Voici comment rendre « la bonne conversation » encore meilleure !

 

La bonne conversation

Afin de mettre en place un cycle d’entretiens plus moderne, de nombreuses organisations et professionnels des ressources humaines encouragent la pratique de « l’entretien constructif ». Fini les entretiens considérés comme une « obligation », place à de véritables dialogues ouverts (axés sur le développement) entre collaborateurs et responsables. Des échanges positifs, concrets et axés sur les résultats, visant à améliorer les performances et à renforcer l’engagement. Pour y parvenir, il est essentiel de prêter attention aux différents types d’entretiens menés.  

Qu’est-ce que « la bonne conversation » dans le domaine des ressources humaines ?

Le terme « bonne conversation » est de plus en plus utilisé ces dernières années dans le domaine du développement organisationnel et de la gestion des ressources humaines. À première vue, cela peut sembler un peu « vague », mais il s’agit en réalité d’une évolution très concrète. Dans ce cadre, les membres des organisations engagent des conversations ciblées sur leurs talents et leur développement. Il s’agit souvent d’un dialogue entre un collaborateur et un responsable hiérarchique, un coach ou un professionnel des ressources humaines. Mais il peut également s’agir d’entretiens entre collègues. En réalité, le « bon entretien » (également appelé « dialogue continu ») constitue la colonne vertébrale du cycle d’entretiens. Celui-ci était traditionnellement constitué des entretiens d’évaluation et d’orientation professionnelle. Cette approche traditionnelle est souvent perçue comme peu inspirante, voire démotivante. C’est pourquoi de plus en plus d’organisations s’efforcent désormais de mettre en place un cycle d’entretiens plus moderne et sur mesure, qui transforme la routine contre-productive du cycle traditionnel en un dialogue constructif. Avec des entretiens plus flexibles et plus accessibles, davantage personnalisés et fondés sur l’égalité. Ce type d’entretien se déroule avant tout en collaboration et aux moments opportuns. Il met clairement l’accent sur les objectifs et sur la (meilleure) valorisation des talents. Et pour cela, vous définissez ensemble les actions concrètes à mener.  

Caractéristiques d’un bon entretien

Un entretien de développement moderne porte avant tout sur le développement des collaborateurs. L’attention personnalisée y est un facteur de réussite essentiel. Il s’agit d’un échange bidirectionnel : entre les collaborateurs et leurs responsables. Il peut s’agir d’un dialogue continu, mais les entretiens ont en tout cas lieu plusieurs fois par an. Au moins quatre fois par an, mais de préférence plus souvent, dans un cadre accessible. Ainsi, le développement (personnel) et l’engagement restent au centre des préoccupations, ce qui permet d’apporter des ajustements ponctuels lorsque cela s’avère nécessaire. En réalité, il ne s’agit pas nécessairement d’augmenter le nombre d’entretiens, mais surtout de les rendre différents. Pas d’entretiens obligatoires, mais des échanges ouverts qui contribuent réellement à améliorer les performances, le bien-être au travail et l’engagement des collaborateurs. Voilà pour la théorie. Comment transposer cela dans la pratique quotidienne d’une organisation ?  

Comment cela fonctionne-t-il concrètement ?

À l’aide d’un cycle de développement (numérique), il est possible de faciliter le développement individuel et celui des équipes grâce aux formats d’entretien prévus. Le point de départ est généralement la structure des postes et les profils de poste au sein d’une organisation. C’est autour de ces éléments que s’articulent les principes du cycle d’entretiens. À cet égard, des questionnaires objectivés peuvent aider à orienter rapidement et de manière fondée les entretiens au niveau approprié. Il est important de bien animer les différents types d’entretiens nécessaires. Outre les entretiens en présentiel, il s’agit souvent de brefs moments de contact numériques à distance. Un cycle d’entretiens numériques peut également constituer une bonne base pour l’approche, à laquelle s’ajoutent ensuite les entretiens en présentiel. Tenez également compte des différents cycles d’entretiens nécessaires : à des moments différents et dans des buts différents. Pensez par exemple à ces formes d’entretiens et à leurs caractéristiques :

• Bila : la liste quotidienne des actions à mener, comprenant des engagements concrets fixés lors d’un entretien bilatéral. Celui-ci peut avoir lieu entre un responsable et un collaborateur, mais aussi entre collègues. Outre les remarques générales, il est utile de préciser pour chaque engagement qui va faire quoi et quand.
• Bila+ : pour le cycle de développement de base des collaborateurs (souvent opérationnels). Les collaborateurs et leurs responsables souhaitent pouvoir initier eux-mêmes des entretiens afin d’apporter leur contribution sur des thèmes tels que : Travail, Apprentissage et Développement, Santé et Forme physique, Collaboration et Leadership, ainsi que Famille et Relations sociales. Ces contributions permettent d’établir une liste d’actions concrètes. Il est également utile de pouvoir documenter immédiatement l’historique et les progrès réalisés.
• Entretien de développement : dans le cadre d’un cycle de développement agile, il est préférable que les entretiens de développement puissent être planifiés en fonction des besoins. Par exemple, toutes les deux semaines pour les stagiaires et, pour un collaborateur senior très expérimenté, peut-être une fois par an ou tous les six mois. Les éléments importants d’un entretien de développement sont par exemple : la formation et l’apprentissage, les documents, le profil de poste (compétences techniques et relationnelles), le feedback à 360 degrés et le plan de développement (par compétence et par domaine de résultats).
• Entretien annuel : pour un cycle de développement dans le cadre duquel une évaluation est réalisée lors d’un entretien annuel et où des accords de développement sont conclus. Outre ces éléments, il est par exemple possible de mesurer le bien-être des collaborateurs. Les objectifs fixés et les compétences peuvent alors être évalués séparément. Un plan de développement unique est ensuite établi. Il est utile que chaque entretien annuel puisse être signé numériquement par le collaborateur et son supérieur hiérarchique.
• Cycle annuel : le cycle d’entretien classique comprend un entretien de planification, un entretien de fonctionnement et un entretien d’évaluation. Tous les éléments des quatre cycles décrits ci-dessus se retrouvent dans le cycle annuel. Celui-ci peut être complété par des questions ouvertes supplémentaires à chaque étape, tant pour le collaborateur que pour le responsable. Ainsi, l’ensemble du cycle traditionnel est transposé au format numérique. Le cycle annuel devient alors une forme d’évaluation et de développement très complète et exhaustive.

La rationalisation d’un cycle d’entretiens (numérique) intégrant un ou plusieurs de ces éléments nécessite une plateforme de développement performante (telle que hrmforce, qui prend en charge tous les éléments mentionnés). Un cycle d’entretiens bien pensé et une plateforme (en ligne) qui le prend en charge constituent la base d’entretiens de développement véritablement efficaces.  

De bons entretiens à des entretiens encore meilleurs

Les entretiens proprement dits peuvent ensuite se dérouler sous toutes les formes qui présentent un intérêt pour les collaborateurs, les responsables et l’organisation, en intégrant systématiquement les caractéristiques d’un bon entretien mentionnées précédemment. Pour la conduite concrète des entretiens, hrmforce peut également intervenir en tant que partenaire stratégique de mise en œuvre afin de vous aider à exploiter pleinement les bonnes techniques d’entretien. Dans ce contexte, il est important de poser des questions approfondies afin d’obtenir les contributions et les retours d’information pertinents lors de l’entretien. Par exemple, en abordant des aspects liés à la personnalité. Comment une personne se sent-elle dans sa peau ? Qu’est-ce qui lui donne de l’énergie ? Qu’est-ce qui lui en fait perdre ? À quoi souhaite-t-elle accorder davantage d’attention ? Et pensez à des questions sur son rôle actuel et futur. Comment cette personne remplit-elle son rôle actuellement ? Quels talents souhaite-t-elle mettre davantage à profit ? Quelles connaissances et compétences sont nécessaires pour cela ? Ce type de questions est inévitablement abordé lors d’entretiens de qualité. Et surtout, commencez par des questions ouvertes, motivées par l’intérêt et la curiosité. Sans a priori ni jugement de « bien » ou de « mal ». L’utilisation des questionnaires objectivés mentionnés précédemment peut renforcer considérablement ces entretiens, afin que les bonnes discussions ne cessent de s’améliorer.