Exemple de code de conduite pour les salariés

Le code de conduite des employés est l’un des éléments les plus importants de votre manuel de l’employé. Nous avons rédigé un code de conduite afin de vous aider à communiquer vos attentes à vos employés de manière claire et diplomatique. Veuillez noter que ce modèle n'est pas un document juridique et qu'il ne tient pas nécessairement compte de toutes les lois applicables aux niveaux local et national. Demandez donc à votre avocat de vérifier le document de politique ou le manuel définitif.

Sommaire :

• Règles vestimentaires
• Cybersécurité et appareils numériques
• Utilisation d’Internet
• Téléphone portable
• E-mail professionnel
• Réseaux sociaux
• Conflit d'intérêts
• Relations avec les employés
• Conclure des amitiés
• Emploi des membres de la famille
• Visiteurs sur le lieu de travail
• Recrutement ou diffusion

Code de conduite des salariés

En tant que salarié, vous êtes tenu d’adopter un comportement approprié dans le cadre de votre travail. Nous vous présentons ci-après un aperçu de nos attentes. Nous ne pouvons pas aborder tous les cas de figure, mais nous comptons sur vous pour toujours faire preuve de bon sens. N’hésitez pas à contacter votre responsable ou le responsable des ressources humaines si vous rencontrez des difficultés ou si vous avez des questions.

Règles vestimentaires

Le code vestimentaire officiel de notre entreprise est [Professionnel / Professionnel décontracté / Élégant décontracté / Décontracté.] Cela comprend [les pantalons / les chaussures (chaussures sans lacets) / les chemisiers / les bottes.] Le poste occupé par un collaborateur peut toutefois également donner des indications quant à sa tenue vestimentaire. Si vous rencontrez régulièrement des clients ou des prospects, adoptez une tenue plus formelle. Nous attendons de vous que vous soyez soigné(e) lorsque vous vous rendez au travail et que vous évitiez de porter des vêtements non professionnels (par exemple, des tenues de sport). Tant que vous respectez les directives ci-dessus, nous n’avons pas d’attentes spécifiques concernant le type de vêtements et d’accessoires à porter. Nous autorisons également différents styles vestimentaires, vêtements et accessoires liés à des convictions religieuses, à l’origine ethnique ou à un handicap.

Cybersécurité et appareils numériques

Cette section traite de tous les aspects liés au numérique au travail. Nous souhaitons établir un certain nombre de directives concernant l'utilisation des ordinateurs, des téléphones, de la connexion Internet et des réseaux sociaux afin de garantir la sécurité et de protéger nos biens.

Utilisation d’Internet

Notre connexion Internet professionnelle est principalement destinée à un usage professionnel. Vous pouvez toutefois l’utiliser occasionnellement à des fins personnelles, à condition que cela ne nuise pas à l’accomplissement de vos responsabilités. Nous attendons toutefois de vous que vous suspendiez temporairement toute activité personnelle susceptible de ralentir notre connexion Internet (par exemple, le téléchargement de photos) si nous vous le demandons. Vous ne devez pas utiliser notre connexion Internet pour :

• Télécharger ou mettre en ligne du contenu obscène, offensant ou illégal.
• Envoyer des informations confidentielles à des destinataires non autorisés.
• Porter atteinte à la vie privée d’autrui et accéder à des informations sensibles.
• Télécharger ou mettre en ligne des films, de la musique, du contenu ou des logiciels illégaux.
• Visiter des sites web potentiellement dangereux susceptibles de compromettre la sécurité de notre réseau et de nos ordinateurs.
• De mener des actions non autorisées ou illégales, telles que le piratage, la fraude et l’achat ou la vente de biens illégaux.

Téléphones portables

Nous autorisons l’utilisation des téléphones portables au travail, mais souhaitons également nous assurer que ces appareils ne vous détournent pas de votre travail et ne causent pas de perturbations sur notre lieu de travail. Nous vous demandons donc de respecter quelques règles simples :

• Utilisez votre téléphone portable de manière à faciliter votre travail (appels professionnels, applications de productivité, agendas).
• Limitez la durée de vos appels personnels et utilisez une salle de réunion inoccupée ou un espace commun pour passer ces appels afin de ne pas déranger vos collègues.
• Évitez de jouer à des jeux sur votre téléphone ou d’envoyer trop de SMS.
• N'utilisez pas votre téléphone, pour quelque raison que ce soit, lorsque vous conduisez un véhicule de fonction.
• N’utilisez pas votre téléphone pour enregistrer des informations confidentielles.
• Ne téléchargez ni ne transférez de contenu inapproprié, illégal ou obscène via notre connexion Internet professionnelle.
• N’utilisez pas votre téléphone dans les zones où l’utilisation des téléphones portables est explicitement interdite (par exemple, dans les laboratoires).

E-mail professionnel

Le courrier électronique est essentiel à notre travail. Vous devez donc utiliser votre application de messagerie professionnelle principalement à des fins professionnelles. Nous autorisons l’utilisation de votre application de messagerie professionnelle pour certaines formes de communication personnelle.

• Utilisation à des fins professionnelles.
  • Vous pouvez utiliser votre messagerie professionnelle sans restriction à des fins professionnelles. Vous pouvez, par exemple, vous abonner à des newsletters et à des services en ligne susceptibles de vous aider dans l’exercice de vos fonctions ou dans votre développement professionnel.
• Utilisation à des fins personnelles.
  • Vous pouvez utiliser votre messagerie professionnelle à des fins personnelles, à condition de le faire en toute sécurité, de ne pas envoyer de spam et de ne pas divulguer d’informations confidentielles. Vous pouvez, par exemple, envoyer des e-mails à vos amis et à votre famille, et télécharger des livres électroniques, des manuels et d’autres documents sûrs pour votre usage personnel.

Nos attentes générales

Quelle que soit la manière dont vous utilisez votre messagerie professionnelle, nous attendons de vous que vous évitiez :

• L'inscription à des sites web et services illégaux, peu fiables, irrespectueux ou suspects.
• L’envoi de messages marketing ou d’e-mails non autorisés.
• L’inscription à des services d’un concurrent, sauf autorisation.
• L'envoi de messages et de communications offensants ou discriminatoires.
• Le spamming des boîtes mail d’autrui, y compris celles de vos collègues.
• De manière générale, utilisez des mots de passe forts et restez vigilant face aux e-mails contenant des logiciels malveillants ou des tentatives de hameçonnage. Si vous n’êtes pas certain de la sécurité d’un e-mail reçu, contactez nos [spécialistes en sécurité].

Réseaux sociaux

Nous souhaitons vous donner ici des conseils pratiques pour éviter toute utilisation imprudente des réseaux sociaux sur nos lieux de travail. À cet effet, nous nous concentrons sur deux types d’utilisation des réseaux sociaux : l’utilisation de comptes personnels au travail et la représentation de notre entreprise via les réseaux sociaux.

L'utilisation des réseaux sociaux personnels au travail

L'accès à vos comptes personnels sur les réseaux sociaux est autorisé au travail, mais nous attendons de vous que vous vous comportiez de manière responsable et conforme à notre politique, et que vous veilliez à rester productif. Nous vous demandons plus précisément :

• Faire preuve d’autodiscipline. Ne vous laissez pas détourner de votre travail par vos réseaux sociaux.
• Veillez à ce que les autres sachent que les publications sur vos comptes personnels ne sont pas faites au nom de notre entreprise. Utilisez par exemple une mention telle que « les opinions exprimées sont les miennes ».
• Évitez de partager des éléments de propriété intellectuelle (par exemple, des marques déposées) ou des informations confidentielles. Consultez d’abord votre responsable ou le responsable des relations publiques avant de partager des informations sur l’entreprise qui n’ont pas été officiellement annoncées.
• Évitez les commentaires diffamatoires, insultants ou dénigrants. Vous pouvez faire exception à la politique anti-harcèlement de notre entreprise si vous souhaitez informer vos collègues, clients ou partenaires de l'existence de tels messages à des fins d’information.

Représentation de notre entreprise sur les réseaux sociaux

Lorsque vous utilisez nos comptes sur les réseaux sociaux ou que vous vous exprimez au nom de notre entreprise, nous attendons de vous que vous préserviez l’image et la réputation de notre entreprise. Nous vous demandons tout particulièrement :

• Faire preuve de respect, de courtoisie et de patience.
• De ne pas aborder, dans la mesure du possible, des sujets qui ne relèvent pas de votre domaine d’expertise.
• De respecter notre politique en matière de confidentialité et de protection des données, ainsi que la législation relative aux droits d’auteur, aux marques déposées, au plagiat et à l’usage loyal (fair use).
• De consulter notre [service Relations publiques / Marketing] avant de partager un message important susceptible d’avoir un impact significatif.
• Ne pas supprimer ou ignorer de commentaires sans raison valable.
• Corriger ou supprimer dès que possible les messages susceptibles d'être trompeurs ou erronés.

Conflit d’intérêts

Lorsqu’un conflit d’intérêts survient, vos objectifs personnels ne sont plus compatibles avec vos responsabilités envers nous. Par exemple, si vous détenez des actions de l’un de nos concurrents, il y a conflit d’intérêts. Vous pouvez également être confronté à des questions d’éthique. Accepter des pots-de-vin, par exemple, peut vous procurer un avantage financier, mais est illégal et contraire au code de conduite éthique de notre entreprise. Si nous découvrons un tel comportement, vous perdrez votre emploi et vous risquez des poursuites judiciaires. Un conflit d’intérêts constitue donc un problème grave pour nous tous. Nous attendons de vous que vous soyez vigilant et que vous signaliez les situations susceptibles d’entraîner un conflit d’intérêts, tant pour vous-même que pour votre entourage immédiat. Respectez notre politique et agissez toujours dans l’intérêt de notre entreprise. Ne laissez pas vos intérêts personnels ou financiers entrer en conflit avec votre travail. Si vous êtes confronté à un dilemme éthique, parlez-en à votre responsable ou au responsable des ressources humaines. Nous nous efforcerons toujours de résoudre le problème avec vous.

Relations entre collaborateurs

Nous tenons à veiller à ce que les relations entre les salariés soient appropriées et harmonieuses. À cet égard, nous attirons votre attention sur nos directives et vous demandons de toujours adopter un comportement professionnel.

Les relations amicales

La conclusion d’amitiés concerne les relations amoureuses ou amicales avec vos collègues. Dans la présente politique, nous entendons par « relations amoureuses » : les relations romantiques et sexuelles réciproques. Les relations qui ne reposent pas sur le consentement mutuel constituent un acte de violence sexuelle, ce que nous interdisons formellement.

Rencontres avec des collègues

Si vous sortez avec un(e) collègue, nous attendons de vous que vous restiez professionnel(le) en toutes circonstances et que vous gardiez les discussions personnelles en dehors de notre environnement de travail.

Rencontres avec des responsables

Afin d’éviter toute accusation de népotisme, d’abus d’autorité et de harcèlement sexuel, les supérieurs hiérarchiques ne sont pas autorisés à fréquenter leurs subordonnés directs. Cette restriction s’applique à tout responsable vis-à-vis d’un subordonné. Même si vous occupez un poste de responsable intérimaire, il vous est interdit de recruter votre partenaire au sein de votre équipe. Vous pouvez toutefois l’orienter vers un poste au sein d’autres équipes ou services où vous n’exercez pas de fonction de direction ni de responsabilité en matière de recrutement.

Amitiés au travail

Les employés qui travaillent ensemble peuvent bien sûr nouer des relations amicales entre eux, tant au travail qu'en dehors. Nous encourageons ce type de relations entre collègues, car elles peuvent faciliter la communication et la collaboration. Nous attendons toutefois de vous que vous restiez concentré(e) sur votre travail et que vous gardiez vos différends personnels en dehors de votre environnement professionnel.

Emploi des membres de la famille

Toute personne embauchée, mutée ou promue au sein de notre entreprise l’est uniquement en fonction de ses compétences, de sa personnalité et de son éthique professionnelle. Nous n’acceptons toutefois ni le népotisme, ni le favoritisme, ni les conflits d’intérêts, et nous imposerons donc certaines restrictions concernant l’embauche de membres de la famille des salariés. Au sein de notre entreprise, on entend par « membre de la famille » toute personne ayant un lien de parenté ou d’alliance jusqu’au troisième degré avec un salarié. Cela inclut : les parents, les grands-parents, les beaux-parents, les conjoints, les concubins, les enfants, les petits-enfants, les frères, les sœurs, les oncles, les tantes, les cousins, les cousines, les beaux-parents, les beaux-enfants et les enfants adoptés. En tant que salariés, les membres de la famille sont autorisés à travailler pour notre entreprise. Voici les seules restrictions :

• [Il ne doit pas exister de relation de travail de type « supérieur hiérarchique, subordonné » entre membres de la famille.]
• [Vous ne pouvez pas être muté, promu ou embauché par un membre de votre famille s’il existe un rapport d’autorité direct.]
• [Vous ne pouvez pas faire partie d’un comité de recrutement chargé d’évaluer un membre de votre famille pour un poste.]
• Si vous vous retrouvez dans une situation où vous occupez un poste de responsable et où un membre de votre famille est votre subordonné après que vous ayez tous deux été embauchés dans notre entreprise, nous pourrions être amenés à [muter l'un d'entre vous].

Visiteurs sur le lieu de travail

Si vous souhaitez inviter un visiteur dans nos bureaux, veuillez d’abord demander l’autorisation à notre [responsable RH / responsable de la sécurité / chef de service]. Veuillez également informer notre [réception / accueil] de l’arrivée de votre visiteur. Les visiteurs doivent signer le registre et présenter une pièce d’identité. Ils recevront des badges et devront les restituer à la [réception / l’accueil] dès la fin de leur visite. Si vous recevez des visiteurs au bureau, vous avez également des responsabilités. Vous devez :

• De toujours garder un œil sur vos visiteurs (surtout s’ils sont mineurs).
• Tenir vos visiteurs à l’écart des machines dangereuses, des produits chimiques, des documents confidentiels ou des équipements sensibles.
• Empêcher vos visiteurs de tenter de convertir vos collègues, de solliciter des dons ou de les inviter à participer à des activités pendant qu’ils se trouvent sur notre site.

Les personnes qui livrent des commandes, du courrier ou des colis destinés aux employés ne doivent pas dépasser la réception ou la grille de notre bâtiment. Si vous attendez une livraison, les [employés de l’accueil / agents de sécurité] vous informeront du moment où vous pourrez venir la récupérer.

Prosélytisme ou diffusion

On entend par « sollicitation » toute forme de demande d'argent, de soutien ou de participation en rapport avec des produits, des groupes, des organisations ou des causes sans lien avec notre entreprise (par exemple, le prosélytisme et les demandes de signatures pour des pétitions). Par « diffusion », on entend la distribution de tracts ou de matériel à des fins commerciales ou politiques. Nous n’autorisons pas le recrutement ni la diffusion par des personnes extérieures à l’entreprise sur nos lieux de travail. En tant qu’employé, vous ne pouvez solliciter vos collègues que si vous :

• Souhaitez obtenir l’aide de vos collègues pour organiser des événements en faveur d’un autre salarié (par exemple, dans le cadre d’une adoption, de la naissance d’un enfant, d’une promotion ou d’un départ à la retraite).
• Vous recherchez un soutien pour une cause, une œuvre caritative ou une collecte de fonds parrainée, financée, organisée ou autorisée par notre entreprise.
• souhaitez inviter des collègues dans le cadre d’activités du personnel à des fins non professionnelles autorisées (par exemple, loisirs, bénévolat) ;
• Souhaitez demander à des collègues de participer à des activités liées au travail ou à des groupes protégés par la loi (par exemple, les syndicats).
• Dans tous les cas, nous vous demandons toutefois de ne pas déranger vos collègues ni de les détourner de leur travail.

Avertissement : veuillez noter que ce modèle n'est pas un document juridique et qu'il ne tient pas nécessairement compte de toutes les lois applicables au niveau local et national. Demandez donc à votre avocat de vérifier le document de politique ou le manuel définitif .