Leçons à tirer pour un bon bilan des ressources humaines, assorti d'une approche axée sur le développement

  L'état des lieux des ressources humaines, également appelé « état des lieux du personnel », est un outil important en matière de RH et de gestion, notamment pour le développement d'équipe, la planification stratégique des effectifs (PSE) ou le travail sur l'employabilité durable. Tout l'art consiste avant tout à collecter et à regrouper rapidement et efficacement les données pertinentes afin de pouvoir réaliser des analyses de qualité. Comment s'y prendre ?

Qu’est-ce qu’un « flottement RH » ?

Le terme « inspection de la flotte » est un héritage du riche passé maritime des Pays-Bas, où la flotte de navires était inspectée, souvent par des personnalités (de haut rang) depuis la terre ferme. Dans le domaine de la gestion des ressources humaines (GRH), il s’agit aujourd’hui d’une analyse qualitative au niveau de l’équipe. Celle-ci vise à identifier les possibilités de développement des équipes et de l’organisation. On s’intéresse notamment au rôle et au potentiel des collaborateurs dans le cadre du développement global de l’équipe et de l’organisation. Pour l’évaluation du personnel, toutes sortes d’informations sont rassemblées concernant les performances, le potentiel de développement attendu et, par exemple, l’employabilité des collaborateurs. L’analyse de ces données peut fournir de nombreuses informations sur les équipes ou services actuels et futurs. En assurant un suivi continu du développement du personnel, les plans, les actions ou les interventions RH peuvent être mis en œuvre et ajustés de manière ciblée. C’est pourquoi l’analyse globale des ressources humaines est souvent utilisée pour soutenir le développement des équipes, l’employabilité durable et la planification stratégique des effectifs (SPP), ainsi que pour inscrire ces enjeux de manière fondée à l’ordre du jour de l’organisation.

Une meilleure compréhension grâce à un outil d’évaluation qualitatif

L’état des lieux des ressources humaines est en réalité une approche méthodique visant à cerner précisément les connaissances, les talents et les compétences existants des collaborateurs, et à les mettre en adéquation avec les connaissances, les talents et les compétences souhaités au sein de l’organisation et des différentes équipes. L’analyse est généralement menée par l’équipe de direction, accompagnée et soutenue par les RH. Elle prend souvent la forme d’un entretien entre le responsable hiérarchique et le conseiller RH. À cette occasion, les compétences, les performances et le potentiel de développement de tous les collaborateurs sont abordés, tant au niveau individuel que collectif. Il s’agit donc avant tout d’un outil d’évaluation qualitatif, fondé sur le jugement (généralement) du responsable hiérarchique. Le cas échéant, des mesures supplémentaires, moins dépendantes de la personne, peuvent également être réalisées. Une fois l’état des lieux établi, les résultats des collaborateurs sont classés par catégories, par exemple en « haut potentiel », « haute performance » ou « faible performance », mais cette classification peut également être davantage axée sur les compétences existantes et souhaitées, ou sur les rôles au sein d’une équipe. Présentés sous forme de matrice ou sur un tableau de bord RH moderne, les résultats donnent un aperçu de la qualité d’un service, d’une direction ou d’une organisation. Ils mettent également en évidence les lacunes existantes ou à venir au sein du potentiel de main-d’œuvre. Souvent, un tel état des lieux RH est réalisé une fois par an ou tous les deux ans. Il s’inscrit généralement dans le cadre des objectifs du cycle d’entretiens RH.

Et ensuite ?

Les résultats de ce bilan sont précieux pour le plan de développement de l’organisation et pour accompagner de manière ciblée les équipes et les collaborateurs individuels dans leur développement. Ils permettent également d’élever les entretiens ou les évaluations avec les collaborateurs au niveau supérieur d’un cycle d’entretiens moderne. Cet aperçu structuré permet d’avoir rapidement une vision claire, par exemple, des performances, du potentiel de développement ou de l’employabilité des collaborateurs. Il constitue ainsi une bonne base pour les entretiens portant sur le rôle et le développement des collaborateurs, ainsi que sur ce qu’ils savent faire, ce qu’ils souhaitent et ce qu’ils font. En raison de son caractère évaluatif, l’analyse des effectifs n’est pas un « outil absolu », mais ce caractère prédictif en fait un outil intéressant pour orienter les actions et mener des entretiens de développement constructifs. Tout commence par une évaluation, réalisée par les responsables hiérarchiques, des collaborateurs et de leur marge de développement, mais au fil du temps, une image de plus en plus fiable se dessine. Surtout si l’on tient compte des expériences passées, des compétences actuelles et du potentiel pour l’avenir.

Un défi majeur : collecter les données

Pour mener à bien un bon état des lieux, l’un des principaux défis consiste à collecter de manière efficace les caractéristiques nécessaires aux analyses souhaitées. Par exemple, concernant les talents, les points faibles et les performances des collaborateurs et des équipes. Les outils modernes peuvent aider à intégrer rapidement les données requises provenant de différentes sources. C’est le cas notamment de l’outil Analytics (de hrmforce), développé à cet effet, qui génère la vue d’ensemble souhaitée à partir de questionnaires. Il est ensuite possible de réaliser rapidement des analyses ou des rapports. Les résultats peuvent également être affichés sur un tableau de bord, par exemple : les scores moyens, la répartition au sein de l’organisation ou les évaluations de performance. De nombreuses organisations utilisent cet outil pour travailler de manière rentable sur les compétences visées au sein de leur effectif et, bien sûr, pour soutenir le développement d’équipe ou le SPP. La collecte de données à partir de questionnaires est efficace et performante, car il n’existe pas de « format idéal » pour mener l’évaluation du personnel. Il existe bien sûr certains thèmes qui reviennent presque systématiquement, mais chaque organisation peut souhaiter mettre l’accent sur des aspects différents. On peut citer par exemple les thèmes liés au fonctionnement, aux connaissances disponibles, aux formations, aux compétences ou au potentiel recherché. Cela peut se faire, par exemple, sur la base de la méthode HR3P pour le SPP. Outre les thèmes indispensables à la politique de l’organisation et au développement des équipes, il est également possible d’aborder des sujets d’actualité et pertinents pour une équipe ou un service spécifique.

Avantages d’un état des lieux RH

Les informations fournies par un bilan RH peuvent s’avérer précieuses dans différents domaines. Voici les principaux avantages souvent cités par les organisations :

1. Une gestion plus efficace et ciblée en fonction des caractéristiques spécifiques (de développement) des effectifs.
2. Identifier les facteurs qui déterminent la productivité des collaborateurs et, par là même, mettre en place des mesures d’amélioration.
3. Les responsables hiérarchiques et les RH bénéficient d’une visibilité (continue) sur les performances et les capacités du personnel afin d’y travailler de manière ciblée.
4. Renforcer l’affectation adéquate des collaborateurs en les mettant en adéquation avec des profils de poste ou des caractéristiques démographiques.
5. De nouvelles perspectives grâce à l’analyse des données. Une meilleure compréhension de ce qui se passe au sein du personnel permet également de mieux cerner les causes et les axes d’amélioration.

 

Transformer l’état des lieux du personnel en une approche de développement

L’impact et la valeur ajoutée de l’état des lieux du personnel sont, outre une meilleure compréhension, fortement déterminés par les actions de suivi qui en découlent. Pour cela, une approche de développement assortie d’interventions concrètes est nécessaire après l’état des lieux. Cela contribue à l’épanouissement des collaborateurs et des équipes. À cet effet, différentes stratégies de développement et interventions en matière de gestion des ressources humaines (GRH) sont envisageables pour relier la stratégie d’entreprise aux objectifs des équipes et aux objectifs personnels des collaborateurs. Ne vous concentrez pas uniquement sur le « haut » ou le « bas » de l’effectif, mais surtout sur la grande majorité que constitue le « milieu ». C’est souvent au sein de ce « peloton » que l’on peut réaliser les plus grands progrès. Recherchez des méthodes d’apprentissage et de développement adaptées aux collaborateurs concernés et, dans le cadre de votre accompagnement, tenez également compte des différentes phases de développement d’équipe. Le psychologue de l’éducation Bruce Tuckman a identifié un processus de développement en cinq phases que la plupart des équipes suivent pour améliorer leurs performances. L’état des lieux est un outil précieux pour accompagner toutes les phases du développement d’équipe, de la première orientation jusqu’à la phase finale de dissolution (« Adjourning »). Les différents TeamScans ou l’outil de développement d’équipe TeamView peuvent éventuellement vous aider dans cette démarche.