Bringen Sie Abwechslung in Ihre Beurteilungsgespräche, mit einem maßgeschneiderten Gesprächszyklus

  Viele Unternehmen möchten den Gesprächszyklus mit ihren Mitarbeitern modernisieren. Vor allem die klassischen Beurteilungsgespräche sind zur „Routine“ geworden und erweisen sich als nicht effektiv für die persönliche Weiterentwicklung und die Teamentwicklung. Die Gespräche sollten flexibler, einfacher und maßgeschneiderter gestaltet werden. Der Wunsch und der Wille sind da, aber die tatsächliche Umsetzung wird oft noch „ein wenig“ aufgeschoben. Vor allem, weil das richtige Tool für das Personalwesen, Führungskräfte und Mitarbeiter fehlt. Eine umfassende Online-Entwicklungsumgebung bietet hier die Lösung.

Der alte Ansatz ist sinnlos und demotivierend

Das alte Beurteilungs- und Leistungsgespräch funktioniert nicht mehr. Dass der traditionelle Gesprächszyklus aus „Leistung und Beurteilung“ demotivierend und sogar kontraproduktiv wirkt, haben zahlreiche Studien in den letzten Jahren bereits gezeigt. Die Freie Universität Amsterdam hat dies sieben Jahre lang untersucht. Wichtige Schlussfolgerung: Sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte halten die traditionellen Beurteilungsgespräche für sinnlos, eine Verschwendung von Zeit und Geld. Außerdem empfinden sie diese als demotivierend und ungerecht. Letzteres liegt daran, dass bei der Beurteilung auch viele andere Faktoren eine Rolle spielen. Der Forscher Kilian Wawoe plädiert daher in seinem Buch „Het Nieuwe Belonen“ für die Abschaffung des „Beurteilungsgesprächs“. Und für einen besseren und modernen Gesprächszyklus: effektiver, fairer, reibungsloser, mit einem gegenseitigen Austausch in den Gesprächen und vorzugsweise kontinuierlicheren Gesprächen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter.

Ein Ärgernis in modernen Arbeitsumgebungen

Viele Unternehmen wollen den Wandel zwar vollziehen, schieben dies aber regelmäßig um „noch ein Jahr“ auf. Denn wie lässt sich der Wandel in der Praxis umsetzen? Auch das Fehlen geeigneter Hilfsmittel wird oft noch als „Hürde“ angesehen. Dann halten sie vorsichtshalber lieber „noch kurz“ am alten System fest, weil es transparent ist und jeder es kennt. Sehr zum Ärger der Mitarbeiter und Führungskräfte. Denn der alte Gesprächszyklus, der schon seit Jahrzehnten besteht, ist wirklich nicht mehr tragbar, meint auch die Entwicklungsexpertin und Pädagogin Annet van Duren. „Der traditionelle Gesprächszyklus ist eigentlich immer eine Enttäuschung. Mitarbeiter empfinden ihn eher als ein Verurteilungsgespräch und kehren demotiviert an ihren Arbeitsplatz zurück.“ Sie plädiert ebenfalls für einen modernen Gesprächszyklus auf der Grundlage entwicklungsorientierter Gespräche. Der alte, traditionelle Ansatz passt zudem nicht mehr zum schnelleren und flexibleren Arbeitsumfeld von heute. Oft werden im Januar Ziele festgelegt, um dann im Dezember zu bewerten, ob ein Mitarbeiter diese erreicht hat. Dabei werden die Herausforderungen und die Komplexität der Arbeit nicht berücksichtigt. Dann sind die Ziele oft schon im Februar oder März wieder überholt.

Häufigere kurze Gespräche

In einem modernen Gesprächszyklus ohne die alte Routine vorgeschriebener Beurteilungsgespräche können Mitarbeiter auch selbst eine größere Rolle übernehmen. Sowohl innerhalb des Beurteilungssystems als auch bei der Steuerung ihrer eigenen Entwicklung, plädiert der Experte Jacco van den Berg in seinem Buch „Het Nieuwe Beurten“. „Lassen Sie sie bei ihrer eigenen Entwicklung mitdenken. Bei der Festlegung von Zielen können Sie fragen, welchen Beitrag sie selbst im kommenden Beurteilungszeitraum leisten wollen.“ Das kann beispielsweise in einem Planungsgespräch zu Beginn des Jahres geschehen, aber auch zu anderen Zeitpunkten. Der Autor plädiert zudem für mehr Beurteilungsmomente. „Ein kontinuierlicher Dialog ist besser. Nicht einmal im Jahr dieses obligatorische Ritual abhaken, sondern regelmäßig kurze, intensive Gespräche führen, in denen man einen Blick in die Zukunft wirft. Es ist natürlich sehr seltsam, dass ein Mitarbeiter erst nach sechs Monaten oder einem Jahr erfährt, dass etwas nicht gut läuft. Wenn man häufiger kurze Gespräche über die Rolle einer Person führt, kann er sich schneller verbessern.“ Bei der Modernisierung des Beurteilungs- und Gesprächszyklus setzen viele Organisationen auf ein kontinuierlicheres Coaching der Mitarbeiter mit motivierendem und zielgerichtetem Feedback für deren Entwicklung. Also ohne Beurteilungsgespräch, weil es „der Chef“ so vorschreibt, sondern aus eigenem Antrieb: weil die Mitarbeiter es selbst wollen und den Nutzen auch selbst erkennen.

Eine flexible Entwicklungsplattform

Dieser gewünschte, zeitgemäßere Ansatz erfordert jedoch ein neues „Entwicklungssystem“, das die angestrebte Einfachheit, Flexibilität und individuelle Anpassung gut unterstützt. Am besten eine einzige Plattform, auf der alle Maßnahmen, Dokumente, Leistungen und Berichte übersichtlich gebündelt sind. Und wenn möglich mit einem Online-Dashboard, das (in Echtzeit) Einblick in die Leistungen der Mitarbeiter und der Organisation gewährt. Moderne Online-Tools machen dies möglich, wie beispielsweise Hrmforce Development. Dieses Tool fungiert als eine umfassende und effiziente Lösung zur Förderung der individuellen und Team-Entwicklung sowie der (Team-)Leistungen. Ein komplettes Instrumentarium für das Personalwesen, Führungskräfte und Mitarbeiter, das ihnen die Möglichkeit bietet, einen maßgeschneiderten Entwicklungsprozess zu gestalten. Die Nutzer nutzen dies zur Verwaltung von (Zwischen-)Beurteilungen und anderen Gesprächen sowie beispielsweise zur Arbeit mit Kompetenzmodellen. Sie können damit individuelle Entwicklungspläne erstellen, Stärken und Schwächen analysieren oder beispielsweise 90- oder 360-Grad-Feedback organisieren. Mit einer derart umfassenden Umgebung muss das „Fehlen eines technischen Hilfsmittels“ also kein Hindernis mehr sein.

Neue Wege beschreiten

Mit diesem Ansatz können Organisationen also mit ihrem Gesprächszyklus und ihren Beurteilungsgesprächen wirklich neue Wege beschreiten. Es eröffnet auch neue Möglichkeiten für die Organisation, die Mitarbeiter und die Führungskräfte. Es geht dann vor allem darum, zu entscheiden, wie man den neuen Ansatz einsetzt. Das kann schrittweise geschehen, indem man einfach anfängt. Im Laufe der Zeit können dann zusätzliche Möglichkeiten hinzugefügt werden. Das hängt natürlich von Ihren Unternehmenszielen und organisatorischen Entwicklungen ab. Man kann dabei auch durchaus „weit“ gehen. Ein schönes Beispiel ist das IT-Unternehmen Computest. Diese selbstorganisierte Organisation mit rund hundert Mitarbeitern hat sich von den traditionellen Beurteilungsgesprächen gelöst. Hier haben Kollegen innerhalb der verschiedenen Teams begonnen, sich gegenseitig zu bewerten. Das Unternehmen untersuchte selbst, wie seine Mitarbeiter untereinander am besten Feedback geben und annehmen. Bei Einzelgesprächen zeigten sich die Mitarbeiter schneller nervös und gingen bei negativem Feedback schnell in die Defensive. „Ein Gespräch mit einem Kollegen bietet mehr Freiraum, um zu sagen, was man wirklich davon hält. Wir sprechen vor allem darüber, was gut läuft und was wir aneinander schätzen, etwas, das man normalerweise nicht jeden Tag tut“, so Gründer Hartger Ruijs von Computest in seiner Erklärung.

Kunden in die Mitarbeiterbeurteilung einbeziehen

Wer noch einen Schritt weiter gehen möchte, kann auch Kunden eine Rolle bei der Mitarbeiterbeurteilung einräumen, wie es beispielsweise beim 360-Grad-Feedback regelmäßig der Fall ist. Das Brabanter Ingenieurbüro Coenradie ging noch einen Schritt weiter und verknüpfte die Leistungen der Mitarbeiter direkt mit der Kundenzufriedenheit. Von diesem Büro aus sorgen fünfzig Mitarbeiter weltweit für Messlösungen in verschiedenen Branchen. Die Messung ihrer eigenen Kundenzufriedenheit sorgt dafür, dass die Dienstleistungen kontinuierlich optimiert werden können. Die Ergebnisse werden intern weitergegeben, allerdings auf lockere Weise und ausgehend von den Teamleistungen. Die Ergebnisse werden intern in Echtzeit und unzensiert auf der Startseite des Intranets angezeigt. Auf Wunsch des Kunden auch in Anwesenheit des Absenders. Die Mitarbeiter können intern darauf reagieren. Und falls nötig, nehmen sie direkt Kontakt mit dem Kunden auf. Dadurch steigt die Kundenzufriedenheit, und die Mitarbeiter erhalten jedes Mal einen Bonus, wenn ein Kunde die Note 10 vergibt. Und das kommt immer häufiger vor. „Die durchschnittliche Kundenbewertung steigt auch im Laufe der Zeit. Wir wissen nun, wie zufrieden Kunden mit jedem Projekt sind und warum. Bei Bedarf können wir sofort Maßnahmen ergreifen, und die Kunden wissen das zu schätzen“, so Geschäftsführer Wouter Coenradie. So weit muss man als Unternehmen natürlich nicht gehen. Ein moderner Gesprächszyklus muss vor allem von einer Plattform getragen werden, die die gewünschte Flexibilität und die gewünschte individuelle Anpassung der Gespräche ermöglicht. Dies gilt umso mehr, wenn es sich um kürzere Coaching-Gespräche handelt.