Exemple de politique relative aux véhicules de fonction

Une politique claire en matière de véhicules de fonction permet d'éviter les ambiguïtés et les discussions concernant leur utilisation. Ce document fournit un cadre complet pour l'attribution, l'utilisation et la gestion des véhicules de fonction au sein de votre organisation. Adaptez-le à votre situation spécifique et à votre culture d'entreprise.

Objectif de cette politique

La présente politique relative aux véhicules de fonction régit l’utilisation responsable des véhicules appartenant à notre organisation. Elle garantit la sécurité, la conformité légale et l’utilisation efficace de nos ressources. Nous définissons un véhicule de fonction comme tout véhicule mis à disposition par l’organisation à des fins professionnelles.

À qui s'applique cette politique ?

Cette politique s’applique :

• aux collaborateurs à qui un véhicule de fonction a été attribué
• Les collaborateurs qui utilisent occasionnellement un véhicule de flotte
• Les responsables chargés de l'attribution des véhicules de fonction
• Tous les utilisateurs de véhicules de fonction

Attribution des véhicules de fonction

 

Qui est éligible ?

Les véhicules de fonction sont attribués en fonction des exigences du poste et des besoins de l'entreprise :

Catégorie	Critères	Type de véhicule
Fonctions commerciales	Plus de 25 000 km/an à des fins professionnelles	Véhicule en leasing selon le niveau de fonction
Service/technique	Visites quotidiennes chez les clients	Camionnette avec outillage
Direction	Avantages sociaux	Voiture de fonction conformément à la convention collective
Autres fonctions	Utilisation professionnelle occasionnelle	Voiture de pool ou indemnité kilométrique

   

Conditions d'utilisation

Exigences relatives au permis de conduire

Les conducteurs de véhicules de fonction doivent remplir les conditions suivantes :

• Permis de conduire néerlandais en cours de validité (depuis au moins 2 ans)
• Aucune suspension du permis de conduire au cours des 5 dernières années
• Pas plus de 3 infractions au code de la route au cours des 3 dernières années
• Vérification annuelle de la validité du permis de conduire par les RH

 

Utilisation en dehors des heures de travail

L'utilisation à titre privé du véhicule de fonction est autorisée dans les limites suivantes :

• Trajets domicile-travail sans restriction
• Déplacements privés autorisés aux Pays-Bas
• Utilisation pendant les vacances en accord avec le supérieur hiérarchique
• Imposition forfaitaire conformément à la réglementation fiscale

 

Responsabilités du conducteur

En tant que conducteur d'un véhicule de société, vous êtes tenu de :    

Ce qui n’est PAS autorisé :

• ❌ Fumer dans le véhicule de fonction
• ❌ Conduire sous l'emprise de l'alcool ou de stupéfiants
• ❌ Prêter le véhicule à des tiers (y compris à des membres de la famille)
• ❌ Utilisation à des fins commerciales
• ❌ Apporter des modifications sans autorisation
• ❌ Transport de substances dangereuses sans autorisation

 

En cas d'accident ou de dommages

Procédure à suivre en cas d'accident :

Étape	Action	Important
1	Assurez la sécurité	Triangle de signalisation, secours
2	Appelez le numéro d'urgence HR	24 h/24, 7 j/7 : 06-12345678
3	Remplissez le constat d'accident	Toujours en collaboration avec la partie adverse
4	Prenez des photos	de la situation, des dégâts, des numéros d'immatriculation
5	Ne pas reconnaître sa responsabilité	Confiez le règlement à votre assurance

 

Obligations de l'employeur

En tant qu’employeur, nous veillons à :

• ✓ Une assurance adéquate (responsabilité civile, tous risques, passagers)
• ✓ Un entretien régulier conformément aux consignes du constructeur
• ✓ Un véhicule de remplacement en cas de réparation de longue durée
• ✓ Une assistance dépannage 24 h/24 et 7 j/7, en France et à l'étranger
• ✓ Prise en charge des frais fixes liés au véhicule (taxe routière, assurance)
• ✓ Carte carburant à usage professionnel

 

Durabilité et coûts

La conduite économique est payante :

Nous encourageons l'utilisation durable des véhicules de fonction grâce à :

• Une formation « La nouvelle conduite » pour tous les conducteurs
• Rapport mensuel sur la consommation de carburant
• Une prime en cas de conduite économe (< 1:18)
• Privilégier les véhicules hybrides/électriques

 

Envisager des alternatives :

N’utilisez le véhicule de fonction que lorsque cela est nécessaire. Envisagez :

• Les visioconférences plutôt que les réunions en présentiel
• Les transports en commun pour les destinations urbaines
• Le covoiturage pour les rendez-vous communs
• Le vélo ou le vélo électrique pour les courtes distances

 

Contrôle et sanctions

Infraction	Première infraction	Récidive
Amende routière	Paiement par le contrevenant + avertissement	Entretien avec les RH
Fumer dans la voiture	Avertissement + frais de nettoyage	Saisie du véhicule (1 mois)
Non-déclaration d’un sinistre	Avertissement officiel	Retrait du véhicule (3 mois)
Conduite en état d’ivresse	Licenciement immédiat	-

 

Avertissement : ce document de politique générale sert de ligne directrice et doit être adapté à votre situation spécifique. Consultez un conseiller juridique avant de le finaliser. hrmforce décline toute responsabilité quant à l'utilisation de ce modèle.