Zeit für einen modernen Gesprächszyklus? Das brauchst du dafür!

Immer mehr Unternehmen und Organisationen verabschieden sich vom klassischen Leistungs- und Beurteilungsgespräch und entscheiden sich für einen modernen Gesprächszyklus. Aber wie lässt sich das umsetzen? Der Fokus liegt dabei auf den Talenten und der Entwicklung der Mitarbeiter im Rahmen eines kontinuierlichen Dialogs mit ihrem Vorgesetzten. Mit zielgerichtetem Coaching und klaren Ergebnisvereinbarungen. Aber was braucht man dafür?

Vom Wollen zum Handeln

Das alte Beurteilungsgespräch und das Leistungsgespräch funktionieren nicht mehr. Viele Unternehmen möchten ihren Beurteilungs- und Gesprächszyklus modernisieren. Dazu denken sie an ein kontinuierliches Coaching der Mitarbeiter mit motivierendem und zielgerichtetem Feedback für deren Entwicklung. Das klingt nach einem hehren Ziel, aber wie lässt sich das umsetzen? Schließlich ist der Gesprächszyklus selbst nicht das „Kerngeschäft“ der Mitarbeiter. Aber auf eine leicht zugängliche und organische Weise kann das Bewusstsein für die eigene Entwicklung und Leistung durchaus ein Schwerpunkt sein, mit dem sie sich auch regelmäßig bewusst beschäftigen. Nicht, weil es „der Chef“ verlangt, sondern aus eigenem Antrieb: weil sie es selbst wollen und den Nutzen darin erkennen.

Warum ein moderner Gesprächszyklus?

Das bedeutet, dass viele Unternehmen einen erheblichen Wandel vollziehen müssen. Aber warum eigentlich? Der wichtigste Grund ist, dass sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte die traditionellen Beurteilungsgespräche für sinnlos halten. Diese Einwände gingen alle aus einer siebenjährigen Studie an der Freien Universität hervor. Der Forscher Kilian Wawoe hat dazu das Buch „Het Nieuwe Belonen“ (Die neue Belohnung) geschrieben. Darin plädiert er für die Abschaffung des „Beurteilungsgesprächs“. Das demotivierende Beurteilungsgespräch muss durch kontinuierliches Coaching mit motivierendem Feedback für die Mitarbeiter ersetzt werden. „Denn das Arbeitsumfeld hat sich grundlegend verändert. Wir arbeiten in flacheren Organisationen, agiler, stärker im Team und unsere Arbeit ist komplexer geworden“, so Wawoe. Viele Personalfachleute erkennen das Problem und suchen nun nach neuen Wegen. Der Forscher (und HR-Dozent) plädiert für einen besseren Beurteilungszyklus und einen moderneren Umgang mit den Mitarbeitern: effektiver, fairer, reibungsloser, mit einem gegenseitigen Austausch in den Gesprächen und kontinuierlicheren Gesprächen zwischen Mitarbeitern und Führungskräften.

Vom Beurteilungsgespräch zum Entwicklungsgespräch

Die Modernisierung des Gesprächszyklus hängt eng mit der Art und Weise zusammen, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter bewerten. Für „die neue Bewertung“ wollen sie die Leistungen der Mitarbeiter auf eine andere Art und Weise betrachten.

Klassischer Gesprächszyklus vs. moderner Ansatz

Jahrzehntelang lief der klassische Gesprächszyklus in etwa so ab:

• Zu Beginn des Jahres wurden in einem Ziel- oder Planungsgespräch gemeinsam Ziele festgelegt.
• Zur Jahresmitte wurden die Ziele in einem Fortschritts- oder Leistungsgespräch besprochen.
• Am Jahresende folgte die „Abrechnung“ mit einer Bewertung der Ziele in einem Beurteilungsgespräch.

Bei der neuen Art der Beurteilung verlagert sich der Fokus von der Beurteilung, oder „Verurteilung“, wie manche es lieber nennen, und der Belohnung hin zu Talent und (persönlicher) Entwicklung. Das Beurteilungs- und Leistungsgespräch weicht dabei Entwicklungsgesprächen zwischen Führungskraft und Mitarbeitern. Nicht mehr zu drei isolierten Zeitpunkten im Jahr, sondern häufiger, kürzer, zugänglicher und vor allem stärker coachend. Mit dem Ziel eines kontinuierlicheren Dialogs, der sich vor allem um Wachstum und Entwicklung dreht. Dazu gehört auch eine neue Art der Beurteilung.

Lösungen für einen modernen Gesprächszyklus

Der Fokus auf Entwicklungsgespräche im Rahmen eines modernen Gesprächszyklus gibt den Mitarbeitern selbst viel mehr Kontrolle über ihre Entwicklung. Der Gesprächszyklus umfasst alle Momente, in denen Führungskräfte mit ihren Mitarbeitern über deren Entwicklung in Kontakt treten. Das müssen nicht mehr nur im wörtlichen Sinne „Gespräche“ sein. Der Dialog kann breiter geführt werden. Ein moderner Gesprächszyklus umfasst schließlich mehrere Kontaktmomente und ist vor allem flexibel auf den Einzelnen zugeschnitten. Das erfordert einen agilen Entwicklungszyklus. Dabei können Feedback-Fragebögen eingesetzt werden, um wirklich wertvolles Feedback zu gewährleisten. Und um relevante Gesprächsthemen bereitzustellen, wenn sich die Menschen tatsächlich persönlich unterhalten. Es ist Zeitverschwendung, sich dann mit verfahrenstechnischen „Pflichtaufgaben“ aufzuhalten oder erst nach den wichtigsten Gesprächsthemen suchen zu müssen. Moderne HR-Software kann den agilen Entwicklungs- und Gesprächszyklus glücklicherweise perfekt unterstützen. Damit hat man ein wertvolles Werkzeug zur Hand, doch Unternehmen müssen weitere Schritte unternehmen, denn die Software ist nur ein Hilfsmittel.

Beispiele

Einige unserer Kunden haben ihren Zyklus bereits angepasst. Die wichtigste Frage, die dabei gestellt wird, lautet: Geht es nicht einfacher! In der Praxis möchte jedes Unternehmen alles in ein einziges Beurteilungssystem integrieren, und genau darin liegt die Falle. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass es sinnvoller ist, den Zyklus Schritt für Schritt aufzubauen und die Mitarbeiter an einen modernen Gesprächszyklus gewöhnen zu lassen. So haben wir für ein Logistikunternehmen das BilaBasic für dessen operative Mitarbeiter entwickelt. Dieses besteht unter anderem aus 5 Fragen zu grundlegenden Kernthemen, die auf der Grundlage einer Online-Vorbereitung durch Mitarbeiter und Vorgesetzten ein konstruktives Gespräch ermöglichen. Dies führt zu einer konkreten Maßnahmenliste. Eine weitere Option ist das Entwicklungsgespräch. Dieser agile Entwicklungszyklus wurde von hrmforce für eine Reihe von Unternehmen entwickelt, die Fachkräfte in ihrem Wachstum und ihrer Entwicklung unterstützen möchten. Der Mitarbeiter wird dazu eingeladen, sich selbst Gedanken über seine Entwicklung zu machen. Schritt für Schritt werden die Mitarbeiter durch einen Prozess begleitet. Der Prozess kann jederzeit gestartet werden und richtet sich nach der festgelegten Position, dem Vorgesetzten, den Kompetenzen und den Ergebnisbereichen. Alle Entwicklungslösungen lassen sich mit unseren psychometrischen Fragebögen kombinieren.

Einen modernen Gesprächszyklus implementieren

Wer den Menschen in den Mittelpunkt stellen will, muss den gesamten Entwicklungszyklus der Organisation flexibel darauf abstimmen können. So gelangt man von einem einseitigen, von der Organisation oder der Führungskraft ausgehenden Prozess zu einem eher kollektiven Prozess. Führungskraft und Mitarbeiter legen dabei gemeinsam die Ziele und die Richtung fest und tragen auch gemeinsam die Verantwortung dafür.

4 Schritte zu einem modernen Gesprächszyklus

Beachten Sie dabei auf jeden Fall folgende Schritte: 1. Den Dialog beginnen Es beginnt mit dem Dialog zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem über seine (oder ihre) Talente, Kompetenzen und Ambitionen. Wo möchte jemand in drei Jahren stehen? Und wie kann das Unternehmen dabei helfen, diese Ambitionen zu verwirklichen? Und wie vermittelt man den Mitarbeitern die Einsicht, was dafür erforderlich ist? Denken Sie darüber nach und prüfen Sie, wie dies im persönlichen Entwicklungsprozess einer Person festgehalten werden kann. Prüfen Sie auch, wie Feedback-Fragebögen dabei Unterstützung bieten können. So wird der Schritt hin zu motivierendem und zielgerichtetem Feedback vollzogen. 2. Treffen Sie kurzfristige Ergebnisvereinbarungen Wer sich für einen modernen Gesprächszyklus entscheidet, möchte einen kontinuierlichen Dialog mit sinnvollen Gesprächen und Kontakten zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem führen. Talent und die (persönliche) Entwicklung stehen im Mittelpunkt, aber man trifft auch Ergebnisvereinbarungen. Das ist eine wichtige Voraussetzung für das neue Vergütungssystem und dafür, den neuen agilen Gesprächszyklus zielgerichtet und konkret zu gestalten. Betrachten Sie dabei nicht nur die längerfristige Perspektive, sondern treffen Sie vor allem auch kurzfristige Ergebnisvereinbarungen, zum Beispiel pro Quartal. 3. Vom (Beurteilen) zum Entwickeln Bei der Bewertung von Ergebnisvereinbarungen muss auch das Entwicklungsgespräch weiterhin im Vordergrund stehen. Vermeiden Sie, dass ein neues Beurteilungsgespräch oder gar, emotional gesehen, ein „Verurteilungsgespräch“ entsteht. Besprechen Sie offen und ehrlich, was gut läuft, was verbessert werden kann und was nötig ist, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Konzentrieren Sie sich nicht in erster Linie auf die KPIs, sondern führen Sie ein umfassendes Gespräch über die Ergebnisse, Kompetenzen und das Verhalten eines Mitarbeiters. So verlagert sich der Fokus schnell vom Denken in „richtig oder falsch“ hin zu den Talenten und der notwendigen zielgerichteten Unterstützung. 4. Welche Hilfsmittel werden benötigt? Neben den Hilfsmitteln, die Mitarbeiter für ihre Entwicklung benötigen, braucht ein moderner Gesprächszyklus auch Tools, um sicherzustellen, dass der gewünschte Dialog gut und flexibel geführt werden kann. Prüfen Sie für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen, welche Tools für einen agilen Entwicklungszyklus erforderlich sind und welchen Mehrwert beispielsweise moderne Feedback-Fragebögen für den coachenden Dialog zwischen Mitarbeiter und Führungskraft bieten können. Das ist schließlich der neue „heilige Gral“.