Het planningsgesprek: onmisbaar voor elke onderneming
Planningsgesprek voeren
Het komt vaak voor dat werknemers schrikken tijdens een functioneringsgesprek. Dan blijkt plotseling dat de werkgever niet tevreden is. De werknemer hoort dan pas wat de doelstellingen waren en wat er verwacht werd. Dit kun je voorkomen door aan het begin van elk jaar een planningsgesprek te houden.
Tijdens een planningsgesprek bespreken medewerker en leidinggevende samen de plannen voor het komende jaar. Ze maken concrete afspraken en stellen duidelijke doelen. Dit gesprek is het begin van een cyclus die ook het evaluatiegesprek en beoordelingsgesprek bevat. Samen vormen ze het ontwikkelgesprek.
Talentontwikkeling wordt steeds belangrijker. Stilstaan betekent achteruitgaan. Hier zijn 5 tips voor een goed planningsgesprek.
1. Ga uit van gelijkwaardigheid
Een goed gesprek voeren is niet altijd makkelijk. Mensen luisteren vaak slecht naar elkaar en oordelen te snel. In een planningsgesprek lijkt er sprake van ongelijke verhoudingen – de leidinggevende staat hoger in de hiërarchie.
Moderne organisaties stappen echter steeds meer af van oude hiërarchische structuren. Het gesprek moet daarom plaatsvinden op basis van gelijkwaardigheid. Luister goed naar wat medewerkers zelf vertellen. Vergelijk dit met je eigen doelstellingen en stuur waar nodig bij.
2. Wees duidelijk over het doel en nut van het gesprek
Dat jij planningsgesprekken belangrijk vindt, betekent niet dat je medewerkers er ook zo over denken. Maak daarom van tevoren duidelijk waarom een ontwikkelgesprek belangrijk is voor:
- De organisatie
- De medewerker zelf
Leg uit waarom jouw organisatie talentontwikkeling belangrijk vindt. Vertel hoe medewerkers hun eigen verantwoordelijkheid kunnen nemen. Leg ook het verschil uit tussen een plannings- en functioneringsgesprek.
Het doel van het specifieke gesprek moet helder zijn. Bij planningsgesprekken spreek je verwachtingen uit en stel je doelen. Deze doelstellingen moeten het resultaat zijn van een tweerichtingsgesprek. Beide partijen brengen hun verwachtingen, ideeën en wensen in.
De doelen moeten concreet zijn. Een doelstelling als ‘meer initiatief tonen’ is te vaag. De medewerker kan daar alle kanten mee op en het is lastig te meten.
3. Stel SMART doelstellingen
Wanneer je doelstellingen formuleert, moet je ze kunnen controleren. Maak ze ‘SMART’:
- Specifiek: Is de doelstelling concreet genoeg?
- Meetbaar: Kun je meten wat het resultaat is?
- Acceptabel: Zijn beide partijen het ermee eens?
- Realistisch: Is de doelstelling haalbaar?
- Tijdsgebonden: Wanneer moet het klaar zijn?
Voor een nog completere aanpak kun je kiezen voor SMARTER:
- Ecologisch: Sluit de doelstelling aan bij de ervaring en capaciteit van de medewerker?
- Relevant: Is de doelstelling waardevol voor de organisatie?
Plan het gesprek op tijd, zodat beide partijen zich goed kunnen voorbereiden.
4. Leg de nadruk op het positieve
Het is makkelijk om tijdens ontwikkelgesprekken te focussen op wat misgaat. Maar talentontwikkeling betekent juist dat je de nadruk legt op de goede eigenschappen. Door het positieve te benadrukken geef je de medewerker vertrouwen en stimuleer je verdere ontwikkeling.
Bouw voort op wat al goed gaat. Stel jezelf als leidinggevende de vraag: “Hoe kan ik ervoor zorgen dat je je nog prettiger voelt bij je werk?” En: “Hoe kun je jouw sterke punten optimaal inzetten?”
Voor de medewerker geldt: “Hoe kan ik het beste uit mezelf halen en belangrijk zijn voor de organisatie?” Deze positieve benadering werkt voor beide kanten en levert het beste resultaat op.
5. Plan een vervolggesprek
De werkgever gaat uit van de doelen die het bedrijf heeft gesteld. De individuele doelstellingen van werknemers vloeien daaruit voort. Let wel op dat je de lat niet te hoog legt. Houd rekening met de competenties van de werknemer.
Zet alle afspraken op papier en leg ze ter goedkeuring voor aan de werknemer. Daarna is het belangrijk dat je je aan de gemaakte afspraken houdt. Gebruik een planningsformulier om alles vast te leggen. Plan meteen ook een vervolggesprek in de vorm van een functioneringsgesprek.
Conclusie
Een startgesprek aan het begin van het jaar is onmisbaar voor elke organisatie. Door samen doelen te bepalen en verwachtingen uit te spreken krijg je beter gemotiveerde mensen. Ze weten precies wat er van ze verwacht wordt. Een planningsgesprek is de ideale voorbereiding op het latere functioneringsgesprek.
