Un entretien d'évaluation moderne repose avant tout sur un retour d'information de qualité

  De nombreuses organisations et professionnels des ressources humaines cherchent des moyens de moderniser leur cycle d’entretiens afin d’en faire un outil plus efficace, avec des entretiens de suivi réellement utiles. Notamment pour le développement des collaborateurs. Il s'agit donc de mettre davantage l'accent sur les entretiens de développement et le coaching. Mais comment s'y prendre ? Les étapes clés sont un dialogue plus ouvert, un suivi efficace des résultats et un ordre du jour objectif, par exemple grâce à un feedback à 360 degrés.

L'approche traditionnelle déçoit

La nécessité de moderniser l’ensemble du cycle d’entretiens grâce à des entretiens de suivi ou de développement constructifs est un sujet brûlant dans la presse spécialisée. Cela donne parfois lieu à des discussions animées entre professionnels des RH au sein des différents groupes RH sur LinkedIn. L’approche traditionnelle coûte également beaucoup de temps et d’argent et ne produit souvent pas les résultats escomptés, comme l’a déjà montré une étude menée pendant sept ans à l’Université libre d’Amsterdam. Kilian Wawoe, chercheur et professeur en gestion des ressources humaines, plaide en faveur d’une approche plus moderne, davantage axée sur le développement grâce à un accompagnement continu et motivant.

Passer d’une simple discussion à un véritable entretien

Pour de nombreux professionnels des ressources humaines, employeurs et salariés, l’entretien de suivi reste synonyme d’« évaluation des performances ». Et comment passer d’un simple « entretien » à une véritable conversation constructive sur le développement d’une personne ? Les responsables trouvent souvent cela difficile. Pour y parvenir, voici quelques clés importantes : une bonne préparation, la recherche de véritables échanges sous forme de dialogue ouvert, la définition d’accords concrets et le suivi des entretiens, notamment en apportant des ajustements lorsque cela s’avère nécessaire. Toutes ces étapes reposent en réalité sur un seul fondement : des données et des retours d’expérience objectivés pour lancer le dialogue et continuer à suivre le développement. Cela permet également de s’affranchir de l’approche traditionnelle comportant trois moments isolés par an (fixation d’objectifs, discussion des progrès et entretien d’évaluation). Car un bouquet de fleurs annuel le jour de son anniversaire de mariage ne suffit pas à garantir un mariage heureux. En s’affranchissant de ce schéma, on peut faire évoluer le cycle d’entretiens vers un dialogue de développement continu et plus accessible entre les responsables et les collaborateurs. De préférence, avec des moments de contact plus fréquents et plus courts, revêtant avant tout un caractère de coaching.

Feedback à 360 degrés

L’objectivation du cycle d’entretiens peut se faire de différentes manières. Le recours au feedback à 360 degrés peut déjà constituer un grand pas en avant dans ce sens. En effet, un feedback constructif est essentiel au développement des collaborateurs. Le feedback des collaborateurs eux-mêmes et celui des personnes pertinentes de leur entourage, telles que les managers, les collègues, les clients (internes) ou d’autres parties prenantes, s’avère aujourd’hui souvent être le « chaînon manquant » pour améliorer le cycle d’entretiens du personnel. Pour un chef d’entreprise ou un responsable, il est souvent difficile d’évaluer seul ses collaborateurs, surtout si, par exemple, on ne les voit pas toujours. Et c’est de plus en plus souvent le cas. Il est donc judicieux de faire appel à d’autres personnes qui sont plus proches des collaborateurs et qui ont leur propre vision de la situation. Heureusement, cela peut aujourd’hui se faire de manière simple et accessible, par exemple grâce au questionnaire de feedback à 360 degrés de hrmforce. En tirant davantage parti de l’entourage des collaborateurs, les performances et les opportunités de développement sont mises en lumière de manière efficace et accessible. Le terme « à 360 degrés » fait référence aux différentes perspectives à partir desquelles le feedback est recueilli, par exemple sur les compétences, les capacités, la personnalité et la motivation. Cela constitue une bonne base pour le dialogue entre le collaborateur et son responsable, ainsi que pour les entretiens d’évaluation portant sur le développement et les besoins en la matière.

L’accent sur la personnalité ? Le Big50 !

Au cours d’un parcours de développement personnel, la personnalité d’un collaborateur peut bien sûr également jouer un rôle important. Dans ce cas, un test de personnalité tel que le Big Fifty (Big50) peut s’avérer utile pour mener les entretiens sur la base de données objectivées. Il s’agit de la théorie de la personnalité la plus utilisée (et la plus étudiée). Le Big50 est utile pour faire le lien entre un profil de personnalité et des compétences (à développer davantage). Pour chaque compétence, une indication est donnée quant au degré auquel un collaborateur est capable de développer cette compétence. Cela repose sur sa personnalité et sur les cinq principaux facteurs de personnalité influant sur le comportement en situation professionnelle (névrosisme, extraversion, ouverture d’esprit, conscience et adaptabilité).

Continuité grâce à des entretiens sincères

Le module « Development » de hrmforce (qui propose différents cycles d’entretiens numériques) s’avère précieux pour consigner correctement les accords concrets et les objectifs issus des entretiens, ainsi que pour suivre les progrès. Cela contribue également à l’objectivité et à la continuité du cycle d’entretiens. Une fois que la continuité et les fondements nécessaires à des entretiens de qualité sont en place, le reste doit surtout se jouer lors des entretiens et des moments d’échange entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique. Il doit s’agir avant tout d’un dialogue ouvert et honnête dans un cadre propice à la discussion. Dans certaines organisations, l’entretien de suivi reste encore principalement un échange à sens unique, mené par l’employeur ou le responsable. La volonté d’écouter et de s’ouvrir à un dialogue franc peut leur apporter des informations très précieuses sur le développement des collaborateurs, des équipes ou de l’organisation dans son ensemble. Par exemple, sur ce qui est nécessaire pour atteindre certains objectifs. Outre l’ouverture du dialogue, l’honnêteté est également cruciale. Il ne s’agit pas de tourner autour du pot, mais d’aborder les choses de manière directe et constructive. Car tous les collaborateurs ne fonctionnent pas comme ils le devraient. Et parfois, une personne a bien plus à offrir qu’elle ne le laisse paraître. Ou peut-être qu’une autre se fixe justement des objectifs trop ambitieux. Lors d’un entretien d’évaluation, un collaborateur doit également obtenir des éclaircissements et savoir s’il fonctionne correctement, s’il atteint ses objectifs et s’il adopte un comportement efficace. Surtout si ce n’est pas le cas. Et lors de ces entretiens également, les données mesurables et objectivées aident à amener immédiatement la discussion au bon niveau.

Plus de conseils pour un cycle d'entretiens moderne

Quiconque souhaite placer les talents, les personnes et leur développement au cœur de ses préoccupations doit pouvoir adapter le cycle de développement en conséquence, de manière flexible. Ainsi, un processus unilatéral émanant de l’organisation ou du responsable évolue vers un processus plus collectif, intégrant du coaching et des entretiens de développement. Dans ce cadre, le responsable et le collaborateur définissent ensemble les objectifs et la ligne à suivre. Ils en sont également conjointement responsables. Voici les étapes importantes à suivre :

1. Engager le dialogue

Entamez la discussion avec les collaborateurs au sujet de leurs talents, de leurs compétences et de leurs ambitions. Où souhaite-t-on se situer dans trois ans ? Et comment l’organisation peut-elle y contribuer ? Des questionnaires de feedback peuvent être utiles à cet égard.

2. Accords sur les résultats à court terme

Outre le dialogue ouvert sur les talents et le développement (personnel), les accords sur les résultats constituent une condition essentielle pour rendre un cycle d’entretiens moderne à la fois ciblé et concret. Ne vous concentrez pas uniquement sur le long terme, mais fixez également des accords sur les résultats à court terme, par exemple une fois par trimestre.

3. Passer du jugement au développement

Lors de l’évaluation des objectifs, l’entretien de développement doit rester au cœur du processus. Évitez qu’un nouvel entretien d’évaluation, voire un « entretien de jugement », ne se mette en place. Discutez de ce qui fonctionne bien, de ce qui peut être amélioré et de ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs fixés. Ne vous limitez pas aux KPI et engagez une discussion approfondie sur les résultats, les compétences et le comportement d’un collaborateur. Ainsi, l’accent est rapidement mis sur le développement et le soutien ciblé dans ce domaine.

4. Outils organisationnels

Outre le soutien apporté aux collaborateurs, les équipes et l’organisation dans son ensemble ont également besoin d’outils pour mettre en place un cycle d’entretiens moderne, permettant de mener efficacement le dialogue souhaité entre les collaborateurs et leurs responsables. Évaluez les outils nécessaires en fonction des besoins de votre organisation. Quelle peut être, par exemple, la valeur ajoutée d’un feedback à 360 degrés ou d’autres questionnaires de feedback modernes pour le dialogue de coaching ?