Mettez fin à la routine des entretiens d'évaluation grâce à un cycle d'entretiens sur mesure

  De nombreuses entreprises souhaitent moderniser le cycle d'entretiens avec leurs collaborateurs. Les entretiens d'évaluation classiques, en particulier, sont devenus une « routine » et s'avèrent inefficaces pour l'épanouissement personnel et le développement de l'équipe. Ces entretiens devraient être plus flexibles, plus simples et davantage adaptés à chaque situation. Le désir et la volonté sont bien là, mais la mise en œuvre concrète est souvent reportée « à plus tard ». Principalement parce qu’il manque l’outil adapté aux RH, aux responsables et aux collaborateurs. Un environnement de développement en ligne complet offre la solution.

L’ancienne approche est inutile et démotivante

Les anciens entretiens d’évaluation et de performance ne fonctionnent plus. De nombreuses études menées ces dernières années ont déjà démontré que le cycle traditionnel d’« évaluation et de performance » est démotivant, voire contre-productif. L’Université libre d’Amsterdam a mené des recherches sur ce sujet pendant sept ans. Conclusion importante : les collaborateurs comme les responsables jugent les entretiens d’évaluation traditionnels inutiles : une perte de temps et d’argent. Ils les trouvent également démotivants et injustes. Ce dernier point s’explique par le fait que de nombreux autres facteurs jouent également un rôle dans l’évaluation. Dans son ouvrage « Het Nieuwe Belonen », le chercheur Kilian Wawoe plaide donc en faveur de la suppression de l’« entretien d’évaluation ». Et en faveur d’un cycle d’entretiens amélioré et moderne : plus efficace, plus équitable, plus fluide, avec des échanges bidirectionnels et, de préférence, des discussions plus régulières entre le manager et le collaborateur.

Une source d’irritation dans l’environnement de travail moderne

De nombreuses entreprises souhaitent opérer ce changement, mais continuent régulièrement à le repousser « encore d’une année ». Car comment mettre ce changement en pratique ? Et l’absence d’outils adaptés est souvent encore perçue comme un « obstacle ». Par mesure de sécurité, elles préfèrent donc s’en tenir « encore un peu » à l’ancien système, car il est transparent et tout le monde le connaît. Au grand dam des collaborateurs et des responsables. Car l’ancien cycle d’entretiens, qui existe depuis des décennies, n’est vraiment plus tenable, affirme également Annet van Duren, experte en développement et pédagogue. « Le cycle d’entretiens traditionnel est en réalité toujours une déception. Les collaborateurs le perçoivent davantage comme un entretien de jugement et retournent au travail démotivés. » Elle plaide également en faveur d’un cycle d’entretiens moderne, fondé sur des entretiens axés sur le développement. L’ancienne approche traditionnelle n’est plus adaptée non plus à l’environnement de travail actuel, plus rapide et plus flexible. Souvent, les objectifs sont fixés en janvier pour évaluer en décembre si un collaborateur les a atteints. Cette méthode ne tient pas compte des défis et de la complexité du travail. Du coup, les objectifs sont souvent déjà dépassés dès février ou mars.

Des entretiens plus courts et plus fréquents

Dans un cycle d’entretiens moderne, affranchi de la vieille routine des entretiens d’évaluation imposés, les collaborateurs peuvent eux-mêmes jouer un rôle plus important. Tant au sein du système d’évaluation que dans la gestion de leur propre développement, comme le préconise l’expert Jacco van den Berg dans son ouvrage *Het Nieuwe Beoordelen*. « Laissez-les participer à la réflexion sur leur propre développement. Lors de la définition des objectifs, vous pouvez leur demander quelle contribution ils pensent pouvoir apporter au cours de la prochaine période d’évaluation. » Cela peut se faire, par exemple, lors d’un entretien de planification en début d’année, mais aussi à d’autres moments. L’auteur préconise également de multiplier les moments d’évaluation. « Un dialogue continu est préférable. Il ne s’agit pas de se contenter de ce rituel obligatoire une fois par an, mais d’avoir régulièrement de brèves conversations percutantes au cours desquelles on se projette dans l’avenir. Il est bien sûr très étrange qu’un salarié n’apprenne qu’au bout de six mois ou d’un an que quelque chose ne va pas. Si vous avez plus souvent de brèves discussions sur le rôle de quelqu’un, il peut s’améliorer plus rapidement. » Dans le cadre de la modernisation du cycle d’évaluation et d’entretiens, de nombreuses organisations misent sur un accompagnement plus continu des collaborateurs, avec un retour d’information motivant et ciblé pour leur développement. Non pas un entretien d’évaluation imposé par « le patron », mais motivé par des raisons autonomes : parce que les collaborateurs le souhaitent eux-mêmes et qu’ils en perçoivent eux-mêmes l’utilité.

Une plateforme de développement flexible

Cette approche plus moderne, tant souhaitée, nécessite toutefois un nouveau « système de développement » qui facilite efficacement la simplicité, la flexibilité et la personnalisation visées. De préférence une plateforme unique sur laquelle toutes les actions, tous les documents, toutes les performances et tous les rapports sont regroupés de manière claire. Et si possible, avec un tableau de bord en ligne offrant une vue d’ensemble (en temps réel) des performances des collaborateurs et de l’organisation. Des outils en ligne modernes, tels que Hrmforce Development, rendent cela possible. Celui-ci constitue une solution complète et efficace pour faciliter le développement individuel et collectif ainsi que les performances (d’équipe). Un ensemble complet d’outils destinés aux responsables des ressources humaines, aux cadres et aux collaborateurs, leur permettant de mettre en place un processus de développement sur mesure. Les utilisateurs s’en servent pour gérer les évaluations (intermédiaires) et autres entretiens, ainsi que, par exemple, pour travailler avec des modèles de compétences. Ils peuvent ainsi générer des plans de développement individuels, analyser les forces et les faiblesses ou encore organiser des retours d’information à 90 ou 360 degrés. Grâce à un environnement aussi complet, « l’absence d’outil technique » ne constitue donc plus un obstacle.

Explorer de nouvelles voies

Grâce à cette approche, les organisations peuvent véritablement explorer de nouvelles voies pour leur cycle d’entretiens et leurs entretiens d’évaluation. Cela ouvre également de nouvelles perspectives pour l’organisation, les collaborateurs et les managers. Il s’agit alors avant tout de choisir comment mettre en œuvre cette nouvelle approche. Cela peut se faire par étapes, en commençant simplement. Au fil du temps, des possibilités supplémentaires pourront alors être ajoutées. Cela dépend bien sûr des objectifs et de l’évolution de votre organisation. Vous pouvez également aller « très loin » dans cette voie. L’entreprise informatique Computest en est un bel exemple. Cette organisation autonome, qui compte une centaine de collaborateurs, a abandonné les entretiens d’évaluation traditionnels. Ici, les collègues au sein des différentes équipes ont commencé à s’évaluer mutuellement. L’organisation a elle-même mené une étude pour déterminer comment ses collaborateurs donnaient et recevaient au mieux du feedback entre eux. Lors des entretiens individuels, les personnes se montraient plus rapidement nerveuses et se mettaient vite sur la défensive en cas de feedback négatif. « Un entretien avec un collègue offre davantage de liberté pour exprimer ce que l’on pense vraiment. Nous mettons surtout l’accent sur ce qui fonctionne bien et sur ce que nous apprécions les uns chez les autres, ce que l’on ne fait généralement pas au quotidien », explique Hartger Ruijs, fondateur de Computest.

Impliquer les clients dans l’évaluation des collaborateurs

Ceux qui souhaitent aller plus loin peuvent également donner aux clients un rôle dans l’évaluation des collaborateurs, comme c’est souvent le cas dans le cadre du feedback à 360 degrés. Le bureau d’études Coenradie, situé dans le Brabant, est allé encore plus loin en liant directement les performances des collaborateurs à la satisfaction client. Au sein de ce bureau, cinquante collaborateurs à travers le monde fournissent des solutions de mesure dans divers secteurs. La mesure de la satisfaction de leurs propres clients permet d’optimiser en permanence la prestation de services. Les résultats sont partagés en interne, mais de manière informelle et en fonction des performances de l’équipe. Ils sont affichés en temps réel et sans censure sur la page d’accueil de l’intranet. Si le client le souhaite, en présence de l’expéditeur. Les collaborateurs peuvent y réagir en interne. Et si nécessaire, ils contactent directement le client. La satisfaction client s’en trouve ainsi améliorée et les collaborateurs reçoivent une prime chaque fois qu’un client attribue la note de 10. Et cela arrive de plus en plus souvent. « La note moyenne attribuée par les clients augmente également au fil du temps. Nous savons désormais à quel point les clients sont satisfaits de chaque projet et pourquoi. Si nécessaire, nous pouvons prendre des mesures immédiates, ce que les clients apprécient », explique le directeur Wouter Coenradie. Bien sûr, en tant qu’organisation, il n’est pas nécessaire d’aller aussi loin. Un cycle d’entretiens moderne doit avant tout s’appuyer sur une plateforme qui facilite la flexibilité et la personnalisation souhaitées autour des entretiens. Surtout lorsque ceux-ci prennent la forme d’entretiens de coaching plus courts.