fbpx

Haal de sleur uit beoordelingsgesprekken met maatwerk gesprekscyclus

Auteur: Floor Hendriks | Published on: dinsdag 4 januari 2022 | Last updated on: dinsdag 4 januari 2022

beoordelingsgesprek hrmforce

 

Veel bedrijven willen de gesprekscyclus met medewerkers moderniseren. Vooral de klassieke beoordelingsgesprekken zijn een ‘sleur’ geworden en blijken niet effectief voor persoonlijke groei en teamontwikkeling. De gesprekken zouden flexibeler, eenvoudiger en meer op maat moeten plaatsvinden. Die wens en de wil zijn er, maar het écht doen, wordt vaak nog ‘even’ vooruitgeschoven. Vooral omdat de juiste tool ontbreekt voor HRM, leidinggevenden en medewerkers. Een complete online ontwikkelomgeving biedt uitkomst.

Oude aanpak is zinloos en demotiverend

Het oude beoordelingsgesprek en functioneringsgesprek functioneren niet meer. Dat de traditionele gesprekscyclus van ‘functioneren en beoordelen’ demotiverend en zelfs averechts werkt, hebben veel onderzoeken de afgelopen jaren al aangetoond. De Vrije Universiteit in Amsterdam deed er zeven jaar onderzoek naar. Belangrijke conclusie: medewerkers én leidinggevenden vinden de traditionele beoordelingsgesprekken zinloos: een verspilling van tijd en geld. En ze vinden het ook demotiverend en oneerlijk. Dat laatste omdat veel andere factoren ook een rol spelen bij de beoordeling. Onderzoeker Kilian Wawoe pleit in zijn boek ‘Het Nieuwe Belonen’ daarom voor afschaffing van het ‘veroordelingsgesprek’. En voor een betere en moderne gesprekscyclus: effectiever, eerlijker, vlotter, met tweerichtingsverkeer in gesprekken en het liefst meer continue gesprekken tussen manager en medewerker.

Ergernis in moderne werkomgeving

Veel bedrijven willen de omslag wel maken, maar blijven dit ook regelmatig ‘nog een jaartje’ uitstellen. Want hoe maak je de omslag in de praktijk? En ook het ontbreken van de juiste hulpmiddelen zien ze vaak nog als ‘drempel’. Dan houden ze voor de zekerheid liever nog ‘even’ vast aan het oude systeem omdat het transparant is en iedereen het kent. Tot ergernis van de medewerkers en leidinggevenden.
Want de oude gesprekscyclus – die al decennia bestaat – is echt niet langer houdbaar, stelt ook ontwikkelexpert en onderwijskundige Annet van Duren. “De traditionele gesprekscyclus is eigenlijk altijd een teleurstelling. Medewerkers ervaren het meer als een veroordelingsgesprek en gaan gedemotiveerd terug aan het werk.” Zij pleit ook voor een moderne gesprekscyclus op basis van ontwikkelgerichte gesprekken.

De oude traditionele aanpak past ook niet meer bij de snellere en meer flexibele werkomgeving van nu. Vaak worden in januari doelstellingen bepaald om in december te beoordelen of een medewerker ze heeft gehaald. Daarbij wordt geen rekening gehouden met de uitdagingen en complexiteit van het werk. Dan zijn de doelstellingen in februari of maart vaak alweer achterhaald.

Vaker een kort gesprekje

In een moderne gesprekscyclus zonder de oude sleur van opgelegde beoordelingsgesprekken kunnen medewerkers zelf ook een grotere rol krijgen. Zowel binnen het beoordelingssysteem als de regie van hun eigen ontwikkeling, bepleit expert Jacco van den Berg in zijn boek Het Nieuwe Beoordelen. “Laat ze meedenken over hun eigen ontwikkeling. Bij het bepalen van doelen kun je vragen welke bijdrage ze zelf denken te leveren de komende beoordelingsperiode.” Dat kan bijvoorbeeld in een planningsgesprek aan het begin van een jaar, maar ook op andere momenten.
De auteur pleit ook voor meer beoordelingsmomenten. “Een continue dialoog is beter. Niet een keer per jaar dat verplichte ritueel afwerken, maar regelmatig korte krachtige gesprekjes waarin je vooruitblikt. Het is natuurlijk heel raar dat een werknemer na zes maanden of een jaar pas te horen krijgt dat iets niet goed gaat. Als je vaker korte gesprekjes hebt over iemands rol, kan hij sneller verbeteren.”
Bij de modernisering van de beoordelings- en gesprekscyclus zetten veel organisaties in op meer doorlopende coaching van medewerkers met motiverende en doelgerichte feedback voor hun ontwikkeling. Dus zonder beoordelingsgesprek omdat het moet van ‘de baas’, maar vanuit autonome drijfveren: omdat medewerkers het zelf willen én het nut ook zelf ervaren.

Eén flexibel ontwikkelplatform

Deze gewenste meer hedendaagse aanpak vereist wel een nieuw ‘ontwikkelsysteem’ dat de beoogde eenvoud, flexibiliteit en het persoonlijke maatwerk goed faciliteert. Het liefst één platform waarop alle acties, documenten, prestaties en rapporten overzichtelijk gebundeld zijn. En als het even kan met een online dashboard dat (realtime) inzicht geeft in de prestaties van medewerkers en de organisatie. Moderne online tools maken dit mogelijk, zoals Hrmforce Development. Dit fungeert als één complete en efficiënte oplossing voor het faciliteren van individuele en teamontwikkeling en (team)prestaties. Een complete set aan hulpmiddelen voor HRM, leidinggevenden en medewerkers die hen de mogelijkheid geeft om een ontwikkelproces op maat in te richten.

De gebruikers benutten dit voor het beheer van (tussentijdse) beoordelingen en andere gesprekken en bijvoorbeeld om te werken met competentiemodellen. Ze kunnen er individuele ontwikkelplannen mee genereren, sterktes en zwaktes analyseren of bijvoorbeeld 90 of 360 graden feedback mee organiseren. Met zo’n complete omgeving hoeft het ‘ontbreken van een technisch hulpmiddel’ dus geen obstakel meer te zijn.

Nieuwe wegen inslaan

Met deze insteek kunnen organisaties dus echt nieuwe wegen inslaan met hun gesprekscyclus en beoordelingsgesprekken. Het opent ook nieuwe deuren voor de organisatie, medewerkers en managers. Het is dan vooral een kwestie van kiezen hoe je de nieuwe aanpak inzet. Dat kan gefaseerd door eenvoudig te beginnen. Door de tijd kunnen dan extra mogelijkheden worden toegevoegd. Dat is uiteraard afhankelijk van je organisatiedoelstellingen en organisatieontwikkelingen.

Je kunt daar ook best ‘ver’ in gaan. Een mooi voorbeeld is het IT-bedrijf Computest. Deze zelfsturende organisatie met zo’n honderd medewerkers liet de traditionele beoordelingsgesprekken los. Hier zijn collega’s binnen de verschillende teams elkaar gaan beoordelen. De organisatie deed zelf onderzoek naar hoe hun mensen onderling het best feedback geven en ontvangen. Bij 1- op-1-gesprekken bleken mensen sneller zenuwachtig en schoten ze bij negatieve feedback al snel in de verdediging. “Een gesprek met een collega geeft meer lucht om te zeggen wat je er nou echt van vindt. We spreken ook vooral uit wat goed gaat en wat we van elkaar waarderen, iets wat je doorgaans niet dagelijks doet”, aldus oprichter Hartger Ruijs van Computest in zijn uitleg.

Klanten betrekken bij medewerkersbeoordeling

Wie nog verder wil gaan, kan ook klanten een rol geven bij de beoordeling van medewerkers, zoals bij 360 graden feedback ook regelmatig gebeurt. Het Brabantse Ingenieursbureau Coenradie ging nog een stap verder en koppelde de prestaties van de medewerkers direct aan de klanttevredenheid. Vanuit dit bureau zorgen vijftig medewerkers over de hele wereld voor meetoplossingen in diverse sectoren. Het meten van hun eigen klanttevredenheid zorgt ervoor dat de dienstverlening continu geoptimaliseerd kan worden.
De resultaten worden intern gedeeld, maar wel op een losse manier en vanuit teamprestaties. De uitkomsten worden intern realtime en ongecensureerd getoond op de startpagina van de intranetomgeving. Als een klant dat wil met de afzender erbij. Medewerkers kunnen er intern op reageren. En als het nodig is, nemen ze direct contact op met de klant. De klanttevredenheid stijgt hierdoor en medewerkers krijgen een bonus voor iedere keer dat een klant het cijfer 10 geeft. En dat gebeurt steeds vaker. “De gemiddelde klantwaardering stijgt ook door de tijd. Wij weten nu hoe tevreden klanten zijn over ieder project én waarom. Als het nodig is, kunnen we direct actie ondernemen en klanten waarderen dat”, aldus directeur Wouter Coenradie.

Zover hoef je als organisatie natuurlijk niet te gaan. Een moderne gesprekscyclus moet vooral gedragen worden door een platform dat de gewenste flexibiliteit en het gewenste maatwerk rond de gesprekken faciliteert. Zeker ook als dit meer korte coachende gesprekken worden.

 

Floor Hendriks

Floor heeft een royale ervaring in het adviseren en implementeren van (online) HR instrumenten en diensten. Al meer dan tien jaar specialiseert hij zich in het benutten van online assessments en tools voor talent management uitdagingen in de HR cyclus met als doel de prestaties van medewerkers en organisaties te verhogen.