățile personale care încetinesc conexiunea noastră la internet (de exemplu, încărcarea de fotografii). Nu trebuie să utilizați conexiunea noastră la internet pentru a:

• Descărcați sau încărcați materiale obscene, jignitoare sau ilegale.
• A trimite informații confidențiale către destinatari neautorizați
• A încălca confidențialitatea altor persoane și a obține acces la informații sensibile.
• A descărca sau încărca filme, muzică, materiale sau software ilegal.
• A accesa site-uri web potențial periculoase care pot afecta securitatea rețelei și a computerelor noastre.
• Să efectuați acțiuni neautorizate sau ilegale, cum ar fi hackingul, acțiunile frauduloase și cumpărarea sau vânzarea de bunuri ilegale.

Telefoane mobile

Permitem utilizarea telefoanelor mobile la locul de muncă, dar dorim să ne asigurăm că aceste dispozitive nu vă distrag atenția de la muncă și nu creează perturbări la locul de muncă. Prin urmare, vă rugăm să respectați câteva reguli simple:

• Folosiți telefonul mobil într-un mod care să vă ajute la muncă (convorbiri de afaceri, aplicații de productivitate, agende).
• Păstrați apelurile personale scurte și folosiți o sală de ședințe liberă sau un spațiu comun pentru a purta aceste conversații, astfel încât să nu vă deranjați colegii.
• Evitați să jucați jocuri pe telefon sau să trimiteți mesaje text în exces.
• Nu utilizați telefonul, indiferent de motiv, în timp ce conduceți un autovehicul al companiei.
• Nu folosiți telefonul pentru a înregistra informații confidențiale.
• Nu descărcați și nu încărcați conținut inadecvat, ilegal sau obscen folosind conexiunea noastră la internet de serviciu.
• Nu utilizați telefonul în zonele în care utilizarea telefoanelor mobile este interzisă în mod explicit (de exemplu, în laboratoare).

E-mailul de serviciu

E-mailul este esențial pentru activitatea noastră. Prin urmare, trebuie să utilizați aplicația de e-mail de serviciu în principal pentru activitatea profesională. Permitem utilizarea aplicației de e-mail de serviciu pentru anumite forme de comunicare personală.

• Utilizare în scop profesional.
  • Puteți utiliza aplicația de e-mail de serviciu fără restricții în scopuri legate de muncă. De exemplu, vă puteți abona la buletine informative și servicii online care vă pot ajuta în îndeplinirea sarcinilor de serviciu sau în dezvoltarea profesională.
• Utilizare personală.
  • Puteți utiliza aplicația de e-mail în scopuri personale, atâta timp cât o faceți în condiții de siguranță, nu trimiteți spam și nu divulgați informații confidențiale. De exemplu, puteți trimite e-mailuri prietenilor și membrilor familiei și puteți descărca cărți electronice, ghiduri și alte documente sigure pentru uz personal.

Așteptările noastre generale

Indiferent de modul în care utilizați aplicația de e-mail a companiei, ne așteptăm să evitați următoarele:

• Accesarea de site-uri web și servicii ilegale, nesigure, jignitoare sau suspecte.
• Trimiterea de mesaje de marketing sau e-mailuri neautorizate.
• Înregistrarea la serviciile unui concurent, cu excepția cazului în care este autorizată.
• Trimiterea de mesaje și comunicări jignitoare sau discriminatorii.
• Trimiterea de spam către căsuțele de e-mail ale altor persoane, inclusiv ale colegilor dumneavoastră.
• În general, folosiți parole puternice și fiți atenți la e-mailurile care conțin malware sau care reprezintă tentative de phishing. Dacă nu sunteți siguri că un e-mail primit este sigur, contactați [specialiștii noștri în securitate].

Rețelele sociale

Dorim să vă oferim câteva sfaturi practice pentru a evita utilizarea neglijentă a rețelelor sociale la locul de muncă. Ne concentrăm în acest sens pe două tipuri de utilizare a rețelelor sociale: utilizarea rețelelor sociale personale la locul de muncă și reprezentarea companiei noastre prin intermediul rețelelor sociale.

Utilizarea rețelelor sociale personale la locul de muncă

Accesul la conturile dvs. personale de rețele sociale este permis la locul de muncă, dar ne așteptăm ca dvs. să vă comportați în mod responsabil și în conformitate cu politica noastră, asigurându-vă că rămâneți productiv. Vă rugăm în mod specific să:

• Autodisciplină. Nu vă lăsați distras de platformele sociale.
• Asigurați-vă că ceilalți știu că postările de pe conturile dvs. personale nu sunt făcute în numele companiei noastre. Folosiți, de exemplu, o mențiune precum „opiniile exprimate sunt ale mele”.
• Evitați să partajați proprietate intelectuală (de exemplu, mărci comerciale) sau informații confidențiale. Consultați-vă mai întâi cu managerul dumneavoastră sau cu responsabilul de relații publice înainte de a partaja știri despre companie care nu au fost anunțate oficial.
• Evitați comentariile calomnioase, jignitoare sau denigratoare. Puteți face o excepție de la politica anti-hărțuire a companiei noastre dacă doriți să informați colegii, clienții sau partenerii cu privire la existența unor astfel de mesaje, în scop informativ.

Reprezentarea companiei noastre prin intermediul rețelelor sociale

Dacă utilizați conturile noastre de social media sau acționați în numele companiei noastre, ne așteptăm să protejați imaginea și reputația companiei noastre. Vă solicităm în mod specific să:

• Să fiți respectuos, politicos și răbdător.
• Să vorbiți cât mai puțin posibil despre subiecte care nu țin de domeniul dvs. de expertiză.
• Să respectați politica noastră privind confidențialitatea și protecția datelor și să respectați legislația referitoare la drepturile de autor, mărcile comerciale, plagiatul și utilizarea echitabilă (fair use).
• Să consultați [departamentul nostru de PR / Marketing] înainte de a distribui un mesaj important cu impact semnificativ.
• Să nu ștergeți sau să ignorați comentariile fără un motiv întemeiat.
• Să corectați sau să ștergeți cât mai repede posibil mesajele care ar putea fi înșelătoare sau eronate.

Conflict de interese

Atunci când apare un conflict de interese, obiectivele dvs. personale nu mai sunt în concordanță cu responsabilitățile dvs. față de noi. De exemplu, dacă dețineți acțiuni ale unuia dintre concurenții noștri, există un conflict de interese. De asemenea, vă puteți confrunta cu probleme de natură etică. De exemplu, acceptarea de mită vă poate aduce un avantaj financiar, dar este ilegală și contravine codului de conduită etică al companiei noastre. Dacă descoperim un astfel de comportament, vă veți pierde locul de muncă și vă puteți confrunta cu probleme legale. Prin urmare, un conflict de interese reprezintă o problemă gravă pentru noi toți. Ne așteptăm ca dumneavoastră să fiți vigilenți și să semnalati circumstanțele care ar putea genera un conflict de interese, atât pentru dumneavoastră, cât și pentru anturajul dumneavoastră direct. Respectați politica noastră și acționați întotdeauna în interesul companiei noastre. Nu lăsați ca interesele dvs. personale sau financiare să intre în conflict cu munca dvs. Dacă vă confruntați cu o dilemă etică, discutați despre aceasta cu managerul dvs. sau cu managerul de resurse umane. Vom încerca întotdeauna să rezolvăm problema împreună cu dvs.

Relațiile dintre angajați

Dorim să ne asigurăm că relațiile dintre angajați sunt adecvate și armonioase. În acest sens, vă atragem atenția asupra liniilor noastre directoare și vă rugăm să vă comportați întotdeauna în mod profesional.

Legarea de prietenii

Stabilirea de relații de prietenie se referă la întâlniri romantice sau la a deveni prieten cu colegii dumneavoastră. În această politică, prin „întâlniri romantice” înțelegem relații romantice și sexuale reciproce. În cazul relațiilor care nu au loc cu consimțământul reciproc, este vorba de violență sexuală, pe care o interzicem în mod explicit.

Relațiile cu colegii

Dacă aveți o relație cu un coleg, ne așteptăm să vă comportați întotdeauna în mod profesional și să păstrați discuțiile personale în afara mediului nostru de lucru.

Relațiile cu managerii

Pentru a preveni acuzațiile de favoritism, abuz de autoritate și hărțuire sexuală, superiorii nu au voie să se întâlnească cu subordonații lor direcți. Această restricție se aplică oricărui manager în raport cu un subordonat. Chiar și dacă lucrați ca manager contractat, nu este permis să vă angajați partenerul în echipa dumneavoastră. Puteți să-l recomandați pentru un post în alte echipe sau departamente în care nu aveți autoritate în calitate de manager și nici responsabilități legate de angajarea personalului.

Prietenii la locul de muncă

Angajații care lucrează împreună pot, desigur, să stabilească relații de prietenie între ei, atât la locul de muncă, cât și în afara acestuia. Încurajăm acest tip de relații între colegi, deoarece ele pot fi utile în comunicarea și colaborarea dintre aceștia. Ne așteptăm totuși ca dumneavoastră să vă concentrați asupra muncii și să păstrați disputele personale în afara mediului de lucru.

Oportunități de angajare pentru membrii familiei

Orice persoană angajată, transferată sau promovată de compania noastră este selectată exclusiv pe baza competențelor, caracterului și eticii profesionale. Cu toate acestea, nu acceptăm nepotismul, favoritismul sau conflictele de interese și, prin urmare, vom impune o serie de restricții cu privire la angajarea membrilor de familie ai angajaților. În cadrul companiei noastre, prin „membru al familiei” se înțelege o persoană care este rudă de gradul al treilea, prin sânge sau prin alianță, cu un angajat. Aceasta include: părinți, bunici, socri, soți, concubini, copii, nepoți, frați, surori, unchi, mătuși, veri, verișoare, părinți vitregi, copii vitregi și copii adoptați. În calitate de angajați, membrii familiei pot lucra pentru compania noastră. Acestea sunt singurele restricții:

• [Nu poate exista o relație de muncă de tipul superior-subordonat între membrii familiei.]
• [Nu puteți fi transferat, promovat sau angajat de către un membru al familiei în cazul în care există o relație directă de autoritate.]
• [Nu aveți voie să faceți parte dintr-o comisie de recrutare în cadrul căreia un membru al familiei este evaluat pentru un post.]
• Dacă ajungeți în situația în care unul dintre voi este manager, iar celălalt subordonat, după ce amândoi v-ați angajat în cadrul companiei noastre, este posibil să fim nevoiți să [vă mutăm pe unul dintre voi].

Vizitatori la locul de muncă

Dacă doriți să invitați un vizitator la birourile noastre, solicitați mai întâi permisiunea [managerului de resurse umane / responsabilului cu securitatea / managerului de departament]. De asemenea, informați [recepția / biroul de primire] cu privire la sosirea vizitatorului dumneavoastră. Vizitatorii trebuie să semneze și să se identifice. Aceștia vor primi ecusoane și li se va cere să le returneze la [recepție / biroul de primire] imediat ce vizita lor s-a încheiat. Dacă primiți vizitatori la birou, aveți și anumite responsabilități. Trebuie:

• Să vă supravegheați întotdeauna vizitatorii (în special dacă sunt minori).
• Să țineți vizitatorii la distanță de mașini periculoase, substanțe chimice, documente confidențiale sau echipamente sensibile.
• Să împiedicați vizitatorii să încerce să-i convertească pe colegii dumneavoastră, să solicite donații sau să îi invite să participe la activități în timp ce se află pe terenul nostru.

Persoanele care livrează comenzi, corespondență sau colete pentru angajați nu trebuie să treacă mai departe de recepție sau de poarta clădirii noastre. Dacă așteptați o livrare, [angajații de la recepție / agenții de pază] vă vor informa când o puteți ridica.

Recrutare sau distribuire

Prin „recrutare” se înțelege orice formă de solicitare de bani, sprijin sau participare în legătură cu produse, grupuri, organizații sau chestiuni care nu au legătură cu compania noastră (de exemplu, activități misionare și solicitări de semnături pentru petiții). Prin „distribuire” se înțelege distribuirea de literatură sau materiale în scopuri comerciale sau politice. Nu permitem activitățile de recrutare și distribuire în spațiile noastre de lucru de către persoane care nu sunt angajați. În calitate de angajat, aveți dreptul să solicitați ceva de la colegii dumneavoastră numai dacă:

• Doriți ajutorul colegilor în organizarea unor evenimente pentru un alt angajat (de exemplu, în legătură cu adopția, nașterea unui copil, promovarea, pensionarea).
• Căutați sprijin pentru o cauză, o acțiune caritabilă sau o strângere de fonduri care este sponsorizată, finanțată, organizată sau autorizată de compania noastră.
• Doriți să invitați colegi în cadrul unor activități ale angajaților pentru un scop ne-comercial autorizat (de exemplu, recreere, voluntariat).
• Doriți să rugați colegii să participe la activități legate de muncă sau la grupuri protejate de lege (de exemplu, sindicate).
• Vă rugăm însă, în toate cazurile, să nu vă deranjați colegii și să nu le distrageți atenția de la muncă.

Avertisment: Vă rugăm să rețineți că acest șablon nu este un document juridic și este posibil să nu țină seama de toate legile relevante la nivel local și național. Prin urmare, solicitați avocatului dumneavoastră să verifice documentul de politică sau manualul final .