HR vlootschouw mét ontwikkelaanpak: zo pak je het aan

Een HR vlootschouw, ook wel personeelsschouw, brengt in kaart wat medewerkers nu kunnen en waar ze naartoe kunnen groeien. Je gebruikt die analyse voor teamontwikkeling, strategische personeelsplanning (SPP) en duurzame inzetbaarheid.

Het werk zit in het snel verzamelen en bundelen van de juiste data, en in de vervolgstap: een ontwikkelaanpak met concrete interventies.

Wat is een HR vlootschouw?

De naam komt uit het maritieme verleden van Nederland, waarbij de scheepsvloot geïnspecteerd werd, vaak door hooggeplaatste personen vanaf de wal. Binnen HRM gaat het om een analyse op teamniveau die de ontwikkelmogelijkheden van teams en de organisatie in beeld brengt. De blik ligt op de rol en potentie van medewerkers binnen de ontwikkeling van het team en de organisatie.

Voor de personeelsschouw breng je informatie samen over de performance, verwachte ontwikkelpotentie en inzetbaarheid van medewerkers. Die analyse laat zien hoe huidige en toekomstige teams of afdelingen ervoor staan. Blijf je de ontwikkeling van je personeel volgen, dan zet je plannen, acties en HR-interventies doelgericht in en stuur je ze bij. Daarom ondersteunt de HR vlootschouw vaak teamontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en strategische personeelsplanning (SPP), en helpt het om die thema’s onderbouwd op de organisatieagenda te krijgen.

Wie de schouw uitvoert

De vlootschouw is een methodische aanpak om de aanwezige kennis, talenten en competenties van medewerkers in beeld te brengen en te koppelen aan wat de organisatie en de afzonderlijke teams nodig hebben. Meestal voert het managementteam de schouw uit, begeleid en ondersteund door HR, vaak in een gesprek tussen lijnmanager en HR-adviseur. Daarin bespreek je de competenties, performance en het groeipotentieel van alle medewerkers, individueel en als groep. Het blijft daarmee een beoordelingsinstrument dat leunt op het oordeel van meestal de leidinggevende. Extra metingen die minder persoonsafhankelijk zijn, kun je daarnaast uitvoeren.

Na de inventarisatie categoriseer je de uitkomsten, bijvoorbeeld als ‘high potential’, ‘high performer’ of ‘low performer’. Een ordening naar aanwezige en gewenste competenties of rollen binnen een team kan ook. Uitgewerkt in een matrix of op een HR-dashboard laten de uitkomsten zien hoe een afdeling, directie of organisatie ervoor staat, en waar hiaten in het arbeidspotentieel zitten of gaan ontstaan. De meeste organisaties herhalen de schouw jaarlijks of tweejaarlijks, afgestemd op de doelen van de HR-gesprekscyclus.

Wat je met de uitkomsten doet

De uitkomsten voeden het ontwikkelingsplan van de organisatie en helpen je teams en individuele medewerkers doelgericht te coachen. Ze geven gesprekken en evaluaties met medewerkers ook meer inhoud, wat past bij een vernieuwde gesprekscyclus. Het gestructureerde overzicht toont snel de prestaties, ontwikkelpotentie en inzetbaarheid van medewerkers, en daarmee heb je een basis voor gesprekken over wat zij kunnen, willen en doen.

De personeelsschouw schat in en levert dus geen absolute uitspraken. Dat voorspellende karakter maakt het wel bruikbaar om op te sturen en ontwikkelgesprekken mee te voeren. Het begint met een inschatting door leidinggevenden van medewerkers en hun ruimte voor ontwikkeling. Na verloop van tijd ontstaat een scherper beeld, zeker als je ervaringen uit het verleden, competenties in het heden en de potentie voor de toekomst naast elkaar legt.

De grootste uitdaging: kenmerken verzamelen

Het lastigste onderdeel is het verzamelen van de kenmerken die je voor je analyses nodig hebt, zoals talenten, valkuilen en prestaties van medewerkers en teams. Tools kunnen data uit verschillende bronnen snel samenbrengen. De tool Analytics van hrmforce is hiervoor ontwikkeld en bouwt het overzicht op uit vragenlijsten. Daarna maak je analyses of rapportages en toon je uitkomsten op een dashboard: gemiddelde scores, spreiding over de organisatie of performance beoordelingen. Veel organisaties gebruiken deze tool om tegen lage kosten te werken aan de beoogde competenties in hun personeelsbestand en om teamontwikkeling of SPP te ondersteunen.

Vragenlijsten werken hier omdat er geen vast format bestaat voor een personeelsschouw. Bepaalde thema’s komen bijna altijd terug, terwijl de accenten per organisatie verschillen. Denk aan functioneren, aanwezige kennis, opleidingen, competenties of het gewenste potentieel, bijvoorbeeld op basis van de HR3P-methode voor SPP. Naast de thema’s voor het organisatiebeleid en de teamontwikkeling kun je onderwerpen opnemen die in een specifiek team of op een afdeling spelen.

Wat een vlootschouw oplevert

Organisaties noemen deze opbrengsten het vaakst.

1. Gerichter sturen op specifieke (ontwikkel)kenmerken van het personeelsbestand.
2. Factoren vaststellen die de productiviteit van medewerkers bepalen, en daarop verbeteracties starten.
3. Leidinggevenden en HR houden continu zicht op de prestaties en capaciteiten binnen het personeelsbestand.
4. Medewerkers gerichter inzetten door ze te matchen op functieprofielen of demografische kenmerken.
5. Data-analyses maken zichtbaar wat er in het personeelsbestand gebeurt, inclusief oorzaken en verbeterpunten.

Personeelsschouw vertalen naar ontwikkelaanpak

Wat de vlootschouw oplevert, hangt naast het inzicht af van de vervolgacties. Na de schouw heb je een ontwikkelaanpak met concrete interventies nodig die medewerkers en teams laat groeien. Verschillende ontwikkelstrategieën en HRM-interventies koppelen de bedrijfsstrategie aan de doelen van teams en de persoonlijke doelen van medewerkers.

Kijk daarbij verder dan de ‘top’ en de ‘onderkant’ van het personeelsbestand. In de veel grotere middenmoot, het ‘peloton’, valt vaak de meeste winst te halen. Kies manieren van leren en ontwikkelen die passen bij de mensen om wie het gaat en houd rekening met de fase van teamontwikkeling. Onderwijspsycholoog Bruce Tuckman identificeerde een ontwikkelproces in vijf fasen dat de meeste teams volgen om tot betere prestaties te komen. De vlootschouw ondersteunt al die fases, van de eerste oriëntatie tot en met de Adjourning fase. De TeamScans of de team ontwikkel tool TeamView kunnen daarbij helpen.

Leg direct na de schouw vast welke interventie bij welk team hoort, wie eigenaar is en wanneer je het resultaat evalueert.