La reunión de planificación: imprescindible para cualquier empresa

 

Llevar a cabo una reunión de planificación

Es habitual que los empleados se sorprendan durante una entrevista de evaluación. De repente, resulta que el empleador no está satisfecho. Es entonces cuando el empleado se entera de cuáles eran los objetivos y qué se esperaba de él. Esto se puede evitar celebrando una reunión de planificación a principios de cada año. Durante una reunión de planificación, el empleado y el responsable discuten juntos los planes para el año que viene. Establecen acuerdos concretos y fijan objetivos claros. Esta reunión es el inicio de un ciclo que también incluye la reunión de evaluación y la reunión de valoración. Juntas conforman la reunión de desarrollo. El desarrollo del talento cobra cada vez más importancia. Quedarse estancado equivale a retroceder. Aquí tienes 5 consejos para una buena reunión de planificación.

1. Parte de la igualdad

Llevar a cabo una buena reunión no siempre es fácil. A menudo, las personas no se escuchan bien entre sí y juzgan con demasiada rapidez. En una reunión de planificación, puede parecer que hay una relación de desigualdad: el responsable ocupa un puesto más alto en la jerarquía. Sin embargo, las organizaciones modernas se alejan cada vez más de las antiguas estructuras jerárquicas. Por lo tanto, la reunión debe desarrollarse sobre la base de la igualdad. Escucha atentamente lo que los empleados tienen que decir. Compáralo con tus propios objetivos y ajusta el rumbo cuando sea necesario.

2. Sé claro sobre el objetivo y la utilidad de la reunión

Que tú consideres importantes las reuniones de planificación no significa que tus empleados piensen lo mismo. Por eso, deja claro de antemano por qué una reunión de desarrollo es importante para:

• La organización
• El propio empleado

Explica por qué tu organización considera importante el desarrollo del talento. Explica cómo los empleados pueden asumir su propia responsabilidad. Explica también la diferencia entre una reunión de planificación y una de evaluación del rendimiento. El objetivo de la reunión concreta debe quedar claro. En las reuniones de planificación, se expresan las expectativas y se establecen objetivos. Estos objetivos deben ser el resultado de un diálogo bidireccional. Ambas partes aportan sus expectativas, ideas y deseos. Los objetivos deben ser concretos. Un objetivo como «mostrar más iniciativa» es demasiado vago. El empleado puede interpretarlo de muchas maneras y resulta difícil de medir.

3. Establece objetivos SMART

Cuando formules objetivos, debes poder supervisarlos. Haz que sean «SMART»:

• Específicos: ¿Es el objetivo lo suficientemente concreto?
• Medible: ¿Se puede medir cuál es el resultado?
• Aceptable: ¿Están de acuerdo ambas partes?
• Realista: ¿Es el objetivo factible?
• Con un plazo determinado: ¿Para cuándo debe estar listo?

Para un enfoque aún más completo, puedes optar por SMART ER :

• Ecológico: ¿Se ajusta el objetivo a la experiencia y la capacidad del empleado?
• Relevante: ¿Es el objetivo valioso para la organización?

Planifica la reunión con antelación, para que ambas partes puedan prepararse adecuadamente.

4. Haz hincapié en lo positivo

Es fácil centrarse en lo que no funciona durante las entrevistas de desarrollo. Pero el desarrollo del talento significa precisamente poner el énfasis en las cualidades positivas. Al destacar lo positivo, le das confianza al empleado y fomentas su desarrollo continuo. Aprovecha lo que ya funciona bien. Como responsable, pregúntate: «¿Cómo puedo hacer que te sientas aún más a gusto en tu trabajo?» Y: «¿Cómo puedes sacar el máximo partido a tus puntos fuertes?» Para el empleado, la pregunta es: «¿Cómo puedo sacar lo mejor de mí mismo y ser importante para la organización?». Este enfoque positivo funciona para ambas partes y ofrece los mejores resultados.

5. Planifica una reunión de seguimiento

El empleador parte de los objetivos que se ha fijado la empresa. Los objetivos individuales de los empleados se derivan de ellos. Ten cuidado de no poner el listón demasiado alto. Ten en cuenta las competencias del empleado. Pone todos los acuerdos por escrito y preséntalos al empleado para su aprobación. A continuación, es importante que cumplas los acuerdos alcanzados. Utiliza un formulario de planificación para dejarlo todo constancia. Programa también de inmediato una reunión de seguimiento en forma de entrevista de evaluación.

Conclusión