fbpx

Modern voortgangsgesprek vereist vooral goede feedback

Auteur: Floor Hendriks | Published on: vrijdag 23 juli 2021 | Last updated on: vrijdag 23 juli 2021

Modern voortgangsgesprek

 

Veel organisaties en HR-professionals zoeken manieren om hun gesprekscyclus te moderniseren tot een krachtiger instrument met voortgangsgesprekken die echt waardevol zijn. Vooral voor de ontwikkeling van medewerkers. Dus met meer focus op ontwikkelgesprekken en coaching. Maar hoe doe je dat? Belangrijke stepping stones zijn een opener dialoog, goede opvolging van de uitkomsten en een geobjectiveerde gespreksagenda, bijvoorbeeld met 360 graden feedback.

Traditionele aanpak stelt teleur

De noodzaak om de hele gesprekcyclus te moderniseren met waardevolle voortgang- of ontwikkelgesprekken is een hot topic in vakmedia. Het leidt tussen HR-professionals soms ook tot verhitte discussies in de verschillende HR-groepen op LinkedIn. De traditionele aanpak kost ook veel tijd en geld en levert vaak niet op wat het beoogt, bleek al uit zevenjarig onderzoek aan de Vrije Universiteit Amsterdam. Onderzoeker en docent HRM Kilian Wawoe pleit voor een modernere aanpak met meer focus op ontwikkeling met continue, motiverende coaching.

Van praten naar een goed gesprek

Voor veel HR-professionals, werkgevers en werknemers is het voortgangsgesprek nog altijd synoniem voor het ‘beoordelen van prestaties’. En hoe kom je van een ‘een gesprek voeren’ tot het echt goede gesprek over iemands ontwikkeling? Dat vinden leidinggevenden vaak lastig. Belangrijke handvatten daarvoor zijn: een goede voorbereiding, streven naar echte gesprekken als open dialoog, het vastleggen van concrete afspraken en zorgen voor de opvolging van gesprekken, vooral door bij te sturen waar dat nodig is. Al deze stappen vragen eigenlijk om één onderliggend fundament: geobjectiveerde gegevens en feedback om de dialoog te starten en de ontwikkeling te blijven volgen.

Dit maakt het ook mogelijk om de traditionele aanpak met drie geïsoleerde momenten per jaar (doelen stellen, voortgang bespreken en beoordelingsgesprek) los te laten. Want een jaarlijks bloemetje op je trouwdag maakt ook geen goed huwelijk. Wie dat loslaat, kan de gesprekscyclus laten evolueren tot een laagdrempeliger, continu ontwikkelgesprek tussen leidinggevenden en medewerkers. Met het liefst vaker een kort contactmoment met vooral een meer coachend karakter.

360 graden feedback

Het objectiveren van de gesprekscyclus kan op verschillende manieren. Het benutten van 360 graden feedback kan hiervoor al een grote stap zijn. Want constructieve feedback is essentieel voor de ontwikkeling van medewerkers. De feedback van medewerkers zelf en die van relevante mensen uit hun omgeving – zoals managers, collega’s, (interne) klanten of andere relevante partijen – blijkt nu vaak de ‘missing link’ om de gesprekkencyclus van personeel te verbeteren. Voor een ondernemer of leidinggevende alleen is het vaak moeilijk om medewerkers te beoordelen, zeker als je ze bijvoorbeeld niet altijd ziet. En dat gebeurt steeds vaker. Dan is het dus verstandig om ook anderen mee te laten denken die dichterbij staan en hun eigen beeld hebben. Dat kan tegenwoordig gelukkig op een eenvoudige en laagdrempelige manier, bijvoorbeeld met de 360 graden feedback vragenlijst van hrmforce.

Door de omgeving van medewerkers breder te benutten, komen prestaties en ontwikkelkansen op een goede en laagdrempelige manier in beeld. De ‘360 graden’ staan voor de verschillende perspectieven van waaruit feedback wordt ontvangen over bijvoorbeeld vaardigheden, capaciteiten, persoonlijkheid en motivatie. Dat is een goede basis voor de dialoog tussen medewerker en leidinggevende én voor de voortgangsgesprekken over de ontwikkeling en behoeften daarin.

Focus op persoonlijkheid? Big50!

Tijdens een persoonlijk ontwikkeltraject kan uiteraard ook de persoonlijkheid van een medewerker een belangrijke rol spelen. Dan kan een persoonlijkheidstest zoals de Big Fifty (Big50) ook waardevol zijn om de gesprekken te voeren op basis van geobjectiveerde gegevens. Dit is de meest gebruikte (en onderzochte) persoonlijkheidstheorie.

De Big50 is waardevol om de vertaling te maken van een persoonlijkheidsprofiel naar (verder te ontwikkelen) competenties. Per competentie wordt hierbij een indicatie gegeven van de mate waarin een medewerker deze competentie kan ontwikkelen. Dit is gebaseerd op zijn persoonlijkheid en op de vijf belangrijkste persoonlijkheidsfactoren voor gedrag in werksituaties (Neuroticisme, Extraversie, Openheid, Consciëntieusheid en Aanpassen).

Continuïteit met eerlijke gesprekken

Om concrete afspraken en doelen van gesprekken goed vast te leggen en de voortgang te monitoren is de Development Module van hrmforce (met verschillende digitale gesprekscycli) waardevol. Dit draagt ook bij aan de objectivering en continuïteit van de gesprekscyclus.

Als de continuïteit en onderbouwing voor goede gesprekken aanwezig zijn, moet het daarna vooral in de gesprekken en contactmomenten tussen medewerker en leidinggevende gebeuren. Dat moet vooral een open en eerlijke dialoog zijn in een veilige gespreksomgeving. In sommige organisaties is een voortgangsgesprek vooral nog eenrichtingsverkeer vanuit de werkgever of leidinggevende. Willen luisteren en het openstellen voor een open dialoog kan voor hen zeer waardevolle informatie opleveren over de ontwikkeling van medewerkers, teams of de hele organisatie. Bijvoorbeeld ook over wat er nodig is om bepaalde doelstellingen te verwezenlijken.

Naast de openheid van de dialoog is ook eerlijkheid cruciaal. Niet om de ‘hete brij’ heen draaien, maar het direct en constructief aan de orde stellen. Want niet iedere medewerker functioneert naar behoren. En soms heeft iemand veel meer in zijn mars dan hij laat zien. Of misschien blijkt iemand de lat juist te hoog te leggen. Een medewerker moet in een voortgangsgesprek ook duidelijkheid krijgen en horen of hij goed functioneert, doelstellingen haalt en effectief gedrag vertoont. Zeker ook als dat niet zo is. En ook bij die gesprekken helpen de meetbare, geobjectiveerde gegevens om een gesprek direct naar het juiste niveau te tillen.

Meer tips voor een moderne gesprekscyclus

Wie talenten, mensen en hun ontwikkeling centraal wil stellen, moet daar de ontwikkelcyclus flexibel op af kunnen stemmen. Zo groeit een eenzijdig proces vanuit de organisatie of leidinggevende naar een meer collectief proces met coaching en ontwikkelgesprekken. Daarin bepalen manager en medewerker samen de doelen en de koers. Hier zijn ze ook samen verantwoordelijk voor. Daarbij zijn dit belangrijke stappen:

  1. Begin de dialoog

Begin het gesprek met medewerkers over hun talenten, competenties en ambities. Waar wil iemand over drie jaar staan? En hoe kan de organisatie daarbij helpen? Feedbackvragenlijsten kunnen hierbij ondersteuning bieden.

  1. Korte termijn resultaatafspraken

Naast de open dialoog over talent en de (persoonlijke) ontwikkeling zijn resultaatafspraken een belangrijke voorwaarde om een moderne gesprekscyclus doelgericht en concreet te maken. Kijk daarbij niet alleen naar de langere termijn, maar maak ook resultaatafspraken voor de kortere termijn, bijvoorbeeld eens per kwartaal.

  1. Van (ver)oordelen naar ontwikkelen

Bij de evaluatie van resultaatafspraken moet het ontwikkelgesprek ook leidend blijven. Voorkom dat een nieuw beoordelingsgesprek of zelfs ‘veroordelingsgesprek’ ontstaat. Bespreek wat er goed gaat, wat er beter kan en wat er nodig is om de gestelde doelen te halen. Kijk verder dan KPI’s en ga breed in gesprek over de resultaten, competenties en het gedrag van een medewerker. Zo ligt de focus al snel op de ontwikkeling en doelgerichte ondersteuning hierbij.

  1. Organisatietools

Naast ondersteuning van medewerkers hebben ook teams en de hele organisatie hulpmiddelen nodig om te zorgen voor een moderne gesprekscyclus waarin de beoogde dialoog tussen medewerkers en leidinggevenden goed gevoerd kan worden. Bekijk voor de behoeften in uw organisatie welke tools er nodig zijn. Wat kan bijvoorbeeld de toegevoegde waarde zijn van 360 graden feedback of andere moderne feedbackvragenlijsten voor de coachende dialoog?

 

Floor Hendriks

Floor heeft een royale ervaring in het adviseren en implementeren van (online) HR instrumenten en diensten. Al meer dan tien jaar specialiseert hij zich in het benutten van online assessments en tools voor talent management uitdagingen in de HR cyclus met als doel de prestaties van medewerkers en organisaties te verhogen.