Envie de mettre en place un cycle d'entretiens moderne ? Voici ce qu'il vous faut !

De plus en plus d’entreprises et d’organisations abandonnent l’entretien d’évaluation classique au profit d’un cycle d’entretiens moderne. Mais comment y parvenir ? Pour cela, il faut mettre l’accent sur les talents et le développement des collaborateurs, dans le cadre d’un dialogue continu avec leur responsable, avec un accompagnement ciblé et des accords clairs sur les résultats. Mais de quoi avez-vous besoin pour y parvenir ?

De la volonté à l’action

L’ancien entretien d’évaluation et l’entretien de performance ne fonctionnent plus. De nombreuses organisations souhaitent moderniser leur cycle d’évaluation et d’entretiens. Pour cela, elles envisagent un accompagnement continu des collaborateurs, avec un retour d’information motivant et ciblé pour leur développement. Cela semble être un objectif noble, mais comment y parvenir ? Après tout, le cycle d'entretiens en lui-même ne constitue pas le « cœur de métier » des collaborateurs. Mais de manière accessible et naturelle, la prise de conscience de leur propre développement et de leurs performances peut tout à fait devenir un sujet d’attention auquel ils se consacrent régulièrement de manière consciente. Non pas parce que « le patron » le leur impose, mais par leurs propres motivations : parce qu’ils le veulent eux-mêmes et qu’ils en perçoivent l’utilité.

Pourquoi un cycle d’entretiens moderne ?

Cela signifie que de nombreuses organisations doivent opérer un changement radical. Mais pourquoi, au juste ? La raison principale est que les collaborateurs et les managers considèrent les entretiens d’évaluation traditionnels comme inutiles. Ces objections ont toutes été mises en évidence par sept années de recherche menées à l’Université libre d’Amsterdam. Le chercheur Kilian Wawoe a écrit un livre à ce sujet, intitulé *Het Nieuwe Belonen* (La nouvelle rémunération). Il y plaide en faveur de la suppression de l’« entretien d’évaluation ». L’entretien d’évaluation, source de démotivation, doit être remplacé par un accompagnement continu accompagné de retours constructifs pour les collaborateurs. « Car l’environnement de travail a profondément changé. Nous travaillons dans des organisations plus horizontales, plus agiles, davantage en équipe, et nous effectuons des tâches plus complexes », explique Wawoe. De nombreux professionnels des ressources humaines reconnaissent ce problème et cherchent désormais de nouvelles voies. Le chercheur (et professeur en ressources humaines) plaide en faveur d’un cycle d’évaluation amélioré et d’une approche plus moderne de la gestion du personnel : plus efficace, plus équitable, plus fluide, avec des échanges bidirectionnels lors des entretiens et des dialogues plus continus entre les collaborateurs et leurs supérieurs.

De l’entretien d’évaluation à l’entretien de développement

La modernisation du cycle d’entretiens est étroitement liée à la manière dont les organisations évaluent leurs collaborateurs. Dans le cadre de « la nouvelle évaluation », elles souhaitent porter un regard différent sur les performances des collaborateurs.

Cycle d’entretiens classique vs. approche moderne

Pendant des décennies, le cycle classique d’entretiens se déroulait à peu près ainsi :

• En début d’année, des objectifs étaient fixés conjointement lors d’un entretien de définition des objectifs ou de planification.
• En milieu d’année, ces objectifs étaient abordés lors d’un entretien de suivi ou d’évaluation.
• À la fin de l’année, venait le « bilan » avec une évaluation des objectifs lors d’un entretien d’évaluation.

Avec ce nouveau système d’évaluation, l’accent n’est plus mis sur l’évaluation, ou le « jugement », pour ceux qui préfèrent employer ce terme, et la rémunération, mais sur le talent et le développement (personnel). L’entretien d’évaluation et l’entretien de performance cèdent ainsi la place à des entretiens de développement entre le responsable hiérarchique et les collaborateurs. Non plus à trois moments isolés par an, mais plus fréquemment, plus courts, plus accessibles et surtout davantage axés sur le coaching. L’objectif est d’instaurer un dialogue plus continu, axé avant tout sur la croissance et le développement. Cela implique donc une nouvelle approche de l’évaluation.

Solutions pour un cycle d’entretiens moderne

En mettant l’accent sur les entretiens de développement dans le cadre d’un cycle d’entretiens moderne, on donne aux collaborateurs beaucoup plus de contrôle sur leur propre développement. Le cycle d’entretiens englobe tous les moments où les responsables échangent avec leurs collaborateurs au sujet de leur développement. Il ne s’agit plus nécessairement de « entretiens » au sens strict du terme. Le dialogue peut s’étendre à un cadre plus large. En effet, un cycle d'entretiens moderne comporte plusieurs moments d'échange et est avant tout un accompagnement flexible et sur mesure pour chaque individu. Cela nécessite un cycle de développement agile. Dans ce cadre, des questionnaires de feedback peuvent être utilisés pour garantir un feedback réellement utile. Et pour aborder des sujets de discussion pertinents lors des moments où les personnes se rencontrent réellement. Il serait dommage de perdre du temps à s’attarder sur des « obligations » procédurales ou à devoir d’abord rechercher les principaux sujets de discussion. Heureusement, les logiciels RH modernes peuvent parfaitement soutenir le cycle agile de développement et d’entretiens. Vous disposez ainsi d’un outil précieux, mais les organisations doivent aller plus loin, car le logiciel n’est qu’un support.

Exemples

Plusieurs de nos clients ont déjà adapté leur cycle. La question principale qui se pose est la suivante : « Ne pourrait-on pas simplifier les choses ? » Dans la pratique, chaque organisation souhaite tout intégrer dans un seul système d’évaluation, et c’est précisément là que réside le piège. Notre expérience a montré qu’il est plus judicieux de procéder étape par étape et de laisser les collaborateurs s’habituer progressivement à un cycle d’entretiens moderne. C'est ainsi que nous avons développé BilaBasic pour les collaborateurs opérationnels d'une entreprise de logistique. Ce programme comprend notamment 5 questions portant sur des thèmes fondamentaux qui, grâce à une préparation en ligne par le collaborateur et son responsable, facilitent un dialogue constructif. Il en résulte une liste d'actions concrètes. Une autre option est l’« Entretien de développement ». Ce cycle de développement agile a été développé par hrmforce pour plusieurs organisations souhaitant accompagner leurs professionnels dans leur croissance et leur développement. Le collaborateur est invité à réfléchir lui-même à son développement. Étape par étape, les collaborateurs sont accompagnés tout au long d’un processus. Ce processus peut être lancé à tout moment et dépend du poste défini, du responsable, des compétences et des domaines de résultats. Toutes les solutions de développement peuvent être combinées avec nos questionnaires psychométriques .

Mettre en place un cycle d’entretiens moderne

Pour placer l’individu au centre, il faut pouvoir adapter de manière flexible l’ensemble du cycle de développement de l’organisation en conséquence. On passe ainsi d’un processus unilatéral, impulsé par l’organisation ou le responsable, à un processus plus collectif. Le manager et le collaborateur définissent ensemble les objectifs et la ligne de conduite, et en assument conjointement la responsabilité.

4 étapes vers un cycle d’entretiens moderne

Pensez au moins à ces étapes : 1. Entamez le dialogue Tout commence par un dialogue entre le collaborateur et son responsable sur ses talents, ses compétences et ses ambitions. Où souhaite-t-il en être dans trois ans ? Et comment l’organisation peut-elle l’aider à concrétiser ces ambitions ? Et comment donner aux collaborateurs les clés nécessaires pour y parvenir ? Réfléchissez-y et voyez comment intégrer cela dans le parcours de développement personnel de chacun. Examinez également comment les questionnaires de feedback peuvent vous y aider. C’est ainsi que l’on franchit le pas vers un feedback motivant et ciblé. 2. Fixez des accords sur les résultats à court terme Quiconque opte pour un cycle d’entretiens moderne souhaite entretenir un dialogue continu, ponctué d’échanges et de contacts significatifs entre le collaborateur et son responsable. Le talent et le développement (personnel) occupent une place centrale, mais vous fixez également des objectifs de résultats. Il s’agit là d’une condition essentielle pour le nouveau système de rémunération et pour que le nouveau cycle d’entretiens agile soit réellement ciblé et concret. Ne vous concentrez pas uniquement sur le long terme, mais fixez surtout des objectifs à court terme, par exemple chaque trimestre. 3. Passer du jugement au développement Lors de l’évaluation des objectifs, l’entretien de développement doit rester au cœur du processus. Évitez qu’un nouvel entretien d’évaluation, voire un « entretien de jugement » perçu comme tel, ne se mette en place. Discutez ouvertement et honnêtement de ce qui fonctionne bien, de ce qui peut être amélioré et de ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs fixés. Ne vous concentrez pas principalement sur les KPI, mais engagez une discussion approfondie sur les résultats, les compétences et le comportement d’un collaborateur. Ainsi, l’attention se détourne rapidement d’une vision « tout noir ou tout blanc » pour se concentrer sur les talents et le soutien ciblé nécessaire. 4. Quels outils sont nécessaires ? Outre les ressources dont les collaborateurs ont besoin pour leur développement, un cycle d’entretiens moderne nécessite également des outils permettant de mener le dialogue souhaité de manière efficace et flexible. Déterminez, pour vos collaborateurs et votre organisation, quels outils sont nécessaires à un cycle de développement agile et quelle peut être, par exemple, la valeur ajoutée des questionnaires de feedback modernes pour le dialogue de coaching entre le collaborateur et son responsable. C’est en effet le nouveau « Saint Graal ».