Comment donner son avis à un collègue ? 10 conseils

[caption id="attachment_22144" align="aligncenter" width="732"] Source : Elcovs[/caption] Donner son avis à un collègue sur sa manière de travailler peut être stressant et difficile. Mais c'est aussi un élément important de la collaboration professionnelle. Heureusement, cela n’a pas besoin d’être perçu comme une situation « tendue » si vous suivez quelques principes de base. Votre retour sera alors plus facilement pris en compte et pourra contribuer grandement au développement personnel, à une meilleure dynamique d’équipe et à un environnement de travail positif.

Pourquoi avons-nous du mal à donner du feedback à nos collègues ?

Beaucoup de gens ont du mal à donner du feedback aux autres, surtout au travail. Plusieurs facteurs peuvent entrer en jeu, qu’il s’agisse des rapports hiérarchiques, de divergences d’opinion antérieures ou de votre propre perception de la situation. De même, l’environnement de travail lui-même ou le moment choisi peuvent ne pas se prêter à l’engagement d’un dialogue. Car, idéalement, donner du feedback n’est pas une communication à sens unique, mais un dialogue où l’on écoute également. Le travail à distance peut également compliquer la tâche lorsqu’il s’agit de se donner mutuellement du feedback de manière constructive.

Les réactions défensives

L’un des principaux obstacles réside dans le fait que les gens ont naturellement tendance à réagir de manière défensive face au retour d’expérience, même lorsqu’il est bien intentionné. Cela joue certainement un rôle dans le milieu professionnel, qui est souvent perçu comme moins sécurisant qu’une conversation à la maison, autour de la table de la salle à manger. Selon la Harvard Law School, les personnes se mettent surtout sur la défensive en raison de trois déclencheurs :

• Déclencheurs liés à la vérité : le retour d’information ne correspond pas à l’image que l’on a de soi-même ou à ses propres objectifs.
• Déclencheurs relationnels : la personne qui reçoit le retour d’expérience a des difficultés avec la personne qui le donne.
• Déclencheurs identitaires : le retour d'expérience touche à l'estime de soi de la personne.

Lorsque les gens réagissent de manière défensive, le retour d’expérience a moins de chances d’être pris au sérieux, voire peut s’avérer contre-productif. Cela peut même donner lieu à un conflit .

Comment donner un retour d’information constructif à ses collègues ?

Pour donner un retour constructif à un collègue de manière appropriée et faciliter ce processus au sein des organisations, plusieurs points méritent une attention particulière. Concentrez-vous surtout sur ces dix points.

1. Créez un environnement sûr

Avant de donner du feedback, il est important de créer un environnement dans lequel votre collègue se sent en sécurité et valorisé. Choisissez un moment calme où vous pouvez discuter ensemble. Cela évite que votre collègue ne se sente attaqué et favorise l’ouverture et l’honnêteté.

2. Concentrez-vous sur le comportement, pas sur la personnalité

Au cours des dernières décennies, de nombreuses recherches scientifiques ont été menées sur la pratique du feedback en milieu professionnel. Une conclusion importante est que celui-ci n’est efficace que s’il est axé sur le niveau de la tâche (ce qu’une personne doit faire). Évitez les retours d’information à caractère personnel (ne dites pas : « tu n’es pas à la hauteur ») et concentrez-vous sur le comportement et la tâche (« tu pourrais essayer de… »). En d’autres termes : critiquez l’action, pas la personne.

3. Soyez précis et clair

Méfiez-vous des remarques trop générales, telles que : « Tu ne t’en sors pas bien. » Soyez concret et donnez des exemples précis de comportements ou de situations qui pourraient être améliorés. Par exemple : « Lors de la réunion d’hier, j’ai remarqué que tu as interrompu les autres à plusieurs reprises. Cela a empêché les autres de s’exprimer. »

4. Utilisez la première personne

En formulant votre retour à la première personne, vous évitez qu’un collègue se sente attaqué. Dites par exemple : « J’ai remarqué que le rapport n’avait pas été remis à temps, ce qui a eu un impact sur mon planning », plutôt que : « Tu rends toujours ton travail en retard. » Concentrez-vous donc sur la tâche et restez fidèle à vous-même.

5. Faites du retour d’expérience une habitude

Donner et recevoir du feedback peut sembler délicat au début. Mais ensemble, vous pouvez en faire un élément positif de la culture d’entreprise. En programmant régulièrement des moments dédiés au feedback, donner et recevoir du feedback devient une pratique courante. Cela réduit le stress et favorise la collaboration en vue d’améliorations continues. Donner du feedback ne doit donc plus nécessairement être « formel ». Les organisations où le feedback est régulier, informel et bidirectionnel obtiennent de meilleurs résultats. Le feedback doit alors être ancré dans la culture d’entreprise, et pas seulement dans les entretiens d’évaluation annuels.

6. Envisagez le feedback à 360 degrés (fortement recommandé)

Les organisations qui souhaitent ancrer le feedback constructif dans leur culture peuvent recourir à la méthode du feedback à 360 degrés et au questionnaire ou à l’évaluation correspondant. Il s’agit d’un outil puissant pour mieux exploiter le potentiel des collaborateurs et améliorer leurs performances. Dans ce cadre, les performances des collaborateurs sont évaluées par plusieurs personnes avec lesquelles ils sont en contact, telles que leur supérieur hiérarchique et leurs collègues, voire parfois des clients ou des fournisseurs. Cela offre une vision plus large et s’adapte bien au travail à distance. Pour les responsables et les collaborateurs, cette méthode de feedback est très précieuse, car elle permet de mettre en évidence les performances individuelles de manière très simple et accessible. Ils peuvent consulter ensemble les résultats et identifier les axes de développement pertinents.

7. Évitez la méthode du « sandwich »

Pour commencer sur une note positive et donner un retour constructif, il peut être utile de commencer par faire un compliment à quelqu’un, ce qui témoigne de votre reconnaissance. Mais veillez à ne pas glisser les points à améliorer entre les compliments. Le message risquerait alors de perdre de son impact. C’est ce qu’on appelle aussi la « méthode du sandwich », où le feedback est pris en sandwich entre deux compliments (les tranches de pain). Soyez honnête et direct, tout en restant respectueux. Cela garantit la clarté et évite toute confusion.

8. Suivez une méthode de feedback

Il existe différentes méthodes de dialogue pour donner aux autres un retour constructif qui soit structuré, efficace et respectueux. Comme ces formules bien connues :

• Situation-Comportement-Impact : décrivez à votre collègue la situation, le comportement spécifique et son impact. ​
• « Je-je-tu » : commencez par votre propre observation, partagez ce que vous ressentez, puis demandez à votre collègue de réagir. ​
• Les 4 « G » : Comportement: Sentiment: Conséquence: Souhait : Énoncez le comportement, le sentiment qu’il suscite chez vous, la conséquence et ce que vous aimeriez voir à l’avenir. ​

Choisissez la méthode qui vous semble la plus adaptée.

9. Écoutez activement et encouragez le dialogue

Idéalement, le feedback ne doit pas être à sens unique. Laissez à votre collègue la possibilité de réagir et de partager son point de vue. Cela favorise la compréhension mutuelle et peut déboucher sur des solutions communes.

10. Faites preuve d’engagement et offrez votre soutien

Donner du feedback n’est que la première étape. Proposez à votre collègue votre soutien pour l’aider à mettre en œuvre les changements souhaités. Cela peut se faire de différentes manières, en fonction des besoins de développement. Si cela s’avère pertinent, il est judicieux de planifier directement, pendant l’entretien, un rendez-vous de suivi afin de discuter des progrès réalisés. Cela témoigne également de votre implication et vous permet d’apporter un soutien supplémentaire. Conseil supplémentaire : podcast sur la manière de donner et de recevoir du feedback

Pour conclure : l’intérêt du feedback à 360 degrés

Vous souhaitez ancrer systématiquement le feedback au sein de votre organisation ? Envisagez dès maintenant une évaluation par feedback à 360 degrés. Cette méthode offre une vision complète en recueillant des retours d’expérience sous différents angles et fournit des pistes concrètes pour le développement.

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