5 Tipps zum Sparen mit hochwertigem Personalmanagement

Aufgrund der hohen Inflation und der gestiegenen Energie- und Rohstoffpreise achten Unternehmen im Jahr 2023 besonders auf ihre Ausgaben. Gleichzeitig bleiben eine sorgfältige Auswahl und die Weiterentwicklung der Mitarbeiter weiterhin von entscheidender Bedeutung. Wer hierfür HR-Tools wie Online-Tests und Fragebögen nutzt, kann möglicherweise effizienter arbeiten, indem er diese auf einer einzigen Plattform bündelt. So können Sie die Qualität aufrechterhalten und mit weniger Geld dasselbe erreichen oder mit demselben Budget mehr erreichen. Beachten Sie dabei unbedingt diese fünf Punkte.

Wie sparen Unternehmen?

Aufgrund der gestiegenen Kosten prüfen in diesem Jahr etwa 60 Prozent der Unternehmen, wie sie Einsparungen erzielen können, wie diese Umfrage des HR-Dienstleisters Acerta unter 1.200 Arbeitgebern zeigt. Vor allem die Energiekosten werden genau im Auge behalten (41 Prozent), und wo nötig, wird beim Verbrauch gespart. Auch die Personalkosten werden unter die Lupe genommen (18 Prozent), doch hier gehen Arbeitgeber vorsichtig vor, da dies unmittelbar zu Lasten der Wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt gehen kann. Dabei bleibt der Personalmangel, auch während und nach dieser „schwierigen Phase“, in vielen Branchen groß, vor allem aufgrund des anhaltenden Abgangs älterer Arbeitnehmer in den kommenden Jahren. Zudem geben 90 Prozent der Unternehmen an, dass Kosteneinsparungen bei Energie, sonstigen Rohstoffen und Lohnkosten „nicht möglich“ sind. Daher rechnet eine große Mehrheit damit, Preiserhöhungen durchzuführen, doch nur 13 Prozent gehen davon aus, dass dies ihre steigenden Kosten deckt, wie diese Untersuchung der Van Lanschot-Bank zeigt. Diese Untersuchung zeigt auch, dass Unternehmen nicht bei Innovationen sparen werden, da sie diese gerade dringend benötigen.

Einsparen und wachsen durch Digitalisierung

Digitalisierung und andere Innovationen sind ebenfalls wichtig, um effizienter und effektiver zu arbeiten und produktiver zu sein. Auf diese Weise konnte Shell in drei Jahren Milliarden einsparen. Dies ist aber auch in kleinerem Maßstab möglich. Die digitale Transformation wurde nicht ohne Grund in Gang gesetzt. Im Mittelpunkt stehen dabei die Digitalisierung und Optimierung von Arbeitsprozessen. Tatsächlich sprechen wir hier von der Vierten Industriellen Revolution (auch bekannt als: Industrie 4.0), die derzeit stattfindet und große (positive) Auswirkungen auf Unternehmen und Organisationen hat. Sie ermöglicht erhebliche Einsparungen, aber auch mehr Nachhaltigkeit und höhere Produktivität. Denn dabei gehen Technologie, Nachhaltigkeit und Effizienz Hand in Hand, und das verändert die Arbeits- und Produktionsprozesse von Unternehmen bis ins Mark. Deshalb wird sie als neue industrielle Revolution bezeichnet. Und diese bietet große Chancen, bei denen Unternehmen nicht knauserig sein wollen. Zudem hat die Corona-Pandemie bereits eine wichtige Einsparungsquelle geschaffen. Da wir zunehmend hybrid arbeiten (im Büro und häufiger von zu Hause aus), nun jedoch, weil wir es wollen, werden ebenfalls erhebliche Einsparungen erzielt. So sparen Unternehmen durchschnittlich 10.000 € pro Mitarbeiter. Auch diese Studie der Wirtschaftsprüfer von PricewaterhouseCoopers (PwC) zeigt, dass diese Vorteile von mehr Homeoffice beträchtlich sind. „Arbeitgeber sparen vor allem bei den Mieten für Büroräume. Für die Mitarbeiter zählen vor allem die Einsparungen beim Pendeln“, so PwC. Und weniger Pendelverkehr sorgt wiederum für weniger Staus, CO₂-Emissionen, Unfälle und geringere Investitionen in die Infrastruktur. Auch hier liegen also Chancen. Allerdings erfordert hybrides Arbeiten auch eine andere Art der Führung.

Mehr Effizienz durch gebündelte Beschaffung

Betrachtet man andere Bereiche, in denen Unternehmen Einsparungen erzielen (und weitere Vorteile nutzen) können, ist die Bündelung von Beschaffungspaketen ein wichtiger Schritt. Dies sorgt laut der Wissensdatenbank „House of Control“ des Beratungsunternehmens Improven für mehr Effizienz und Effektivität. Im Bereich Personalmanagement und Online-Tools, auch hier wieder Innovation durch Digitalisierung, bieten sich große Chancen. Worauf muss man dabei achten? Hier sind fünf wichtige Punkte.

Digitaler Gesprächszyklus

Verfügen Sie bereits über einen digitalen Gesprächszyklus? Dies ist ein wichtiges Instrument, um gute, inhaltliche Gespräche zwischen Mitarbeitern und Führungskräften zu fördern. Zum Beispiel, um die Entwicklung von Mitarbeitern und Teams durch maßgeschneiderte Maßnahmen anzuregen. Es ist aber auch gleichzeitig eine wertvolle Lösung für effiziente Gespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitern.

Welche Bündelung benötigen Sie?

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Online-HR-Tools, Tests und Fragebögen an verschiedenen Stellen beschafft werden. Das hat sich im Laufe der Jahre so entwickelt. Dabei kann die Bündelung dieser Hilfsmittel auf einer zentralen Plattform (wie hrmforce) oft leistungsfähiger und kostengünstiger sein. Prüfen Sie daher sorgfältig, welche Online-Tools Sie benötigen und wo diese beschafft werden. Ist dies noch stark fragmentiert, könnte dies ein guter Zeitpunkt sein, sich für eine Bündelung zu entscheiden. Oftmals erweist sich eine Kombination aus Tools und Fragebögen als notwendig, sowohl für 1) die Auswahl der besten Bewerber als auch für 2) die Weiterentwicklung bestehender Mitarbeiter. Dies hilft Arbeitgebern, Mitarbeiter an die richtigen Stellen zu bringen, vorhandene Kompetenzen gut zu nutzen und Mitarbeiter besser an das Unternehmen zu binden und zu begeistern. Gleichzeitig lernen auch die Mitarbeiter sich selbst besser kennen und bleiben mit ihren Vorgesetzten im Gespräch über ihre Entwicklung. Denn auch das bleibt unvermindert wichtig. Was bei einem einzigen Anbieter finanziell attraktiv sein kann, ist die Möglichkeit, für einen Festbetrag unbegrenzt Tools sowohl für Bewerber als auch für bestehende Mitarbeiter zu nutzen (bei hrmforce ist dies möglich).

Denken Sie an die verschiedenen Entwicklungsgespräche

Entwicklungsgespräche gibt es in verschiedenen Formen. Achten Sie darauf, dass ein Anbieter alle diese Formen gut unterstützt. Ein wichtiger Aspekt ist die Einrichtung von Workflows für die verschiedenen Entwicklungszyklen, die in Unternehmen vorkommen. Von der täglichen Aufgabenliste (Bila) und einem grundlegenden Entwicklungszyklus bis hin zu Entwicklungs- und Jahresgesprächen sowie der Organisation und Überwachung des Jahreszyklus. All diese Varianten des Gesprächszyklus sind in der Software von hrmforce für den digitalen Gesprächszyklus vertreten.

Denken Sie auch an die Mitarbeiterzufriedenheit

Vergessen Sie bei Ihrem Streben nach Effizienz nicht die Mitarbeiterzufriedenheit. Diese bleibt ein wichtiger Schwerpunkt, um gute Leistungen und Engagement zu gewährleisten, Mitarbeiter zu binden und ihnen bei Bedarf neue Herausforderungen zu bieten. Dies gilt insbesondere angesichts des bereits erwähnten strukturellen Arbeitskräftemangels. Dies müssen wir in immer mehr Branchen bis mindestens 2040 berücksichtigen. Bei Zufriedenheitsumfragen sind Faktoren wie Unternehmenskultur, berufliche Entwicklung, Loyalität, Arbeitsprozesse, Führung und Arbeitsbedingungen wichtige Aspekte. Vor allem, um Veränderungen und neue Bedürfnisse im Blick zu behalten und rechtzeitig gegensteuern zu können, wo dies erforderlich ist.

Weitere wichtige Erkenntnisse

Das Schöne an Online-HR-Tools auf einer einzigen Plattform ist, dass dies die Messbarkeit verbessert und viele weitere wertvolle Erkenntnisse liefern kann. Dies ist wichtig, um weiterhin auf kosteneffiziente Weise eine kompetente Belegschaft aufzubauen. Welche spezifischen Erkenntnisse wichtig sind, ist oft von Organisation zu Organisation unterschiedlich. Unabhängig davon, welche Prioritäten Sie in diesem Bereich setzen: Mit HR-Analytics erhalten Sie detaillierte Einblicke in die Talente, Schwachstellen und Leistungen von Mitarbeitern und Teams. Aber auch eine Funktion wie die 9-Box kann wertvoll sein, um Mitarbeiter genau zu erfassen, beispielsweise für Ihre strategische Personalplanung. In dieser „Box“ oder diesem „Raster“ wird das Potenzial der Mitarbeiter ihren Leistungen gegenübergestellt. Dadurch lässt sich schnell ein guter Überblick über die gesamte Organisation oder bestimmte Bereiche gewinnen. Auch diese Anwendungen finden Sie auf der Online-Plattform von hrmforce.