Logiciel de gestion des talents. Tout ce qu'il faut savoir sur la politique stratégique en matière de talents

Le talent détermine si les organisations se développent ou stagnent, alors que de nombreuses équipes RH utilisent encore des outils disparates, des tableaux Excel et des évaluations subjectives. Les logiciels de gestion des talents harmonisent les processus liés aux talents et aident les organisations à mieux étayer leurs décisions en matière de ressources humaines, afin que les performances, le développement et l’évolution de carrière ne soient plus évalués séparément.

En bref

• Les logiciels de gestion des talents aident les organisations à étayer leurs décisions concernant leurs collaborateurs.
• Un TMS rassemble les performances, les compétences, le développement et le suivi au sein d’un seul et même système.
• La gestion des talents basée sur les compétences ne fonctionne que lorsque celles-ci sont clairement définies et utilisées de manière mesurable.
• Sans mesures, un TMS reste avant tout un système d’enregistrement.
• Son utilisation par les managers et la qualité des données déterminent les résultats.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des talents ?

Un logiciel de gestion des talents, souvent abrégé en TMS, est un outil qui aide les organisations à suivre, développer et déployer leurs talents de manière structurée. Le système prend en charge les processus liés aux performances, aux compétences, au développement, à l’évolution de carrière et à la relève, afin que les décisions concernant les collaborateurs soient prises de manière plus cohérente. Un TMS n’est pas une simple application RH, mais une plateforme qui regroupe plusieurs processus RH. En reliant ces processus, on obtient une vue d’ensemble unique des talents au sein de l’organisation, ce qui évite que les informations ne soient dispersées entre différents systèmes.

La gestion des talents en termes simples

La gestion des talents s’articule autour de trois questions interdépendantes : qui fait preuve des comportements et des performances attendus, qui dispose d’une marge de progression et qui pourra, à terme, assumer un rôle différent ou plus exigeant. Un TMS aide à répondre à ces questions en enregistrant les données et en les combinant de manière cohérente.

Que comprend un système de gestion des talents ?

Toutes les organisations n’utilisent pas simultanément l’ensemble des modules d’un TMS, mais l’interconnexion entre ces modules permet d’exploiter les informations issues d’un processus dans un autre. Les accords de développement s’alignent sur les performances et les choix en matière de succession s’appuient sur des données enregistrées plutôt que sur des impressions isolées.

Composantes courantes d’un logiciel TMS

Un système de gestion des talents comprend généralement des modules de gestion de la performance, dans lesquels sont consignés les objectifs et les entretiens, ainsi que des modules dédiés aux compétences et aux aptitudes, qui permettent de mieux cerner les capacités des collaborateurs. De plus, de nombreux systèmes prennent en charge l’apprentissage et le développement afin de relier l’évolution professionnelle aux besoins identifiés. La planification de la relève est également une fonctionnalité courante, tout comme le soutien à la promotion interne, le feedback et les rapports offrant une vue d’ensemble des tendances et des schémas.

Différence entre TMS, SIRH et outils de performance

Les termes SIRH, outils de gestion de la performance et TMS sont souvent utilisés de manière interchangeable, alors qu’ils ont des objectifs différents. Un SIRH se concentre principalement sur l’administration du personnel, comme les données, les contrats et les congés. Les outils de performance facilitent les entretiens et la définition d’objectifs entre l’employé et son responsable. Un TMS combine les informations issues de ces processus et facilite les décisions en matière de développement, d’évolution de carrière et de succession.

Pourquoi les organisations optent-elles pour un logiciel TMS ?

Les organisations optent pour un TMS lorsque des systèmes disparates n'offrent pas une vue d'ensemble suffisante et que les processus de gestion des talents se fragmentent. Sans cohérence, il est difficile de relier entre eux les performances, le développement et la succession, ce qui fait que les décisions sont souvent fondées sur des informations limitées.

Problèmes courants

Sans TMS, il manque souvent une vue d’ensemble actualisée des compétences, les évaluations varient d’un responsable à l’autre et la relève n’est abordée que lorsqu’un départ se profile. De plus, les formations ne correspondent pas toujours aux performances et les informations sont dispersées sur plusieurs systèmes, ce qui rend difficile l’identification de tendances.

La gestion des talents basée sur les compétences. Plus qu’une simple tendance

La gestion des talents basée sur les compétences se concentre sur ce que les collaborateurs savent faire, plutôt que sur les intitulés de poste. Cela aide les organisations à faire face aux changements avec plus de souplesse et à mieux accompagner la mobilité interne.

Qu’est-ce qui rend les compétences exploitables dans la pratique ?

Les compétences ne deviennent exploitables que lorsqu’elles sont clairement définies et utilisées de manière cohérente. Sans définitions claires, on aboutit à une liste qui n’offre que peu de repères. Une approche viable commence par un nombre limité de compétences clés par famille de postes, qui sont associées à des comportements observables et utilisées dans les entretiens et le développement professionnel.

La gestion de la performance dans les logiciels TMS modernes

De plus en plus d’organisations abandonnent les évaluations annuelles au profit de cycles plus courts ponctués d’entretiens réguliers. Un TMS soutient cette méthode de travail en apportant une structure aux objectifs, aux accords et à la documentation, sans pour autant se substituer à l’entretien entre le responsable et le collaborateur.

Principe de base de la gestion de la performance

Le système facilite l’entretien et aide à la consignation, mais il ne remplace pas l’entretien et n’en détermine pas non plus le contenu.

Planification de la relève et identification du potentiel

La planification de la relève repose sur la continuité et la prévention des vacances imprévues de postes. Les organisations souhaitent savoir qui peut prendre la relève, tant à court qu’à long terme, afin que les risques restent maîtrisables.

Comment fonctionne la planification de la relève dans un TMS

Au sein d’un TMS, les postes sont identifiés comme critiques et les collaborateurs considérés comme des successeurs potentiels sont répertoriés. La combinaison des performances, des compétences et d’autres données permet d’obtenir une vision mieux étayée que lorsque les choix reposent uniquement sur l’expérience ou la visibilité.

Pourquoi recourir aux évaluations et au feedback ?

Sans évaluations, la gestion des talents reste avant tout un moyen de consigner des informations. Les évaluations aident à mieux étayer les choix et permettent de mieux cerner les différences entre les collaborateurs.

Exemples d’informations utilisées sur les talents

Les organisations ont souvent recours à des questionnaires de personnalité pour cerner les préférences comportementales, à des tests qui renseignent sur la capacité d’apprentissage et à des outils de feedback permettant d’analyser le comportement sous plusieurs angles. La combinaison de ces informations offre une vision plus large que celle obtenue à partir d’une seule source.

Mise en œuvre. Où les choses tournent souvent mal

Lors de la mise en place d’un TMS, la technologie s’avère rarement être le principal obstacle. Ce sont l’utilisation par les managers et la qualité des données enregistrées qui déterminent si le système est réellement utilisé. Lorsque les définitions sont floues ou que les processus sont trop complexes, l’utilisation diminue et le système perd sa raison d’être au sein de l’organisation.

Facteurs favorisant la mise en œuvre

Des accords clairs sur les concepts, une architecture adaptée au travail des responsables et des règles précises concernant l'utilisation des données garantissent une meilleure utilisation et une meilleure maintenance d'un TMS.

Indicateurs clés de performance (KPI) pour suivre la gestion des talents

L’utilisation d’indicateurs permet de déterminer si la gestion des talents contribue aux objectifs de l’organisation. Les indicateurs couramment utilisés sont la promotion interne, la relève des postes, le délai de mise en poste et la fidélisation des collaborateurs occupant des postes clés.

Quand opter pour une suite de gestion des talents ?

Un TMS convient aux organisations qui souhaitent étayer de manière structurée leurs décisions en matière de talents et regrouper les processus liés au développement et à la relève. Lorsque les RH fonctionnent principalement de manière opérationnelle et que les processus ne sont pas encore bien définis, il peut être plus judicieux de commencer par des outils plus simples.

FAQ

Combien coûte un logiciel de gestion des talents ?

Les coûts varient selon le fournisseur et la configuration du système. On applique souvent un montant mensuel par collaborateur, auquel s’ajoutent des frais de mise en place et d’accompagnement.

Combien de temps dure une mise en œuvre ?

Une mise en œuvre dure généralement quelques mois, en fonction de la taille de l’organisation et des modules choisis.

Un TMS convient-il aux petites organisations ?

Les petites organisations peuvent elles aussi utiliser un TMS, à condition que le périmètre reste limité et que le système s'intègre aux méthodes de travail existantes.

En conclusion

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