V Kompetenz HF-D2.2-005 branchenübergreifend 9 Skills
Korrespondenz und Aktenführung
Das Verfassen von Geschäftsbriefen, E-Mails und Gesprächsprotokollen sowie deren Ablage, sodass die Bearbeitung später für Kollegen und Aufsichtsbehörden nachvollziehbar bleibt.
Wie hrmforce dies misst
- Messmethode
- Arbeitsproben-Test · rho 0.33 (SD 0.09)
- hrmforce-Instrument
- Arbeitsproben-Test
- Kompetenz (50-Framework)
- Genauigkeit
- Trainierbarkeit
- hoch
- Nachfrageausblick 2026 bis 2030
- rückläufig
Der Bewerber führt unter standardisierten Bedingungen eine repräsentative Arbeitsprobe durch.
Verhaltensanker
| Ebene | Verhalten auf dieser Ebene |
|---|---|
| N1 Geführt | Versendet Standardbriefe aus dem System, speichert Anhänge am vereinbarten Speicherort und vermerkt das Versanddatum. arbeitet unter Aufsicht und befolgt Anweisungen · Routine, jeweils eine Variable nach der anderen · eigene Aufgabe |
| N3 Beherrscht | Erarbeitet eigenständig Antworten auf ungewöhnliche Fragen, hält die Überlegungen kurz fest und sorgt dafür, dass die Akte vollständig und auf dem neuesten Stand ist. legt den eigenen Ansatz fest und holt proaktiv Input ein · mehrere Variablen, gewisse Mehrdeutigkeiten · eigenes Team oder eigener Prozess |
| N5 Führung | Entwirft den Korrespondenz- und Archivierungsstandard für das Unternehmen, überprüft die Einhaltung der Vorgaben und trägt bei externen Audits die Verantwortung für die Qualität der Unterlagen. legt den Standard und die Richtlinien fest · strategisch, unter hoher Unsicherheit · Organisation, Wertschöpfungskette oder Berufsfeld |
N2 und N4 sind bewusst nicht verankert. Die Bewerter ordnen sie gemäß der Konvention O*NET zwischen den Ankerpunkten ein.
Zugrundeliegende Skills
Diese Skills übernehmen die Messroute und die Verhaltensanker dieses Konstrukts.
| T | Skill | Definition | Nachfrageausblick 2026 bis 2030 |
|---|---|---|---|
| V | Verfassen eines Geschäftsbriefes Geschäftsbrief · Formelles Schreiben | Verfasst ein formelles Schreiben mit korrekter Anrede, korrekter Gliederung, Fallbezug und Unterschrift. | rückläufig |
| V | Protokollführung Protokollführung · Sitzungsprotokolle | Hält Entscheidungen, Argumente und Maßnahmen während einer Besprechung in einem lesbaren und vollständigen Protokoll fest. | rückläufig |
| V | Pflege einer Maßnahmen- und Entscheidungsliste Maßnahmenprotokoll · Entscheidungsprotokoll | Hält pro Besprechung fest, was beschlossen wurde, wer welche Aufgabe übernimmt und bis wann diese erledigt sein muss. | stabil |
| V | Erfassung eines Gesprächsprotokolls Gesprächsprotokoll · Fallnotiz | Halten Sie die Fakten, getroffenen Vereinbarungen und den Tonfall eines Gesprächs kurz danach objektiv fest. | rückläufig |
| V | Anlegen von Fallakten gemäß den Aufbewahrungsvorschriften Aufbewahrungsfristen · Aktenverwaltung | Erstellt eine Akte mit den erforderlichen Unterlagen und entfernt die Dokumente, sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. | stabil |
| V | E-Mail-Ablage und Ordnerstruktur E-Mail-Ablage · Ordnerstruktur | Speichert E-Mails und Dokumente in einer festgelegten Ordnerstruktur, sodass andere sie ohne weitere Erläuterungen abrufen können. | rückläufig |
| V | Verwaltung von Briefvorlagen Vorlagenverwaltung · Standardbriefe | Verwaltet eine Sammlung von Textvorlagen, hält diese auf dem neuesten Stand und stellt sicher, dass die Mitarbeiter die richtige Version verwenden. | rückläufig |
| T | Erfassung der Korrespondenz in einem Fallverwaltungssystem Fallmanagementsystem · Protokollierung der Korrespondenz | Erfasst eingehende und ausgehende Post im Fallbearbeitungssystem unter Angabe der Fallnummer, des Datums und des Bearbeiters. | rückläufig |
| V | Erfassung personenbezogener Daten gemäß der DSGVO DSGVO-konforme Aufzeichnung · Datenminimierung | Es werden nur die erforderlichen personenbezogenen Daten erfasst, der Zugriff wird eingeschränkt und die Aufbewahrungsfrist wird eingehalten. | steigend |