Hoe richt je een Performance Management proces in?
Performance management is een belangrijk proces bij organisaties dat de doelen en gehanteerde strategie binnen het bedrijf gaat verbinden met de verwachte prestaties van de individuele medewerkers (of als team). Het uiteindelijke doel hiervan is de organisatie efficiënter maken. Performance management richt zich dus op het ontwikkelen van de procesflow, bijvoorbeeld functioneren en beoordelen, waardoor bedrijven beter gebruik kunnen maken van materiële, financiële en menselijke bronnen.
De opbouw van performance management
Het proces heeft betrekking op de managers en personen die aan hen verslag geven. Deze gaan samen op zoek naar bepaalde doelen, die in verbinding staan met de doelstellingen van de onderneming. Het resultaat van dit onderzoek vormt de verwachte prestatie die later gebruikt zal worden om resultaten te interpreteren tijdens een beoordelingsfase.
Een peformance review door middel van een procesflow is een goede manier om noodzakelijk taken de doen functioneren en beoordelen. De resultaten worden gemeten om te zien of alle afspraken zijn nagekomen. Als dat niet zo is, dan moet de oorzaak daarvan worden onderzocht, en maatregelen genomen worden om dit te veranderen.
De vier onderdelen van performance review:
- Performance planning, waarbij men de verwachtingen bepaald. Er wordt afgesproken wat de minimale standaard is en hoe men de prestaties zal meten.
- Performance management
- Coaching en training
- Regels en processen opstellen die de prestaties haalbaar maken en deze niet tegenwerken
- Zorgen voor een positief werkklimaat
- Zorgen voor de mogelijkheden om goede prestaties op te leveren (tijd, support, middelen)
- De prestaties beoordelen
- De betrokken personen belonen voor zijn/haar bijdrage
De fases binnen de beoordelingscyclus:
- Planning en afspraken vastleggen in een formulier
In deze fase van de beoordelingscyclus is het belangrijk de discussiëren over de meetcriteria, zoals doelstellingen, Key Performance Indicators, noodzakelijke vaardigheden, enzovoort. Het is essentieel een compromis te vinden door middel van overleg. Zodra de criteria bepaald zijn, moet er een duidelijk formulier van opgemaakt worden, en moeten alle partijen zich toeleggen op het vervullen van die verwachtingen. Men kan de prestaties individueel afspreken, maar ook in de vorm van een team.
- De prestaties managen
Het uitvoeren van de handelingen is natuurlijk een taak voor de werknemers of het team, waarbij de lijnmanager hen ondersteunt. Dit kan in de vorm van coaching, begeleiding of het voorzien in de juiste tools en het wegwerken van obstakels. De manager meet de gedane prestaties en maakt eventueel aanpassingen. Ook gaat deze persoon de mensen ondersteunen, motiveren en inspireren.
- De prestaties beoordelen
De volgende stap bestaat uit het beoordelen van de gedane prestaties. Het is hierbij van belang te werknemer in kwestie bewijs te geven van de resultaten die dankzij zijn of haar inbreng gerealiseerd zijn. Deze medewerker moet daarbij de mogelijkheid hebben om zelf aantekeningen te maken in zijn of haar eigen bestand. Het resultaat is een bottom-up proces, waardoor de onderneming vernieuwender te werk gaat.
- De prestaties belonen
Onderzoek wijst uit dat op persoonlijke niveau groeien essentieel is om gemotiveerd te blijven. De performance planning-fase van het proces omvat het bepalen van de uiteindelijk prestaties, en als deze individueel vastgelegd wordt kan dat een gunstige groei veroorzaken in de werknemer zelf. Het is dan ook essentieel om erkenning te tonen voor die prestaties en daar als organisatie bij stil te staan!
Hrmforce Development maakt performance management een stuk eenvoudiger
Inzicht hebben in de kwaliteit en de prestaties van uw medewerkers. Direct kunnen inspelen op de ontwikkelingen binnen uw organisatie en feedback ontvangen wanneer er ergens een kink in de kabel zit. U bent verantwoordelijk voor de prestaties in uw bedrijf of instelling. Daarom wilt u waar nodig het personeel direct kunnen bij- en aansturen zoals een voetbalcoach die langs de zijlijn staat. Heeft u er ooit aan gedacht om daarbij ook gebruik te maken van speciale software die performance management binnen uw organisatie naar een hoger plan tilt? Hrmforce Development is dan een uitstekende tool om mee aan de slag te gaan.
Performance appraisal
Een belangrijk doel van performance management is om de ontwikkeling van uw medewerkers te volgen en in kaart te brengen. Dit gebeurt vaak door middel van een functioneringsgesprek, ook wel performance appraisal genoemd. Aan de hand van een aantal vooraf gestelde doelen, bekijkt u hoe uw bedrijf, een team of een individuele medewerker presteert. U maakt eigenlijk continu een inschatting van de mogelijkheden om de prestaties binnen uw bedrijf te verbeteren en zoekt naar manieren om dit te verwezenlijken. Het jaarlijkse functioneringsgesprek is daarvoor niet genoeg. U wilt er tenslotte bovenop zitten. Daarvoor heeft u met een zekere regelmaat feedback nodig van uw medewerkers.
Aan- en bijsturen met performance management
Performance management kijkt verder dan alleen de financiële resultaten. U bent op zoek naar de verschillende factoren die het succes van uw onderneming bepalen. Zo eenvoudig is dat overigens niet om deze Key Performance Indicators (KPI’s) eventjes te bepalen. Het is als de verschillende puzzelstukken op de juiste plek leggen. Maar dat is dan ook precies de uitdaging waar ieder management of directie voor staat. Kijk bijvoorbeeld eens welke processen in uw bedrijf meer tijd nodig hebben dan was gepland. Is dit omdat er niet goed gewerkt wordt of omdat de doelstellingen niet reëel zijn? Let ook eens op de tevreden klanten. Wat maakt hen het meest blij? Het zijn een paar tips om er achter te komen welke KPI’s voor uw bedrijf belangrijk zijn.
Duidelijkheid voor uw medewerkers
Performance management heeft ook positieve effecten op uw medewerkers. Wanneer u de KPI’s op een rijtje heeft, ontstaat er ook bij hen meer duidelijkheid. Wanneer zij eenmaal begrijpen welke succesfactoren een rol spelen, zullen ze zich daar meer op gaan focussen en extra voor gaan inzetten. Ook schept het duidelijkheid over de doelstellingen en wat management en medewerkers van elkaar mogen verwachten. Functies worden vanaf nu vooral vastgesteld op basis van de te behalen resultaten. Dit betekent ook dat het eenvoudiger wordt om prestaties te meten en uw medewerkers te beoordelen.
Digitaal dashboard is onmisbaar gereedschap
Hrmforce Development maakt performance management een stuk eenvoudiger. Dit digitale dashboard helpt u onder meer bij het in kaart brengen van de sterke en zwakke punten van uw medewerkers. Ook voert u eenvoudig een groot aantal feedback onderzoeken uit. Uw tussentijdse beoordelingen kunt u bovendien overzichtelijk beheren. Deze tool maakt het ook mogelijk om individuele ontwikkel plannen te genereren en de resultaten te analyseren in real time. Om de ontwikkeling van uw medewerkers optimaal te monitoren en continu de prestaties en resultaten van uw onderneming te verbeteren, is Hrmforce Development dan ook een onmisbaar gereedschap voor een adequaat performance management.
