Muster für einen Verhaltenskodex für Mitarbeiter

Der Verhaltenskodex für Mitarbeiter ist einer der wichtigsten Bestandteile Ihres Mitarbeiterhandbuchs. Wir haben einen Verhaltenskodex erstellt, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Erwartungen Ihren Mitarbeitern auf klare und taktvolle Weise zu vermitteln. Bitte beachten Sie, dass diese Vorlage kein rechtsverbindliches Dokument ist und möglicherweise nicht alle relevanten Gesetze auf lokaler und nationaler Ebene berücksichtigt. Bitten Sie daher Ihren Anwalt, das endgültige Richtliniendokument oder das Handbuch zu prüfen.

Inhalt:

• Kleiderordnung
• Cybersicherheit und digitale Geräte
• Internetnutzung
• Mobiltelefon
• Geschäftliche E-Mails
• Soziale Medien
• Interessenkonflikt
• Beziehungen zu Mitarbeitern
• Das Knüpfen von Freundschaften
• Beschäftigung von Familienangehörigen
• Besucher am Arbeitsplatz
• Anwerbung oder Verbreitung

Verhaltenskodex für Mitarbeiter

Als Mitarbeiter sind Sie für ein korrektes Verhalten während Ihrer Arbeit verantwortlich. Hiermit geben wir Ihnen einen Überblick über unsere Erwartungen. Wir können nicht alle Verhaltensweisen abdecken, vertrauen jedoch darauf, dass Sie stets Ihren gesunden Menschenverstand einsetzen. Wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten oder den Personalverantwortlichen, wenn Sie Schwierigkeiten haben oder Fragen haben.

Kleiderordnung

Die offizielle Kleiderordnung unseres Unternehmens lautet [Business / Business-Casual / Smart-Casual / Casual]. Dazu gehören [Hosen / Schuhe (Slipper) / Blusen / Stiefel.] Die Position eines Mitarbeiters kann jedoch auch einen Hinweis auf dessen Kleidung geben. Wenn Sie regelmäßig Kunden oder Interessenten treffen, wählen Sie bitte einen formelleren Kleidungsstil. Wir erwarten, dass Sie bei Arbeitsbeginn gepflegt erscheinen und das Tragen von unprofessioneller Kleidung (z. B. Sportbekleidung) vermeiden. Solange Sie unsere oben genannten Richtlinien einhalten, haben wir keine spezifischen Erwartungen hinsichtlich der Art der zu tragenden Kleidung und Accessoires. Außerdem akzeptieren wir verschiedene Arten von Körperpflege, Kleidung und Accessoires, die mit religiösen Überzeugungen, ethnischer Zugehörigkeit oder einer Behinderung zusammenhängen.

Cybersicherheit und digitale Geräte

In diesem Abschnitt wird alles behandelt, was mit der Nutzung digitaler Geräte am Arbeitsplatz zu tun hat. Wir möchten einige Richtlinien für die Nutzung von Computern, Telefonen, Internetverbindungen und sozialen Medien festlegen, um die Sicherheit zu gewährleisten und unser Eigentum zu schützen.

Nutzung des Internets

Unsere geschäftliche Internetverbindung ist in erster Linie für geschäftliche Zwecke vorgesehen. Sie dürfen unsere Verbindung jedoch gelegentlich auch für private Zwecke nutzen, solange dies Ihre Aufgaben nicht beeinträchtigt. Wir erwarten jedoch, dass Sie private Aktivitäten, die unsere Internetverbindung verlangsamen (z. B. das Hochladen von Fotos), vorübergehend einstellen, wenn wir Sie darum bitten. Sie dürfen unsere Internetverbindung nicht nutzen, um:

• Obszönes, beleidigendes oder illegales Material herunter- oder hochzuladen.
• Vertrauliche Informationen an unbefugte Empfänger zu senden
• Die Privatsphäre anderer zu verletzen und Zugriff auf sensible Informationen zu erlangen.
• Illegale Filme, Musik, Inhalte oder Software herunter- oder hochzuladen.
• Potenziell gefährliche Websites zu besuchen, die die Sicherheit unseres Netzwerks und unserer Computer gefährden könnten.
• Unzulässige oder illegale Handlungen durchzuführen, wie z. B. Hacking, betrügerisches Handeln sowie den Kauf oder Verkauf illegaler Waren.

Mobiltelefone

Wir gestatten die Nutzung von Mobiltelefonen am Arbeitsplatz, möchten jedoch sicherstellen, dass diese Geräte Sie nicht von Ihrer Arbeit ablenken oder Störungen am Arbeitsplatz verursachen. Wir bitten Sie daher, einige einfache Regeln zu beachten:

• Nutzen Sie Ihr Mobiltelefon in einer Weise, die Ihrer Arbeit zugutekommt (geschäftliche Anrufe, Produktivitäts-Apps, Kalender).
• Halten Sie private Anrufe kurz und nutzen Sie einen freien Besprechungsraum oder Gemeinschaftsraum, um diese Gespräche zu führen, damit Sie Ihre Kollegen nicht stören.
• Vermeiden Sie es, Spiele auf Ihrem Handy zu spielen oder übermäßig viele SMS zu verschicken.
• Verwenden Sie Ihr Handy, egal aus welchem Grund, nicht während der Fahrt mit einem Firmenwagen.
• Verwenden Sie Ihr Handy nicht, um vertrauliche Informationen aufzuzeichnen.
• Laden Sie kein unangemessenes, illegales oder obszönes Material über unsere geschäftliche Internetverbindung herunter oder hoch.
• Verwenden Sie Ihr Handy nicht in Bereichen, in denen die Nutzung von Mobiltelefonen ausdrücklich verboten ist (z. B. in Laboren).

Geschäftliche E-Mails

E-Mails sind für unsere Arbeit unverzichtbar. Sie sollten Ihre geschäftliche E-Mail-Anwendung daher in erster Linie für Ihre Arbeit nutzen. Wir gestatten die Nutzung Ihrer geschäftlichen E-Mail-Anwendung für bestimmte Formen der privaten Kommunikation.

• Arbeitsbezogene Nutzung.
  • Sie können Ihre geschäftliche E-Mail-Anwendung ohne Einschränkungen für arbeitsbezogene Zwecke nutzen. Sie dürfen sich beispielsweise für Newsletter und Online-Dienste anmelden, die Ihnen bei der Ausübung Ihrer Tätigkeit oder Ihrer beruflichen Weiterentwicklung helfen können.
• Persönliche Nutzung.
  • Sie dürfen Ihre E-Mail-Anwendung für private Zwecke nutzen, solange Sie dabei auf Sicherheit achten, keinen Spam versenden und keine vertraulichen Informationen weitergeben. Sie dürfen beispielsweise E-Mails an Freunde und Familienangehörige senden sowie E-Books, Handbücher und andere sichere Dokumente für den privaten Gebrauch herunterladen.

Unsere allgemeinen Erwartungen

Unabhängig davon, wie Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Anwendung nutzen, erwarten wir von Ihnen, dass Sie Folgendes vermeiden:

• Die Anmeldung bei illegalen, unseriösen, respektlosen oder verdächtigen Websites und Diensten.
• Versenden von nicht autorisierten Marketingnachrichten oder E-Mails.
• Die Anmeldung bei Diensten eines Mitbewerbers, sofern dies nicht genehmigt wurde.
• Das Versenden beleidigender oder diskriminierender Nachrichten und Mitteilungen.
• Das Versenden von Spam-E-Mails an andere, einschließlich Ihrer Kollegen.
• Generell gilt: Verwenden Sie sichere Passwörter und seien Sie wachsam gegenüber E-Mails, die Malware enthalten oder Phishing-Versuche darstellen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine erhaltene E-Mail sicher ist, wenden Sie sich bitte an unsere [Sicherheitsspezialisten].

Soziale Medien

Wir möchten Ihnen hiermit praktische Ratschläge geben, um einen unachtsamen Umgang mit sozialen Medien an unseren Arbeitsplätzen zu vermeiden. Dabei konzentrieren wir uns auf zwei Arten der Nutzung sozialer Medien: die Nutzung privater sozialer Medien am Arbeitsplatz und die Vertretung unseres Unternehmens mithilfe sozialer Medien.

Die Nutzung privater sozialer Medien am Arbeitsplatz

Der Zugriff auf Ihre privaten Social-Media-Konten ist am Arbeitsplatz gestattet, wir erwarten jedoch von Ihnen, dass Sie sich verantwortungsbewusst und im Einklang mit unseren Richtlinien verhalten und dafür sorgen, dass Sie produktiv bleiben. Wir bitten Sie insbesondere um Folgendes:

• Selbstdisziplin. Lassen Sie sich nicht von Ihren sozialen Plattformen ablenken.
• Stellen Sie sicher, dass andere wissen, dass Ihre Äußerungen auf Ihren privaten Konten nicht im Namen unseres Unternehmens erfolgen. Verwenden Sie beispielsweise einen Haftungsausschluss wie „Die geäußerten Meinungen sind meine eigenen“.
• Vermeiden Sie es, geistiges Eigentum (z. B. Markenzeichen) oder vertrauliche Informationen zu teilen. Sprechen Sie sich zunächst mit Ihrem Vorgesetzten oder dem PR-Beauftragten ab, bevor Sie Unternehmensnachrichten teilen, die noch nicht offiziell bekannt gegeben wurden.
• Vermeiden Sie verleumderische, beleidigende oder herabwürdigende Äußerungen. Sie dürfen von der Anti-Mobbing-Richtlinie unseres Unternehmens abweichen, wenn Sie Kollegen, Kunden oder Partner zu Informationszwecken über das Vorliegen solcher Beiträge in Kenntnis setzen möchten.

Vertretung unseres Unternehmens in sozialen Medien

Wenn Sie unsere Social-Media-Konten nutzen oder im Namen unseres Unternehmens auftreten, erwarten wir von Ihnen, dass Sie das Image und den Ruf unseres Unternehmens schützen. Wir bitten Sie ausdrücklich darum:

• Respektvoll, höflich und geduldig zu sein.
• sich so wenig wie möglich zu Themen zu äußern, die außerhalb Ihres Fachgebiets liegen.
• Unsere Richtlinien zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz zu befolgen und die gesetzlichen Bestimmungen in Bezug auf Urheberrechte, Markenzeichen, Plagiate und die faire Nutzung (Fair Use) einzuhalten.
• sich mit unserer [PR-/Marketing-Abteilung] abzustimmen, bevor Sie eine wichtige Mitteilung mit großer Wirkung veröffentlichen.
• Kommentare nicht ohne triftigen Grund zu löschen oder zu ignorieren.
• Möglicherweise irreführende oder fehlerhafte Beiträge so schnell wie möglich zu korrigieren oder zu löschen.

Interessenkonflikt

Wenn ein Interessenkonflikt auftritt, stehen Ihre persönlichen Ziele nicht mehr im Einklang mit Ihren Verpflichtungen gegenüber unserem Unternehmen. Wenn Sie beispielsweise Aktien eines unserer Wettbewerber besitzen, liegt ein Interessenkonflikt vor. Sie können auch mit ethischen Fragen konfrontiert werden. Die Annahme von Bestechungsgeldern kann Ihnen beispielsweise einen finanziellen Vorteil verschaffen, ist jedoch illegal und verstößt gegen den ethischen Verhaltenskodex unseres Unternehmens. Wenn wir ein solches Verhalten entdecken, verlieren Sie Ihren Arbeitsplatz und können in rechtliche Schwierigkeiten geraten. Ein Interessenkonflikt ist daher ein ernstes Problem für uns alle. Wir erwarten von Ihnen, dass Sie wachsam sind und Situationen erkennen, die zu einem Interessenkonflikt führen könnten, sowohl für Sie selbst als auch für Ihr unmittelbares Umfeld. Halten Sie sich an unsere Richtlinien und handeln Sie stets im Interesse unseres Unternehmens. Lassen Sie nicht zu, dass Ihre persönlichen oder finanziellen Interessen mit Ihrer Arbeit in Konflikt geraten. Wenn Sie in ein ethisches Dilemma geraten, sprechen Sie darüber mit Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem Personalverantwortlichen. Wir werden stets versuchen, die Angelegenheit gemeinsam mit Ihnen zu lösen.

Beziehungen zwischen Mitarbeitern

Wir möchten sicherstellen, dass die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern angemessen und harmonisch sind. In diesem Zusammenhang möchten wir Sie auf unsere Richtlinien hinweisen und Sie bitten, sich stets professionell zu verhalten.

Das Knüpfen von Freundschaften

Das Knüpfen von Freundschaften bezieht sich auf das „Dating“ oder das Anfreunden mit Ihren Kollegen. In dieser Richtlinie verstehen wir unter „Dating“: gegenseitige romantische und sexuelle Beziehungen. Bei Beziehungen, die nicht im gegenseitigen Einvernehmen stattfinden, liegt sexuelle Gewalt vor, die wir ausdrücklich verbieten.

Dating mit Kollegen

Wenn Sie mit einem Kollegen oder einer Kollegin ausgehen, erwarten wir, dass Sie sich jederzeit professionell verhalten und persönliche Gespräche außerhalb unseres Arbeitsumfelds führen.

Beziehungen zu Führungskräften

Um Vorwürfe der Vetternwirtschaft, des Machtmissbrauchs und der sexuellen Belästigung zu vermeiden, dürfen Vorgesetzte keine Beziehungen zu ihren direkten Untergebenen eingehen. Diese Einschränkung gilt für jede Führungskraft in Bezug auf einen Untergebenen. Auch wenn Sie als befristet eingestellter Führungskraft tätig sind, ist es nicht gestattet, Ihren Partner für Ihr Team einzustellen. Sie können diese Person auf eine Stelle in anderen Teams oder Abteilungen verweisen, in denen Sie weder als Führungskraft tätig sind noch die Verantwortung für die Personalbeschaffung tragen.

Freundschaften am Arbeitsplatz

Mitarbeiter, die zusammenarbeiten, dürfen natürlich freundschaftliche Beziehungen zueinander knüpfen, sowohl am Arbeitsplatz als auch außerhalb. Wir fördern solche Beziehungen zwischen Kollegen, da sie die Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtern können. Wir erwarten jedoch, dass Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren und persönliche Streitigkeiten aus Ihrem Arbeitsumfeld heraushalten.

Beschäftigung von Familienangehörigen

Für alle, die von unserem Unternehmen eingestellt, versetzt oder befördert werden, gilt, dass dies ausschließlich auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten, ihres Charakters und ihrer Arbeitsmoral erfolgt. Wir akzeptieren jedoch keine Vetternwirtschaft, Günstlingswirtschaft oder Interessenkonflikte und werden daher einige Einschränkungen hinsichtlich der Einstellung von Familienangehörigen von Mitarbeitern auferlegen. Unter „Familienangehörigem“ versteht unser Unternehmen eine Person, die mit einem Mitarbeiter bis zum dritten Grad verwandt oder verschwägert ist. Dazu gehören: Eltern, Großeltern, Schwiegereltern, Ehepartner, Lebenspartner, Kinder, Enkelkinder, Brüder, Schwestern, Onkel, Tanten, Neffen, Nichten, Stiefeltern, Stiefkinder und Adoptivkinder. Als Arbeitnehmer dürfen Familienangehörige für unser Unternehmen arbeiten. Dies sind die einzigen Einschränkungen:

• [Zwischen Familienangehörigen darf kein Arbeitsverhältnis bestehen, bei dem einer den anderen beaufsichtigt.]
• [Sie dürfen nicht von einem Familienmitglied versetzt, befördert oder eingestellt werden, wenn ein direktes Weisungsverhältnis besteht.]
• [Sie dürfen nicht Mitglied eines Einstellungsausschusses sein, in dem ein Familienmitglied für eine Stelle bewertet wird.]
• Sollten Sie in die Situation geraten, dass Sie als Vorgesetzter und ein Familienmitglied als Untergebener tätig sind, nachdem Sie beide in unser Unternehmen eingetreten sind, müssen wir möglicherweise [einen von Ihnen versetzen].

Besucher am Arbeitsplatz

Wenn Sie einen Besucher in unsere Büros einladen möchten, holen Sie bitte zunächst die Genehmigung unseres [Personalleiters / Sicherheitsbeauftragten / Abteilungsleiters] ein. Informieren Sie außerdem unsere [Rezeption / den Front-Office-Bereich] über die Ankunft Ihres Besuchers. Besucher müssen sich eintragen und ausweisen. Sie erhalten Besucherausweise und werden gebeten, diese nach Beendigung ihres Besuchs an der [Rezeption / im Front Office] wieder abzugeben. Wenn Sie Besucher in den Büroräumen empfangen, tragen Sie ebenfalls Verantwortung. Sie müssen:

• Ihre Besucher stets im Auge behalten (insbesondere, wenn sie minderjährig sind).
• Ihre Besucher von gefährlichen Maschinen, Chemikalien, vertraulichen Dokumenten oder empfindlichen Geräten fernhalten.
• Verhindern, dass Ihre Besucher versuchen, Ihre Kollegen zu bekehren, um Spenden bitten oder sie auffordern, an Aktivitäten teilzunehmen, während sie sich auf unserem Gelände aufhalten.

Personen, die Bestellungen, Post oder Pakete für Mitarbeiter liefern, dürfen nicht über die Rezeption oder das Tor unseres Gebäudes hinausgehen. Wenn Sie eine Lieferung erwarten, werden Sie von [Mitarbeitern am Empfang / Sicherheitspersonal] darüber informiert, wann Sie diese abholen können.

Anwerbung oder Verbreitung

Unter Werbung versteht man jede Form des Einforderns von Geld, Unterstützung oder Teilnahme im Zusammenhang mit Produkten, Gruppen, Organisationen oder Angelegenheiten, die keinen Bezug zu unserem Unternehmen haben (z. B. Missionsarbeit und das Einholen von Unterschriften für Petitionen). Unter „Verteilung“ versteht man das Verteilen von Literatur oder Material zu kommerziellen oder politischen Zwecken. Wir gestatten keine Werbung und keine Verteilung an unseren Arbeitsplätzen durch Nicht-Mitarbeiter. Als Mitarbeiter dürfen Sie Ihre Kollegen nur um etwas bitten, wenn Sie:

• die Hilfe von Kollegen bei der Organisation von Veranstaltungen für einen anderen Mitarbeiter benötigen (z. B. im Zusammenhang mit einer Adoption, der Geburt eines Kindes, einer Beförderung oder dem Eintritt in den Ruhestand).
• Unterstützung für eine Angelegenheit, einen wohltätigen Zweck oder eine Spendenaktion suchen, die von unserem Unternehmen gesponsert, finanziert, organisiert oder genehmigt wird.
• Kollegen im Rahmen von Mitarbeiteraktivitäten für einen genehmigten nicht geschäftlichen Zweck (z. B. Freizeitaktivitäten, ehrenamtliches Engagement) einladen möchten.
• Kollegen bitten möchten, an arbeitsbezogenen Aktivitäten oder Gruppen teilzunehmen, die gesetzlich geschützt sind (z. B. Gewerkschaften).
• Wir bitten Sie jedoch in allen Fällen, Ihre Kollegen nicht zu stören oder von ihrer Arbeit abzulenken.

Haftungsausschluss: Bitte beachten Sie, dass diese Vorlage kein rechtsverbindliches Dokument ist und möglicherweise nicht alle relevanten lokalen und nationalen Gesetze berücksichtigt. Bitten Sie daher Ihren Rechtsanwalt, das endgültige Richtliniendokument oder Handbuch zu prüfen .