Het planningsgesprek: onmisbaar voor elke onderneming
Planningsgesprek voeren
Het wil nog wel eens gebeuren dat werknemers schrikken als tijdens een functionerings- of waarderingsgesprek blijkt dat de werkgever bepaald niet tevreden is en meent dat werknemer de doelstellingen het afgelopen jaar niet behaald heeft. Dat werknemer schrikt van het feit dat hij het afgelopen jaar eigenlijk een diploma had moeten behalen en dat de werknemer pas tijdens het functioneringsgesprek hoort wat eigenlijk de doelstellingen van de onderneming nou eigenlijk precies zijn. En toch worden de werknemers er op aangesproken. Verstandiger is om bij aanvang van elk jaar een planningsgesprek met werknemers te houden, in aanloop naar het later dat jaar te houden functioneringsgesprek.
Tijdens een planningsgesprek bespreken medewerker en leidinggevende samen de mogelijkheden en uitdagingen voor de toekomst en formuleren dit vervolgens in een aantal concrete doelstellingen. Zo ontstaat een van beide kanten geaccepteerde overeenkomst die de gemaakte afspraken een formeel karakter geven. Het planningsgesprek staat aan het begin van een gesprekscyclus waarvan ook het evaluatiegesprek en beoordelingsgesprek deel uitmaken. Samen vormen ze het ontwikkelgesprek. Talentontwikkeling is belangrijker dan ooit voor organisaties. Stilstaan betekent achteruitgang. Kun je ontwikkeling plannen en hoe doe je dat dan? Hieronder volgen 5 tips voor een goed planning- en ontwikkelgesprek.
1. Ga uit van gelijkwaardigheid
Een goed gesprek voeren, is zo eenvoudig nog niet. Mensen kunnen vaak slecht naar elkaar luisteren en hebben snel een oordeel klaar. Vaak is dat oordeel maar voor een deel bepaald door de inhoud van het gesprek. Er zijn romans vol geschreven over de onmogelijkheid van het menselijk contact. Ook tijdens een planningsgesprek begin je eigenlijk al verkeerd. Er is, hoe je het ook wendt of keert, sprake van scheve verhoudingen. Hiërarchisch gezien gaat de leidinggevende het gesprek in vanuit een hogere positie. De verleiding om neer te kijken is dus altijd aanwezig. Moderne organisaties nemen echter vandaag de dag steeds meer afstand van de ouderwetse hiërarchische structuren. Een gesprek moet daarom plaatsvinden op basis van gelijkwaardigheid. Doelstellingen bepaal je door vooral goed te luisteren naar wat medewerkers zelf te vertellen hebben en dat vervolgens te vergelijken met je eigen doelstellingen. Zo kun je waar nodig bijsturen.
2. Wees duidelijk over het doel en nut van het gesprek
Dat jij het voeren van planning-, evaluatie- en beoordelingsgesprekken, belangrijk vindt, wil nog niet zeggen dat je medewerkers daar ook zo over denken. Maak daarom van te voren duidelijk waarom een ontwikkelgesprek belangrijk is voor zowel de organisatie als de medewerker zelf. Leg uit waarom jouw organisatie talentontwikkeling hoog in het vaandel heeft staan en hoe medewerkers daarin zelf hun eigen verantwoordelijkheid kunnen en moeten nemen. Leg als werkgever ook uit wat het verschil is tussen een plannings- en functioneringsgesprek en wat de rol van het planningsgesprek is in de individuele gesprekscyclus van een werknemer.
Wanneer het nut van de gesprekscyclus duidelijk is, moet helder worden geformuleerd wat het doel is van dit specifieke gesprek. Bij planningsgesprekken spreek je een aantal verwachtingen uit en stel je verschillende doelen. De geformuleerde doelstellingen moeten sowieso het resultaat zijn van een tweerichtingsgesprek waarin wederzijdse verwachtingen, ideeën en wensen aan de orde komen. De omschreven doelen moeten wel concreet zijn. Wanneer een doelstelling zich beperkt tot ‘meer initiatief tonen of pro-actiever zijn’, kan de medewerker daar alle kanten mee op. Het is dan lastig om te meten in hoeverre de doelstelling wordt behaald.
3. Stel SMART doelstellingen
Hoeveel tijd mag je besteden aan een klant, hoeveel werkbezoeken leg je per maand af? Wanneer je doelstellingen gaat formuleren, is het van belang dat je ze kunt controleren. Je moet ze ‘SMART’ maken en bij elke doelstelling de vraag stellen of deze Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden is. Je wilt antwoorden op vragen als: is de doelstelling concreet genoeg, is deze haalbaar en wanneer moet het gerealiseerd zijn? In plaats van acceptabel, kan de A overigens ook ambitieus (is er sprake van verandering?) of actiegericht betekenen. Belangrijk is dat beide partijen hun zegje kunnen doen. Voor de werkgever is het daarnaast van belang het gesprek op tijd te plannen, waardoor beide partijen de dialoog ook goed voor kunnen bereiden.
Wil je nog completer te werk gaan? Kies dan voor SMARTER. De E staat voor ecologisch dat in dit geval betrekking heeft op het feit of de doelstelling aansluit bij de ervaring, capaciteit en leefwereld van de medewerker. De R staat voor relevant. In dat geval toets je of de doelstelling van waarde is voor de organisatie. Smart, ofwel slim kan overigens ook betekenen dat je het juist simpel houdt en je vooral concentreert op de meetbaarheid van de doelstelling en de mate waarin deze concreet is.
4. Leg de nadruk op het positieve
Het is makkelijk om tijdens ontwikkelgesprekken de nadruk te leggen op de dingen die misgaan en beter moeten. Wanneer je talentontwikkeling echter serieus neemt en even stil staat bij de betekenis van het woord, dan is al snel duidelijk dat de focus juist op de goede eigenschappen moet zijn gericht. Door de nadruk te leggen op het positieve, geef je de medewerker niet alleen vertrouwen, je stimuleert ook om het talent (daar waar iemand al goed in is) steeds verder te ontwikkelen en te perfectioneren. Je bouwt voort op datgene wat al goed gaat. Zo kun je je richting je medewerker afvragen, hoe kan ik ervoor zorgen dat je je nog prettiger voelt bij de werkzaamheden die je doet? Hoe kun je jouw sterke punten optimaal inzetten voor de organisatie? Voor de medewerker geldt een zelfde soort vraag: hoe kan ik het beste uit mijzelf halen en mijn talent optimaal ontwikkelen en belangrijk zijn voor de organisatie? De positieve invalshoek werkt naar beide kanten en leidt tot het beste resultaat: een optimale bijdrage aan de doelstellingen van de organisatie.
5. Plan een vervolggesprek
De werkgever zal bij het gesprek uitgaan van de doelen die het bedrijf gesteld heeft. De individuele doelstellingen van werknemers zijn daar vervolgens een afgeleide van en uiteraard moet de lat niet te hoog gelegd worden Er dient dus rekening gehouden te worden met de competenties van de werknemer.
Alle afspraken worden op papier gezet en uiteraard ter goedkeuring aan de werknemer voorgelegd. Daarna is het vooral van belang je ook echt aan de gemaakte afspraken te houden. Het is handig en goed gebruik te maken van een planningsformulier. Stel samen met de werknemer meteen een ook vervolggesprek in de vorm van een functioneringsgesprek voor.
Een startgesprek aan het begin van het kalenderjaar is onmisbaar voor elke onderneming. Samen doelen bepalen en die vastleggen, de verwachtingen naar elkaar uitspreken en de werknemer de ruimte geven om zijn zegje te doen zorgen vaak voor beter gemotiveerde mensen die bovendien precies weten wat er van ze verwacht wordt en waar ze aan moeten voldoen. Een planningsgesprek is het ideale voorbereidingsgesprek op het latere en ook belangrijke functioneringsgesprek.
