Eine klare Richtlinie für Dienstwagen beugt Unklarheiten und Diskussionen über die Nutzung von Dienstwagen vor. Dieses Dokument bietet einen umfassenden Rahmen für die Zuteilung, Nutzung und Verwaltung von Dienstwagen in Ihrem Unternehmen. Passen Sie es an Ihre spezifische Situation und Unternehmenskultur an.
Ziel dieser Richtlinie
Diese Richtlinie für Firmenfahrzeuge regelt die verantwortungsvolle Nutzung von Fahrzeugen, die Eigentum unseres Unternehmens sind. Sie gewährleistet Sicherheit, Rechtskonformität und eine effiziente Nutzung unserer Unternehmensressourcen. Als Firmenfahrzeug definieren wir jedes Fahrzeug, das das Unternehmen für geschäftliche Zwecke zur Verfügung stellt.
Für wen gilt diese Richtlinie?
Diese Richtlinie gilt für:
- Mitarbeiter mit einem zugewiesenen Firmenwagen
- Mitarbeiter, die gelegentlich ein Poolfahrzeug nutzen
- Führungskräfte, die Dienstwagen zuteilen
- Alle Nutzer von Firmenfahrzeugen
Zuweisung von Dienstwagen
Wer kommt dafür in Frage?
Dienstwagen werden auf der Grundlage von Stellenanforderungen und geschäftlicher Notwendigkeit zugewiesen:
| Kategorie |
Kriterien |
Fahrzeugtyp |
| Kaufmännische Funktionen |
Mehr als 25.000 km/Jahr geschäftlich |
Leasingfahrzeug je nach Funktionsstufe |
| Service/Technik |
Tägliche Kundenbesuche |
Lieferwagen mit Werkzeug |
| Führungskräfte |
Zusatzleistungen |
Leasingfahrzeug gemäß Tarifvertrag |
| Sonstige Aufgaben |
Gelegentliche geschäftliche Nutzung |
Poolfahrzeug oder Kilometerpauschale |
Antragsverfahren:
- Besprechen Sie die Notwendigkeit mit Ihrem Vorgesetzten
- Reichen Sie einen begründeten Antrag bei der Personalabteilung ein
- Die Personalabteilung prüft den Antrag gemeinsam mit der Geschäftsleitung
- Bei Genehmigung: Unterzeichnung der Nutzungsvereinbarung
Nutzungsbedingungen
Führerscheinvoraussetzungen
Fahrer von Firmenfahrzeugen müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Gültiger niederländischer Führerschein (seit mindestens 2 Jahren)
- Keine Entziehung der Fahrerlaubnis in den letzten 5 Jahren
- Höchstens 3 Verkehrsverstöße in den letzten 3 Jahren
- Jährliche Überprüfung der Gültigkeit des Führerscheins durch die Personalabteilung
Nutzung außerhalb der Arbeitszeit
Die private Nutzung des Firmenwagens ist innerhalb folgender Rahmenbedingungen gestattet:
- Pendeln zwischen Wohnort und Arbeitsstätte ohne Einschränkung
- Privatfahrten innerhalb der Niederlande sind erlaubt
- Urlaubsnutzung nach Absprache mit dem Vorgesetzten
- Zurechnung gemäß den steuerrechtlichen Vorschriften
Pflichten des Fahrers
Als Fahrer eines Firmenwagens sind Sie verpflichtet:
Tägliche Wartung:
- Überprüfen Sie monatlich den Reifendruck
- Halten Sie die Flüssigkeitsstände auf dem richtigen Niveau
- Melden Sie Schäden innerhalb von 24 Stunden
- Halten Sie das Fahrzeug sauber (innen und außen)
- Tanken Sie rechtzeitig (nicht unter ¼ Tank)
Sicheres Fahrverhalten:
- Halten Sie sich stets an die Verkehrsregeln
- Fahren Sie defensiv und vorausschauend
- Verwenden Sie kein Mobiltelefon ohne Freisprecheinrichtung
- Passen Sie die Geschwindigkeit den Wetterbedingungen an
- Machen Sie bei Müdigkeit eine Pause (alle 2 Stunden)
Was ist NICHT erlaubt:
- ❌ Rauchen im Firmenwagen
- ❌ Fahren unter Alkohol- oder Drogeneinfluss
- ❌ Das Fahrzeug an Dritte weitergeben (auch nicht an Familienangehörige)
- ❌ Nutzung für gewerbliche Zwecke
- ❌ Änderungen ohne Genehmigung
- ❌ Beförderung gefährlicher Stoffe ohne Genehmigung
Bei Unfällen und Schäden
Vorgehensweise bei Unfällen:
| Schritt |
Maßnahme |
Wichtig |
| 1 |
Sorgen Sie für Sicherheit |
Warndreieck, Hilfeleistung |
| 2 |
Rufen Sie die HR-Notrufnummer an |
024/7: 06-12345678 |
| 3 |
Füllen Sie das Unfallprotokoll aus |
Immer gemeinsam mit der Gegenpartei |
| 4 |
Machen Sie Fotos |
Unfallsituation, Schaden, Kennzeichen |
| 5 |
Kein Schuldeingeständnis |
Lassen Sie die Versicherung den Schaden regeln |
Pflichten des Arbeitgebers
Als Arbeitgeber sorgen wir für:
- ✓ Angemessener Versicherungsschutz (Haftpflicht, Kasko, Insassen)
- ✓ Rechtzeitige Wartung gemäß den Herstellerangaben
- ✓ Ersatzfahrzeug bei längerer Reparatur
- ✓ 24/7-Pannenhilfe im In- und Ausland
- ✓ Übernahme der festen Fahrzeugkosten (Kfz-Steuer, Versicherung)
- ✓ Tankkarte für geschäftliche Zwecke
Nachhaltigkeit und Kosten
Sparsames Fahren lohnt sich:
Wir fördern die nachhaltige Nutzung von Firmenfahrzeugen durch:
- Schulung „Das neue Fahren“ für alle Fahrer
- Monatliche Berichterstattung zum Kraftstoffverbrauch
- Bonus bei sparsamer Fahrweise (< 1:18)
- Bevorzugung von Hybrid-/Elektrofahrzeugen
Alternativen in Betracht ziehen:
Nutzen Sie den Firmenwagen nur, wenn es notwendig ist. Ziehen Sie Folgendes in Betracht:
- Videokonferenzen statt persönlicher Besprechungen
- Öffentliche Verkehrsmittel bei Zielen in der Stadt
- Fahrgemeinschaften bei gemeinsamen Terminen
- Fahrrad/E-Bike für kurze Strecken
Durchsetzung und Sanktionen
| Verstoß |
Erstverstoß |
Wiederholung |
| Verkehrsstrafe |
Selbst bezahlen + Verwarnung |
Gespräch mit der Personalabteilung |
| Rauchen im Auto |
Verwarnung + Reinigungskosten |
Beschlagnahmung des Autos (1 Monat) |
| Schaden nicht gemeldet |
Offizielle Verwarnung |
Fahrzeugentzug (3 Monate) |
| Fahren unter Alkoholeinfluss |
Sofortige Kündigung |
- |
Kontakt und Fragen
Bei Fragen zu dieser Richtlinie oder zu praktischen Angelegenheiten rund um Ihren Firmenwagen:
Haftungsausschluss: Diese Richtlinie dient als Leitfaden und muss an Ihre spezifische Situation angepasst werden. Konsultieren Sie für die endgültige Festlegung einen Rechtsberater. hrmforce übernimmt keine Haftung für die Verwendung dieser Vorlage.
Floor Hendriks