Hoe geef je feedback aan een collega? 10 tips
Bron: Elcovs
Een collega feedback geven over zijn manier van werken, kan spannend en moeilijk zijn. Maar het is ook een belangrijk onderdeel van professionele samenwerking. Gelukkig hoeft het niet zo ‘beladen’ te voelen, als je een paar uitgangspunten volgt. Dan wordt je feedback eerder opgevolgd en kan het sterk bijdragen aan persoonlijke groei, betere teamdynamiek en een positieve werkomgeving. .
Waarom vinden we feedback aan collega’s geven moeilijk?
Veel mensen vinden het moeilijk om anderen feedback te geven, zeker in de werkomgeving. Daarbij kunnen meerdere factoren een rol spelen. Van gezagsverhoudingen of eerdere meningsverschillen tot je eigen idee over de situatie.
Ook de werkomgeving zelf of het moment kan niet geschikt zijn om de dialoog aan te gaan. Want feedback geven is idealiter geen eenrichtingsverkeer, maar een dialoog waarin ook geluisterd wordt. Het samenwerken op afstand kan het ook ingewikkelder maken om elkaar op een goede manier feedback te geven.
Defensieve triggers
Een van de belangrijkste drempels is dat mensen van nature geneigd zijn om defensief te reageren op feedback, ook wanneer het goed bedoeld is. Dat speelt zeker een rol in de werkomgeving die vaak minder veilig voelt dan een gesprek thuis aan de eetkamertafel.
Volgens van de Harvard Law School schieten mensen vooral in de verdediging door drie triggers:
- Waarheidstriggers: de feedback klopt niet met je eigen beeld of doelen.
- Relatietriggers: de ontvangen heeft moeite met de gever van de feedback.
- Identiteitstriggers: de feedback raakt iemands eigenwaarde.
Wanneer mensen defensief reageren, is de kans groter dat feedback niet serieus wordt opgepakt of zelfs averechts werkt. Dan kan het zelfs een conflict opleveren.
Hoe kun je wél constructieve feedback aan collega’s geven?
Om een collega op een goede manier constructieve feedback te geven en dit in organisaties goed te faciliteren, zijn er verschillende aandachtspunten. Let vooral op deze tien punten.
1. Creëer een veilige omgeving
Voordat je feedback geeft, is het belangrijk om een omgeving te creëren waarin je collega zich veilig en gewaardeerd voelt. Kies een rustig moment waar je samen het gesprek kunt voeren. Dit voorkomt dat je collega zich aangevallen voelt en bevordert de openheid en eerlijkheid.
2. Focus op gedrag, niet op persoonlijkheid
Er is de afgelopen decennia veel wetenschappelijk onderzoek gedaan naar het geven van feedback in de werkomgeving. Een belangrijke conclusie is dat dit pas effectief is als het gericht is op taakniveau (wat iemand moet doen). Vermijd feedback op persoonsniveau (zeg niet: “je bent ongeschikt”) en richt je op het gedrag en de taak (“je zou kunnen proberen…”). Oftewel: speel de bal en niet de persoon.
3. Wees specifiek en duidelijk
Pas op met te algemene opmerkingen, zoals: “Je doet het niet goed.” Wees concreet en geef specifieke voorbeelden van gedrag of situaties die verbeterd kunnen worden. Bijvoorbeeld: “Tijdens de vergadering gisteren viel het me op dat je meerdere keren anderen onderbrak. Dit maakte het lastig voor anderen om hun punt te maken.”
4. Gebruik de ik-vorm
Door feedback te geven in de ik-vorm, voorkom je dat een collega zich aangevallen voelt. Zeg bijvoorbeeld: “Ik merkte dat het rapport niet op tijd was ingeleverd, wat mijn planning beïnvloedde”, in plaats van: “Jij levert je werk altijd te laat in.” Houd het dus taakgericht en dicht bij jezelf.
5. Maak van feedback een routine
Feedback geven en krijgen kan in het begin onwennig voelen. Maar je kunt er samen een positief onderdeel van maken in de werkcultuur. Door regelmatig feedbackmomenten in te plannen, wordt het geven en ontvangen van feedback normaal. Dit vermindert stress en bevordert het samen werken aan continue verbeteringen. Feedback geven hoeft dan ook niet meer ‘formeel’ te zijn.
Organisaties waarin feedback regelmatig, informeel en tweerichtingsverkeer is presteren beter. De feedback moet dan ingebed zijn in de organisatiecultuur, niet alleen in jaarlijkse beoordelingsgesprekken.
6. Overweeg 360 graden feedback (aanrader)
Organisaties die constructieve feedback een vaste plek willen geven in hun cultuur kunnen daarbij gebruik maken van de 360 graden feedback methodiek en het bijbehorende 360 graden feedback vragenlijst / assessment. Dit is een krachtig hulpmiddel om het potentieel van medewerkers beter te benutten en hun prestaties te verbeteren. Hierbij worden prestaties van medewerkers beoordeeld door meerdere mensen waarmee zij te maken hebben. Zoals hun leidinggevende en collega’s of soms zelfs klanten of leveranciers. Dat geeft een breder beeld en past goed bij het meer op afstand samenwerken.
Voor leidinggevenden en medewerkers is deze feedbackmethode heel waardevol omdat individuele prestaties heel eenvoudig en laagdrempelig in beeld worden gebracht. Zij kunnen samen de resultaten inzien en bepalen wat waardevolle ontwikkelpunten zijn.
[invoegen eigen afbeelding bij dit punt]
7. Vermijd de sandwichmethode
Om een positieve start te maken en constructieve feedback te geven, kan het werken om iemand eerst te complimenteren, waaruit waardering spreekt. Maar pas wel op om verbeterpunten te verpakken tussen de complimenten. Dan kan de boodschap verwateren. Dit wordt ook wel de ‘sandwichmethode’ genoemd, waarbij de feedback als beleg tussen twee complimenten (boterhammen) ingepakt zit. Wees eerlijk en direct, maar blijf respectvol. Dat zorgt voor duidelijkheid en voorkomt verwarring.
8. Volg een feedbackmethode
Er zijn verschillende gespreksmethoden om anderen constructieve feedback te geven die gestructureerd, effectief en respectvol is. Zoals deze bekende vormen:
- Situatie-Gedrag-Impact: Beschrijf aan je collega de situatie, het specifieke gedrag en de impact ervan.
- Ik-ik-jij: Begin met je eigen observatie, deel je gevoel en vraag vervolgens naar de reactie van je collega.
- 4 G’s: Gedrag-Gevoel-Gevolg-Gewenst: Benoem het gedrag, je eigen gevoel daarbij, het gevolg en wat je in de toekomst graag zou zien.
Kies een vorm die jou geschikt lijkt.
9. Luister actief en moedig dialoog aan
Feedback is idealiter geen eenrichtingsverkeer. Geef je collega de ruimte om te reageren en zijn of haar perspectief te delen. Dit bevordert wederzijds begrip en kan leiden tot gezamenlijke oplossingen.
10. Toon betrokkenheid en bied ondersteuning
Feedback geven is slechts de eerste stap. Bied je collega ondersteuning aan om de gewenste veranderingen te (helpen) realiseren. Dat kan op verschillende manieren, afhankelijk van de ontwikkelbehoefte. Indien relevant is het verstandig om tijdens het gesprek direct een vervolgafspraak te plannen om de voortgang te bespreken. Daaruit spreekt ook betrokkenheid en dit biedt de mogelijkheid om verdere ondersteuning te bieden.
Extra tip: podcast over feedback geven en ontvangen
Tot slot: de waarde van 360 graden feedback
Wil je feedback structureel verankeren in je organisatie? Overweeg dan nu een 360 graden feedback assessment. Deze methode geeft een compleet beeld door feedback vanuit verschillende perspectieven te verzamelen en biedt concrete handvatten voor ontwikkeling.
Start vandaag nog met deze effectieve aanpak. Neem contact op met onze specialisten en ontdek hoe een 360 graden feedback assessment jouw organisatie naar een hoger niveau kan tillen.
