So wird „das gute Gespräch“ noch besser!

 

Das gute Gespräch

Um einen moderneren Gesprächszyklus zu schaffen, fördern viele Unternehmen und Personalverantwortliche die Führung des „guten Gesprächs“. Keine Gespräche mehr als „Pflichtübung“, sondern echte, offene (Entwicklungs-)Dialoge zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Positiv, konkret und ergebnisorientiert, um bessere Leistungen und ein höheres Engagement zu gewährleisten. Ein wichtiger Erfolgsfaktor dabei ist es, die verschiedenen Arten von Gesprächen im Blick zu behalten.  

Was ist „das gute Gespräch“ im Personalmanagement?

Der Begriff „das gute Gespräch“ wird in den letzten Jahren im Bereich der Organisationsentwicklung und des Personalmanagements immer häufiger verwendet. Auf den ersten Blick mag das vielleicht etwas „abgehoben“ klingen, doch tatsächlich ist damit eine ganz konkrete Entwicklung gemeint. Dabei führen die Menschen in Organisationen zielgerichtete Gespräche über ihre Talente und ihre Entwicklung. Häufig handelt es sich dabei um den Dialog zwischen einem Mitarbeiter und einer Führungskraft, einem Coach oder einem HR-Experten. Es können aber auch Gespräche zwischen Kollegen untereinander sein. Tatsächlich ist das gute Gespräch (auch: der kontinuierliche Dialog) das Rückgrat des Gesprächszyklus. Dieser wurde traditionell durch die Leistungs- und Beurteilungsgespräche geprägt. Dieser traditionelle Ansatz wird oft als wenig inspirierend oder sogar demotivierend empfunden. Mittlerweile streben daher immer mehr Organisationen einen moderneren, maßgeschneiderten Gesprächszyklus an, der die kontraproduktive Routine des traditionellen Gesprächszyklus in einen konstruktiven Dialog umwandelt. Mit flexibleren und zugänglicheren Gesprächen, die individueller gestaltet sind und auf Augenhöhe stattfinden. Ein solches Gespräch führt man vor allem gemeinsam und zu den logischen Zeitpunkten. Mit einem klaren Fokus auf Ziele und die (bessere) Nutzung von Talenten. Und dafür legt man gemeinsam die konkreten Maßnahmen fest.  

Merkmale eines guten Gesprächs

Bei einem modernen Entwicklungsgespräch geht es vor allem um die Entwicklung der Mitarbeiter. Dabei ist persönliche Aufmerksamkeit ein wichtiger Erfolgsfaktor. Es handelt sich um einen wechselseitigen Austausch: sowohl von Seiten der Mitarbeiter als auch der Führungskräfte. Es kann sich um einen kontinuierlichen Dialog handeln, aber die Gespräche finden auf jeden Fall mehrmals im Jahr statt. Mindestens viermal pro Jahr, am besten aber noch öfter und auf eine leicht zugängliche Art und Weise. So bleiben die (persönliche) Entwicklung und das Engagement im Blickfeld, was bei Bedarf eine zeitnahe Kurskorrektur ermöglicht. Tatsächlich werden nicht unbedingt mehr Gespräche geführt, sondern vor allem andere Gespräche. Keine obligatorischen Gespräche, sondern offene Gespräche, die wirklich dazu beitragen, die Leistung, die Zufriedenheit am Arbeitsplatz und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern. Soweit die Theorie. Wie lässt sich dies in den Alltag einer Organisation umsetzen?  

Wie funktioniert das in der Praxis?

Mithilfe eines (digitalen) Entwicklungszyklus lassen sich die Entwicklung einzelner Mitarbeiter und von Teams mit den vorgesehenen Gesprächsformen fördern. Ausgangspunkt sind in der Regel das Stellenkonzept und die Stellenprofile in einer Organisation. Um diese herum werden die Grundlagen des Gesprächszyklus aufgebaut. Dabei können objektivierte Fragebögen helfen, die Gespräche schnell und fundiert auf die richtige Ebene zu bringen. Ein wichtiger Aspekt ist die gute Moderation der verschiedenen erforderlichen Gesprächsformen. Neben den persönlichen Gesprächen geht es oft auch um kürzere digitale Kontaktmomente aus der Ferne. Ein digitaler Gesprächszyklus kann auch eine gute Grundlage für den Ansatz bilden, an den die persönlichen Gespräche angeknüpft werden. Berücksichtigen Sie dabei auch die verschiedenen Gesprächszyklen, die erforderlich sind: zu unterschiedlichen Zeitpunkten und für unterschiedliche Zwecke. Denken Sie beispielsweise an folgende Gesprächsformen und Merkmale:

• Bila: Die tägliche Aufgabenliste mit konkreten Arbeitsvereinbarungen, die während eines bilateralen Gesprächs getroffen werden. Dies kann zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter, aber auch zwischen Kollegen untereinander stattfinden. Neben allgemeinen Notizen ist es sinnvoll, für jede Vereinbarung festzuhalten, wer was wann ausführen wird.
• Bila+: Für den grundlegenden Entwicklungszyklus von (oft operativen) Mitarbeitern. Sie und ihre Vorgesetzten möchten dafür selbst Gespräche initiieren können, um Input zu Themen wie Arbeit, Lernen & Entwicklung, Gesundheit & Fitness, Zusammenarbeit & Führung sowie Familie & soziale Kontakte zu geben. Mit diesem Input lässt sich eine konkrete Maßnahmenliste festlegen. Außerdem ist es wertvoll, wenn der Verlauf und der Fortschritt direkt dokumentiert werden können.
• Entwicklungsgespräch: Als Teil eines agilen Entwicklungszyklus ist es wünschenswert, wenn Entwicklungsgespräche je nach Bedarf geplant werden können. Für Auszubildende beispielsweise alle zwei Wochen und für einen erfahrenen Mitarbeiter mit langjähriger Berufserfahrung vielleicht einmal pro Jahr oder halbjährlich. Wichtige Bestandteile eines Entwicklungsgesprächs sind beispielsweise: Weiterbildung & Schulung, Unterlagen, Stellenprofil (Hard & Soft Skills), 360-Grad-Feedback und der Entwicklungsplan (pro Kompetenz und Ergebnisbereich).
• Jahresgespräch: Für einen Entwicklungszyklus, bei dem im Rahmen eines jährlichen Gesprächs eine Bewertung erfolgt und Entwicklungsvereinbarungen getroffen werden. Neben diesen Komponenten kann beispielsweise auch die Vitalität der Mitarbeiter gemessen werden. Die Ergebnisvereinbarungen und Kompetenzen können dann separat bewertet werden. Anschließend ist ein einziger Entwicklungsplan zu erstellen. Es ist von Vorteil, wenn jedes Jahresgespräch vom Mitarbeiter und der Führungskraft digital unterzeichnet werden kann.
• Jahreszyklus: Der klassische Gesprächszyklus besteht aus einem Planungs-, Leistungs- und Beurteilungsgespräch. Alle Bestandteile der vier soeben beschriebenen Zyklen finden sich im Jahreszyklus wieder. Dieser kann durch zusätzliche offene Fragen pro Phase sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Vorgesetzten ergänzt werden. Auf diese Weise wird der gesamte traditionelle Zyklus digital abgedeckt. So wird der Jahreszyklus zu einer sehr umfassenden und vollständigen Form der Bewertung und Entwicklung.

Die Optimierung eines (digitalen) Gesprächszyklus mit einem oder mehreren dieser Bestandteile erfordert eine gute Entwicklungsplattform (wie z. B. hrmforce, die alle genannten Bestandteile unterstützt). Ein gut durchdachter Gesprächszyklus und eine (Online-)Plattform, die diesen unterstützt, bilden die Grundlage für wirklich gute Entwicklungsgespräche.  

Von guten zu besseren Gesprächen

Anschließend können die eigentlichen Gespräche in all den verschiedenen Varianten stattfinden, die für Mitarbeiter, Führungskräfte und das Unternehmen von Wert sind. Dabei sind die zuvor genannten Merkmale eines guten Gesprächs feste Bestandteile. Auch bei der tatsächlichen Gesprächsführung kann hrmforce als strategischer Implementierungspartner dabei helfen, die richtigen Gesprächstechniken effektiv einzusetzen. Dabei ist es wichtig, nachzufragen, um die richtigen Beiträge und Rückmeldungen in das Gespräch einzubringen. Zum Beispiel durch Fragen zu persönlichen Aspekten. Wie geht es jemandem? Was gibt ihm oder ihr Energie? Was kostet hingegen Energie? Worauf möchte jemand mehr Aufmerksamkeit richten? Und denken Sie an Fragen zur aktuellen und zukünftigen Rolle. Wie erfüllt jemand seine Rolle derzeit? Welche Talente möchte jemand stärker einbringen? Welche Kenntnisse und Fähigkeiten sind dafür erforderlich? Solche Fragen kommen sicherlich zur Sprache, wenn gute Gespräche geführt werden. Und beginnen Sie dabei vor allem mit offenen Fragen, die von Interesse und Neugierde geprägt sind. Ohne Vorannahmen oder ein Denken in „richtig“ oder „falsch“. Die Arbeit mit den bereits erwähnten objektivierten Fragebögen kann die Gespräche besonders wirkungsvoll machen, sodass die guten Gespräche immer besser werden.