Lehren für eine erfolgreiche HR-Bestandsaufnahme mit Entwicklungsansatz

  Die HR-Flottenbestandsaufnahme, auch bekannt als Personalbestandsaufnahme, ist ein wichtiges HR- und Managementinstrument, beispielsweise für die Teamentwicklung, die strategische Personalplanung (SPP) oder die Förderung der nachhaltigen Beschäftigungsfähigkeit. Die Kunst besteht vor allem darin, schnell und effizient die richtigen Daten zu erheben und zusammenzufassen, um qualitativ hochwertige Analysen erstellen zu können. Wie geht das?

Was ist eine HR-Flotteninspektion?

Der Begriff „Flotteninspektion“ ist ein Erbe der reichen maritimen Vergangenheit der Niederlande, bei der die Schiffsflotte inspiziert wurde, oft von (hochrangigen) Personen vom Land aus. Im Bereich des Personalmanagements (HRM) handelt es sich heutzutage um eine qualitative Analyse auf Teamebene. Diese dient dazu, die Entwicklungsmöglichkeiten von Teams und der Organisation zu erfassen. Dabei werden vor allem die Rolle und das Potenzial der Mitarbeiter im Rahmen der Gesamtentwicklung des Teams und der Organisation betrachtet. Für die Personalbestandsaufnahme werden verschiedene Informationen über die Leistung, das erwartete Entwicklungspotenzial und beispielsweise die Einsetzbarkeit der Mitarbeiter zusammengetragen. Die Analyse dieser Daten kann zahlreiche Erkenntnisse über aktuelle und zukünftige Teams oder Abteilungen liefern. Durch die kontinuierliche Beobachtung der Personalentwicklung lassen sich Pläne, Maßnahmen oder Personalmaßnahmen zielgerichtet einsetzen und anpassen. Daher wird die HR-Bestandsaufnahme häufig zur Unterstützung der Teamentwicklung, der nachhaltigen Beschäftigungsfähigkeit und der strategischen Personalplanung (SPP) eingesetzt, und um diese Themen fundiert auf die Agenda der Organisation zu bringen.

Mehr Einblick durch ein qualitativ hochwertiges Bewertungsinstrument

Die Bestandsaufnahme ist im Grunde ein methodischer Ansatz, um das vorhandene Wissen, die Talente und die Kompetenzen der Mitarbeiter genau zu erfassen und mit den gewünschten Kenntnissen, Talenten und Kompetenzen innerhalb der Organisation und in den einzelnen Teams abzugleichen. Die Bestandsaufnahme wird in der Regel vom Managementteam durchgeführt, begleitet und unterstützt von der Personalabteilung. Oft geschieht dies in Form eines Gesprächs zwischen dem Linienmanager und dem Personalberater. Dabei werden die Kompetenzen, die Leistung und das Entwicklungspotenzial aller Mitarbeiter besprochen: sowohl individuell als auch als Gruppe. Es handelt sich also in erster Linie um ein qualitatives Bewertungsinstrument, das auf der Einschätzung (meistens) des Vorgesetzten basiert. Gegebenenfalls können darüber hinaus auch zusätzliche Messungen durchgeführt werden, die weniger personenabhängig sind. Nach der Bestandsaufnahme werden die Ergebnisse der Mitarbeiter kategorisiert, beispielsweise als „High Potential“, „High Performer“ oder „Low Performer“, doch diese Einteilung kann auch stärker auf vorhandene und gewünschte Kompetenzen oder Rollen innerhalb eines Teams ausgerichtet sein. In einer Matrix oder auf einem modernen HR-Dashboard dargestellt, geben die Ergebnisse Aufschluss über die Qualität einer Abteilung, einer Geschäftsleitung oder einer Organisation. Sie zeigen auch, wo noch Lücken im Arbeitskräftepotenzial bestehen oder entstehen werden. Häufig wird eine solche HR-Bestandsaufnahme einmal jährlich oder alle zwei Jahre durchgeführt. Dabei wird in der Regel auch an die Ziele des HR-Gesprächszyklus angeknüpft.

Und danach?

Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme sind wertvoll für den Entwicklungsplan der Organisation und dazu, Teams und einzelne Mitarbeiter zielgerichtet zu coachen oder bei ihrer Entwicklung zu unterstützen. Und um Gespräche oder Bewertungen mit Mitarbeitern auf die höhere Ebene eines modernen Gesprächszyklus zu heben. Der strukturierte Überblick vermittelt schnell Einblicke beispielsweise in die Leistungen, das Entwicklungspotenzial oder die Einsetzbarkeit der Mitarbeiter. Dadurch bildet er eine gute Grundlage für Gespräche über die Rolle und Entwicklung der Mitarbeiter. Und darüber, was sie können, wollen und tun. Aufgrund des einschätzenden Charakters der Personalbeurteilung ist sie kein „absolutes Instrument“, doch gerade durch diesen prädiktiven Charakter ist sie ein interessantes Instrument, um die Mitarbeiter zu lenken und gute Entwicklungsgespräche zu führen. Es beginnt mit einer Einschätzung der Mitarbeiter und ihres Entwicklungspotenzials durch die Führungskräfte, doch im Laufe der Zeit entsteht ein immer zuverlässigeres Bild. Vor allem, wenn man Erfahrungen aus der Vergangenheit, aktuelle Kompetenzen und das Potenzial für die Zukunft berücksichtigt.

Wichtige Herausforderung: Merkmale erfassen

Um eine gute Bestandsaufnahme durchzuführen, besteht eine wichtige Herausforderung darin, die gewünschten Merkmale für die angestrebten Analysen effizient zu erfassen. Zum Beispiel zu Talenten, Schwachstellen und Leistungen von Mitarbeitern und Teams. Moderne Tools können dabei helfen, die erforderlichen Daten aus verschiedenen Quellen schnell zu integrieren. Wie beispielsweise das Tool „Analytics“ (von hrmforce), das speziell für diesen Zweck entwickelt wurde und auf der Grundlage von Fragebögen den gewünschten Überblick schafft. Anschließend lassen sich schnell Analysen oder Berichte erstellen. Die Ergebnisse lassen sich auch auf einem Dashboard darstellen, beispielsweise: Durchschnittswerte, Verteilung innerhalb der Organisation oder Leistungsbeurteilungen. Viele Organisationen nutzen dieses Tool, um kosteneffizient an den angestrebten Kompetenzen innerhalb ihrer Belegschaft zu arbeiten und natürlich zur Unterstützung der Teamentwicklung oder des SPP. Das Sammeln von Daten auf der Grundlage von Fragebögen ist effizient und leistungsstark, da es kein „ultimatives Format“ für die Durchführung der Personalbeurteilung gibt. Natürlich gibt es bestimmte Themen, die fast immer zur Sprache kommen, aber je nach Organisation können andere Schwerpunkte wünschenswert sein. Dazu gehören Themen wie Arbeitsleistung, vorhandenes Wissen, Fortbildungen, Kompetenzen oder das gewünschte Potenzial. Dies kann beispielsweise auf der Grundlage der HR3P-Methode für SPP erfolgen. Neben den für die Organisationspolitik und die Teamentwicklung notwendigen Themen können auch Themen behandelt werden, die für ein bestimmtes Team oder eine bestimmte Abteilung aktuell und relevant sind.

Vorteile einer HR-Bestandsaufnahme

Die Erkenntnisse, die eine HR-Bestandsaufnahme liefert, können in verschiedenen Bereichen wertvoll sein. Dies sind wichtige Vorteile, die Organisationen häufig nennen:

1. Bessere und zielgerichtete Steuerung anhand spezifischer (Entwicklungs-)Merkmale der Belegschaft.
2. Ermittlung von Faktoren, die die Produktivität der Mitarbeiter bestimmen, und damit Einleitung von Verbesserungsmaßnahmen.
3. Führungskräfte und die Personalabteilung erhalten (kontinuierlich) Einblick in die Leistungen und Fähigkeiten der Belegschaft, um gezielt daran zu arbeiten.
4. Den richtigen Einsatz von Mitarbeitern fördern, indem diese anhand von Stellenprofilen oder demografischen Merkmalen zugeordnet werden.
5. Neue Erkenntnisse durch Datenanalysen. Mit einem besseren Überblick über die Vorgänge innerhalb der Belegschaft lassen sich auch die Ursachen und Verbesserungspotenziale besser aufzeigen.

 

Die Personalbestandsaufnahme in einen Entwicklungsansatz umsetzen

Die Wirkung und der Mehrwert der Bestandsaufnahme werden, neben mehr Einblick, maßgeblich durch die daraus resultierenden Folgemaßnahmen bestimmt. Dazu ist nach der Bestandsaufnahme ein Entwicklungsansatz mit konkreten Maßnahmen erforderlich. Dies trägt zum Wachstum der Mitarbeiter und Teams bei. Hierfür sind verschiedene Entwicklungsstrategien und HRM-Maßnahmen denkbar, um die Unternehmensstrategie mit den Zielen der Teams und den persönlichen Zielen der Mitarbeiter zu verknüpfen. Richten Sie dabei Ihren Blick nicht vor allem auf die „Spitze“ oder das „untere Ende“ der Belegschaft, sondern gerade auch auf den viel größeren Mittelbereich. In diesem „Peloton“ lässt sich oft der größte Gewinn erzielen. Suchen Sie nach Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten, die zu den jeweiligen Mitarbeitern passen, und berücksichtigen Sie bei der Unterstützung auch die verschiedenen Phasen der Teamentwicklung. Der Bildungspsychologe Bruce Tuckman hat einen fünfstufigen Entwicklungsprozess identifiziert, den die meisten Teams durchlaufen, um bessere Leistungen zu erzielen. Die Bestandsaufnahme ist wertvoll, um alle Phasen der Teamentwicklung, von der ersten Orientierungsphase bis hin zur abschließenden Adjourning-Phase, zu unterstützen. Möglicherweise können die verschiedenen TeamScans oder das Teamentwicklungstool TeamView dabei helfen.