¿Es hora de implantar un ciclo de reuniones moderno? ¡Esto es lo que necesitas!

Cada vez más empresas y organizaciones se despiden de la clásica entrevista de rendimiento y de evaluación y quieren optar por un ciclo de entrevistas moderno. Pero, ¿cómo se lleva a cabo? Para ello, hay que centrarse en los talentos y en el desarrollo de los empleados a partir de un diálogo continuo con su superior. Con un coaching orientado a objetivos y acuerdos claros sobre los resultados. Pero, ¿qué se necesita para ello?

De querer a hacer

Las antiguas entrevistas de evaluación y de rendimiento ya no funcionan. Muchas organizaciones quieren modernizar su ciclo de evaluación y entrevistas. Para ello, están pensando en un coaching continuo de los empleados con retroalimentación motivadora y orientada a objetivos para su desarrollo. Suena como un objetivo noble, pero ¿cómo se consigue? Al fin y al cabo, el ciclo de entrevistas en sí mismo no es la «actividad principal» de los empleados. Sin embargo, de una forma accesible y orgánica, la toma de conciencia sobre su propio desarrollo y sus resultados sí puede ser un punto de atención en el que se impliquen de forma consciente y regular. No porque «el jefe» se lo exija, sino por sus propias motivaciones autónomas: porque ellos mismos lo quieren y perciben su utilidad.

¿Por qué un ciclo de entrevistas moderno?

Esto significa que muchas organizaciones deben dar un giro considerable. Pero, ¿por qué, en realidad? La razón principal es que tanto los empleados como los directivos consideran que las entrevistas de evaluación tradicionales carecen de sentido. Todas estas objeciones se pusieron de manifiesto tras siete años de investigación en la Universidad Libre de Ámsterdam. El investigador Kilian Wawoe escribió un libro sobre este tema titulado «Het Nieuwe Belonen» (La nueva retribución). En él aboga por la eliminación de la «entrevista de evaluación». La desmotivadora entrevista de evaluación debe sustituirse por un coaching continuo con comentarios motivadores para los empleados. «Porque el entorno laboral ha cambiado radicalmente. Trabajamos en organizaciones más horizontales, más ágiles, más en equipo y realizamos un trabajo más complejo», afirma Wawoe. Muchos profesionales de RR. HH. reconocen el problema y ahora buscan nuevas vías. El investigador (y profesor de RR. HH.) aboga por un mejor ciclo de evaluación y un enfoque más moderno en el trato con el personal: más eficaz, más justo, más ágil, con un diálogo bidireccional y conversaciones más continuas entre empleados y directivos.

De la entrevista de evaluación a la entrevista de desarrollo

La modernización del ciclo de entrevistas está estrechamente relacionada con la forma en que las organizaciones evalúan a sus empleados. Para «la nueva evaluación», quieren analizar el rendimiento de los empleados desde una perspectiva diferente.

Ciclo de entrevistas clásico frente a enfoque moderno

Durante décadas, el ciclo clásico de reuniones se desarrollaba más o menos así:

• A principios de año se establecían objetivos de forma conjunta durante una reunión de objetivos o de planificación.
• A mitad de año, se analizaban los objetivos en una reunión de seguimiento o de evaluación del rendimiento.
• A finales de año tenía lugar el «balance», con una evaluación de los objetivos en una reunión de evaluación.

Con el nuevo sistema de evaluación, la atención se desplaza de la evaluación, o «juicio», para quienes prefieran llamarlo así, y la recompensa hacia el talento y el desarrollo (personal). La entrevista de evaluación y la de rendimiento dan paso a entrevistas de desarrollo entre el responsable y los empleados. Ya no se celebran en tres momentos aislados al año, sino con mayor frecuencia, son más breves, más accesibles y, sobre todo, tienen un carácter más orientativo. Con el objetivo de mantener un diálogo más continuo centrado, sobre todo, en el crecimiento y el desarrollo. Esto conlleva, por supuesto, una nueva forma de evaluar.

Soluciones para un ciclo de entrevistas moderno

Centrarse en las conversaciones de desarrollo mediante un ciclo de conversaciones moderno permite a los empleados tomar mucho más las riendas de su propio desarrollo. El ciclo de entrevistas abarca todos los momentos en los que los responsables mantienen contacto con los empleados sobre su desarrollo. Ya no tienen por qué ser únicamente «entrevistas» en sentido estricto. El diálogo puede ampliarse. Al fin y al cabo, un ciclo de entrevistas moderno cuenta con múltiples momentos de contacto y, sobre todo, es un enfoque flexible y personalizado para cada individuo. Esto requiere un ciclo de desarrollo ágil. Para ello, se pueden utilizar cuestionarios de retroalimentación con el fin de garantizar una retroalimentación realmente valiosa. Y para abordar temas de conversación relevantes en los momentos en que las personas se comunican cara a cara. Es una pérdida de tiempo tener que detenerse entonces en «obligaciones» procedimentales o tener que buscar primero los temas de conversación más importantes. Afortunadamente, el software moderno de RR. HH. puede respaldar a la perfección el ciclo ágil de desarrollo y de conversaciones. Con ello, dispones de una herramienta valiosa, pero las organizaciones deben dar más pasos, ya que el software no es más que un recurso.

Ejemplos

Algunos de nuestros clientes ya han adaptado su ciclo. La pregunta más importante que se plantean es: «¿No puede ser más sencillo?» En la práctica, todas las organizaciones quieren incluirlo todo en un único sistema de evaluación y ahí es precisamente donde está la trampa. Nuestra experiencia nos ha demostrado que tiene más sentido ir construyéndolo y desarrollándolo paso a paso, y dejar que los empleados se acostumbren a un ciclo de entrevistas moderno. Así, hemos desarrollado BilaBasic para una organización logística, dirigido a su personal operativo. Consiste, entre otras cosas, en 5 preguntas sobre temas fundamentales básicos que, basándose en una preparación en línea por parte del empleado y el responsable, facilitan una conversación constructiva. Esto da lugar a una lista de acciones concretas. Otra opción es la «Entrevista de desarrollo». Este ciclo de desarrollo ágil ha sido desarrollado por hrmforce para una serie de organizaciones que desean facilitar el crecimiento y el desarrollo de sus profesionales. Se invita al empleado a reflexionar por sí mismo sobre su desarrollo. Paso a paso, se guía a los empleados a lo largo de un proceso. El proceso puede iniciarse en cualquier momento y depende del puesto, el responsable, las competencias y las áreas de resultados configuradas. Todas las soluciones de desarrollo se pueden combinar con nuestros cuestionarios psicométricos .

Implementar un ciclo de entrevistas moderno

Quien quiera situar a las personas en el centro debe poder adaptar de forma flexible todo el ciclo de desarrollo de la organización a este enfoque. De este modo, se pasa de un proceso unidireccional impulsado por la organización o el responsable a un proceso más colectivo. En este contexto, el directivo y el empleado determinan juntos los objetivos y el rumbo, y también son responsables conjuntamente de ellos.

4 pasos hacia un ciclo de entrevistas moderno

Ten en cuenta, como mínimo, estos pasos: 1. Inicia el diálogo Todo empieza con el diálogo entre el empleado y el responsable sobre sus talentos, competencias y ambiciones. ¿Dónde quiere estar esa persona dentro de tres años? ¿Y cómo puede la organización ayudarle a hacer realidad esas ambiciones? ¿Y cómo se puede proporcionar a los empleados la perspectiva necesaria para ello? Reflexiona sobre ello y analiza cómo se puede integrar esto en el proceso de desarrollo personal de cada uno. Considera también cómo los cuestionarios de retroalimentación pueden servir de apoyo en este sentido. De este modo, se da el paso hacia una retroalimentación motivadora y orientada a objetivos. 2. Establece acuerdos de resultados a corto plazo Quien opta por un ciclo de entrevistas moderno desea mantener un diálogo continuo con conversaciones y contactos significativos entre el empleado y el responsable. El talento y el desarrollo (personal) ocupan un lugar central, pero también se establecen acuerdos sobre resultados. Esa es una condición importante para el nuevo sistema de retribución y para que el nuevo ciclo de entrevistas ágil sea realmente orientado a objetivos y concreto. No te centres únicamente en el largo plazo, sino que, sobre todo, establece acuerdos de resultados a corto plazo, por ejemplo, trimestrales. 3. De juzgar a desarrollar A la hora de evaluar los acuerdos de resultados, la entrevista de desarrollo debe seguir siendo el eje central. Evita que se convierta en una nueva entrevista de evaluación o, incluso, en lo que se percibiría como una «entrevista de juicio». Habla de forma abierta y sincera sobre lo que va bien, lo que se puede mejorar y lo que se necesita para alcanzar los objetivos fijados. No te centres principalmente en los KPI, sino que mantén una conversación amplia sobre los resultados, las competencias y el comportamiento de un empleado. De este modo, la atención pasa rápidamente de pensar en términos de «correcto o incorrecto» a centrarse en los talentos y en el apoyo específico que se necesita. 4. ¿Qué herramientas se necesitan? Además de los recursos que los empleados necesitan para su desarrollo, un ciclo de entrevistas moderno también requiere herramientas que garanticen que el diálogo deseado se lleve a cabo de forma adecuada y flexible. Analiza, para tus empleados y tu organización, qué herramientas son necesarias para un ciclo de desarrollo ágil y cuál puede ser, por ejemplo, el valor añadido de los cuestionarios modernos de retroalimentación para el diálogo de coaching entre el empleado y el responsable. Al fin y al cabo, ese es el nuevo «Santo Grial».