Una política clara sobre vehículos de empresa evita ambigüedades y discusiones sobre el uso de los mismos. Este documento ofrece un marco completo para la asignación, el uso y la gestión de los vehículos de empresa dentro de tu organización. Adáptalo a tu situación específica y a la cultura de tu empresa.
Objetivo de esta política
Esta política de vehículos de empresa regula el uso responsable de los vehículos que son propiedad de nuestra organización. Garantiza la seguridad, la legalidad y el uso eficiente de nuestros activos. Definimos como vehículo de empresa cualquier vehículo que la organización ponga a disposición para uso profesional.
¿A quién se aplica esta política?
Esta política se aplica a:
- Empleados a los que se les ha asignado un vehículo de empresa
- Empleados que utilizan ocasionalmente un vehículo de flota
- Los responsables que asignan vehículos de empresa
- Todos los usuarios de vehículos de empresa
Asignación de vehículos de empresa
¿Quién puede optar a ello?
Los vehículos de empresa se asignan en función de los requisitos del puesto y de las necesidades de la empresa:
| Categoría |
Criterios |
Tipo de vehículo |
| Puestos comerciales |
Más de 25 000 km/año por motivos de trabajo |
Vehículo de leasing según el nivel de cargo |
| Servicio/técnica |
Visitas diarias a clientes |
Furgoneta con herramientas |
| Dirección |
Condiciones laborales complementarias |
Coche de empresa según el convenio colectivo |
| Otras funciones |
Uso ocasional con fines profesionales |
Coche compartido o indemnización por kilometraje |
Procedimiento de solicitud:
- Comenta la necesidad con tu superior
- Presente una solicitud motivada al departamento de RR. HH.
- Recursos Humanos lo evaluará junto con la dirección
- Si se aprueba: firma del contrato de usuario
Condiciones de uso
Requisitos del permiso de conducir
Los conductores de vehículos de empresa deben cumplir los siguientes requisitos:
- Permiso de conducir neerlandés válido (con una antigüedad mínima de 2 años)
- No haber sufrido ninguna inhabilitación para conducir en los últimos 5 años
- Un máximo de 3 infracciones de tráfico en los últimos 3 años
- Revisión anual de la validez del permiso de conducir por parte de RR. HH.
Uso fuera del horario laboral
Se permite el uso privado del vehículo de empresa dentro de los siguientes límites:
- Desplazamientos entre el domicilio y el trabajo sin restricciones
- Se permiten los desplazamientos privados dentro de los Países Bajos
- Uso durante las vacaciones previo acuerdo con el superior
- Imputación fiscal conforme a la normativa fiscal
Responsabilidades del conductor
Como conductor de un vehículo de empresa, está obligado a:
Mantenimiento diario:
- Comprobar la presión de los neumáticos mensualmente
- Mantener los niveles de líquidos en los valores adecuados
- Notificar los daños en un plazo de 24 horas
- Mantener el vehículo limpio (por dentro y por fuera)
- Repostar a tiempo (no dejar que el depósito baje de ¼)
Conducción segura:
- Respeta siempre las normas de tráfico
- Conduzca de forma defensiva y anticipándose a las situaciones
- No utilices el teléfono sin manos libres
- Adapta la velocidad a las condiciones meteorológicas
- Haz una pausa si te sientes cansado (cada 2 horas)
Lo que NO está permitido:
- ❌ Fumar en el vehículo de empresa
- ❌ Conducir bajo los efectos del alcohol o las drogas
- ❌ Ceder el vehículo a terceros (ni siquiera a familiares)
- ❌ Utilizarlo con fines comerciales
- ❌ Realizar modificaciones sin autorización
- ❌ Transporte de sustancias peligrosas sin permiso
En caso de accidentes y daños
Procedimiento a seguir en caso de accidente:
| Paso |
Acción |
Importante |
| 1 |
Garantiza la seguridad |
Triángulo de señalización, asistencia |
| 2 |
Llama al número de emergencia de RR. HH. |
24 horas al día, 7 días a la semana: 06-12345678 |
| 3 |
Rellena el formulario de siniestro |
Siempre junto con la otra parte implicada |
| 4 |
Haz fotos |
La situación, los daños, las matrículas |
| 5 |
No admitas la culpa |
Deja que la aseguradora se encargue de todo |
Obligaciones del empleador
Como empresa, nos encargamos de:
- ✓ Un seguro adecuado (responsabilidad civil, a todo riesgo, ocupantes)
- ✓ Mantenimiento puntual según las instrucciones del fabricante
- ✓ Vehículo de sustitución en caso de reparaciones prolongadas
- ✓ Asistencia en carretera 24 horas al día, 7 días a la semana, tanto en el país como en el extranjero
- ✓ Pago de los gastos fijos del vehículo (impuesto de circulación, seguro)
- ✓ Tarjeta de combustible para uso profesional
Sostenibilidad y costes
Conducir de forma eficiente sale a cuenta:
Fomentamos el uso sostenible de los vehículos de empresa mediante:
- Formación «La nueva forma de conducir» para todos los conductores
- Informes mensuales sobre el consumo de combustible
- Bonificación por conducción eficiente (< 1:18)
- Preferencia por los vehículos híbridos o eléctricos
Considerar alternativas:
Utiliza el coche de empresa solo cuando sea necesario. Considera:
- Realizar videollamadas en lugar de reuniones presenciales
- Transporte público para destinos urbanos
- Compartir coche para citas conjuntas
- La bicicleta o la bicicleta eléctrica para distancias cortas
Cumplimiento de la normativa y sanciones
| Infracción |
Primera vez |
Reincidencia |
| Multa de tráfico |
Pago por cuenta propia + advertencia |
Entrevista con RR. HH. |
| Fumar en el coche |
Advertencia + gastos de limpieza |
Retención del coche (1 mes) |
| No comunicar un siniestro |
Advertencia oficial |
Retirada del coche (3 meses) |
| Conducción bajo los efectos del alcohol |
Despido inmediato |
- |
Contacto y consultas
Para cualquier consulta sobre esta política o cuestiones prácticas relacionadas con su vehículo de empresa:
Aviso legal: Este documento de política sirve de guía y debe adaptarse a su situación específica. Consulte a un asesor jurídico para su formalización definitiva. hrmforce no asume ninguna responsabilidad por el uso de esta plantilla.
Floor Hendriks