Voorbeeld bedrijfswagenbeleid

Een helder bedrijfswagenbeleid voorkomt onduidelijkheden en discussies over het gebruik van bedrijfsauto’s. Dit document biedt een compleet kader voor de toekenning, het gebruik en het beheer van bedrijfswagens binnen uw organisatie. Pas het aan naar uw specifieke situatie en bedrijfscultuur.

Doel van dit beleid

Dit bedrijfswagenbeleid regelt het verantwoord gebruik van voertuigen die eigendom zijn van onze organisatie. Het waarborgt veiligheid, legaliteit en efficiënt gebruik van onze bedrijfsmiddelen. Een bedrijfswagen definiëren we als elk voertuig dat de organisatie beschikbaar stelt voor zakelijk gebruik.

Voor wie geldt dit beleid?

Dit beleid is van toepassing op:

• Medewerkers met een toegewezen bedrijfswagen
• Medewerkers die incidenteel een poolauto gebruiken
• Leidinggevenden die bedrijfswagens toewijzen
• Alle gebruikers van bedrijfsvoertuigen

Toekenning van bedrijfswagens

Wie komt in aanmerking?

Bedrijfswagens worden toegekend op basis van functie-eisen en zakelijke noodzaak:

Voorwaarden voor gebruik

Rijbewijsvereisten

Bestuurders van bedrijfswagens moeten voldoen aan:

• Geldig Nederlands rijbewijs (minimaal 2 jaar)
• Geen ontzegging rijbevoegdheid in laatste 5 jaar
• Maximaal 3 verkeersovertredingen in laatste 3 jaar
• Jaarlijkse controle rijbewijsgeldigheid door HR

Gebruik buiten werktijd

Privégebruik van de bedrijfswagen is toegestaan binnen deze kaders:

• Woon-werkverkeer zonder beperking
• Privéritten binnen Nederland toegestaan
• Vakantiegebruik in overleg met leidinggevende
• Bijtelling conform fiscale regelgeving

Verantwoordelijkheden bestuurder

Als bestuurder van een bedrijfswagen bent u verplicht tot:

Wat is NIET toegestaan:

• ❌ Roken in de bedrijfswagen
• ❌ Rijden onder invloed van alcohol/drugs
• ❌ Uitlenen aan derden (ook niet aan familie)
• ❌ Gebruik voor commerciële doeleinden
• ❌ Aanpassingen zonder toestemming
• ❌ Vervoer van gevaarlijke stoffen zonder vergunning

Bij ongevallen en schade

Stappenplan bij ongeval:

Verplichtingen werkgever

Als werkgever zorgen wij voor:

• ✓ Adequate verzekering (WA, casco, inzittenden)
• ✓ Tijdig onderhoud volgens fabrieksvoorschriften
• ✓ Vervanging bij langdurige reparatie
• ✓ 24/7 pechhulp in binnen- en buitenland
• ✓ Betaling vaste autokosten (wegenbelasting, verzekering)
• ✓ Brandstofpas voor zakelijk gebruik

Duurzaamheid en kosten

Zuinig rijden loont:

We stimuleren duurzaam gebruik van bedrijfswagens door:

• Training “Het Nieuwe Rijden” voor alle bestuurders
• Maandelijkse rapportage brandstofverbruik
• Bonus bij zuinig rijgedrag (< 1:18)
• Voorkeur voor hybride/elektrische voertuigen

Alternatieven overwegen:

Gebruik de bedrijfswagen alleen wanneer nodig. Overweeg:

• Videobellen in plaats van fysieke meetings
• OV bij stedelijke bestemmingen
• Carpoolen bij gezamenlijke afspraken
• Fiets/e-bike voor korte afstanden

Handhaving en sancties

Disclaimer: Dit beleidsdocument dient als leidraad en moet worden aangepast aan uw specifieke situatie. Raadpleeg een juridisch adviseur voor definitieve vastlegging. HRMforce aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik van dit template.

Floor Hendriks

Floor heeft een royale ervaring in het adviseren en implementeren van (online) HR instrumenten en diensten. Al meer dan tien jaar specialiseert hij zich in het benutten van online assessments en tools voor talent management uitdagingen in de HR cyclus met als doel de prestaties van medewerkers en organisaties te verhogen.