Kundenservice und Verwaltung

Unterstützt das Management oder die Führungskräfte auf strategischer und organisatorischer Ebene, erstellt Sitzungsunterlagen und verfolgt Maßnahmen.

Bearbeitet administrative Vorgänge und Unterlagen, die sich aus dem Kundenkontakt ergeben, ohne dabei selbst in direkten Kontakt mit dem Kunden zu treten.

Organisiert den täglichen Bürobetrieb, von der Gebäudeverwaltung und dem Einkauf bis hin zur gleichzeitigen Unterstützung mehrerer Abteilungen, und fungiert als Ansprechpartner für Lieferanten.

Bearbeitet eingehende und ausgehende Telefonanrufe gemäß Anrufskripten, protokolliert die Ergebnisse und erreicht die festgelegten Anrufziele in einem stark frequentierten Kontaktzentrum.

Unterstützt die Geschäftsführung persönlich, verwaltet einen komplexen Terminkalender, bereitet Vorstandssitzungen vor und gewährleistet Vertraulichkeit auf höchstem Niveau.

Baut nach dem Verkauf dauerhafte Kundenbeziehungen auf, überwacht die Akzeptanz und Zufriedenheit und weist auf Wachstumschancen oder Abwanderungsrisiken hin.

Verwaltet Kunden- und Fallakten, überwacht deren Vollständigkeit und Aufbewahrungsfristen und stellt sicher, dass die Akten den internen und gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Verwaltet und aktualisiert Kunden- und Stammdaten in den Systemen, prüft diese auf doppelte oder fehlerhafte Einträge und gewährleistet die Datenqualität.

Berät Kunden zu Hypothekenarten und Finanzierungsmöglichkeiten für einen Immobilienkauf und stellt sicher, dass die Beratung den gesetzlichen Sorgfaltspflichten entspricht.

Berät Kunden hinsichtlich Produkten und Dienstleistungen entsprechend ihrer Situation und unterstützt sie bei Entscheidungen, die über Standardfragen hinausgehen.

Beantwortet Kundenanfragen per Telefon, E-Mail und Chat, protokolliert Kontaktmomente und bearbeitet einfache Anfragen direkt.

Plant den Personaleinsatz im Kundenkontaktzentrum auf der Grundlage des erwarteten Anrufvolumens und erstellt Dienstpläne, um Wartezeiten zu minimieren.

Sorgt für ein reibungslos funktionierendes Arbeitsumfeld, von der Postbearbeitung über die Bevorratung von Büromaterial bis hin zur Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Nimmt Störungsmeldungen und Anfragen entgegen, erfasst diese in einem Ticket-System und löst sie entweder selbst oder leitet sie an Spezialisten weiter.

Unterstützt den Außendienst und die Kunden bei der Angebotserstellung, der Auftragsabwicklung und der Bereitstellung von Produktinformationen und hält dabei die Kundenakten auf dem neuesten Stand, um eine reibungslose Abwicklung der Verkaufsprozesse zu gewährleisten.

Verwaltet Kundenabonnements und -verträge, bearbeitet Änderungen und Kündigungen und stellt sicher, dass die Abrechnung entsprechend erfolgt.

Bearbeitet Vertragsänderungen und Versicherungsanträge, prüft Versicherungsschutz und Prämien und wickelt die Korrespondenz mit den Versicherungsnehmern bezüglich ihrer Police ab.

Empfängt Besucher und Lieferungen, nimmt erste Anrufe entgegen und verwaltet die Buchungen von Besprechungsräumen am Empfang.

Überwacht ausstehende Rechnungen, versendet Zahlungserinnerungen und trifft Zahlungsvereinbarungen mit Kunden, um Zahlungsrückstände zu begrenzen, ohne die Geschäftsbeziehung zu beeinträchtigen.

Prüft und bearbeitet Schadensfälle, ermittelt den Versicherungsschutz und die Auszahlungshöhe und steht diesbezüglich in Kontakt mit Versicherungsnehmern und Gutachtern.

Unterstützt eine Abteilung oder eine Führungskraft bei der Terminverwaltung, der Korrespondenz, der Protokollführung sowie der Organisation von Besprechungen und Besuchen.

Leitet ein Team von Mitarbeitern im Kundenkontakt, überwacht die Qualität und die Zielerreichung und schult die Mitarbeiter in Gesprächstechniken und Ergebnisorientierung.

Nimmt eingehende Anrufe entgegen und leitet diese an die zuständige Person oder Abteilung innerhalb des Unternehmens weiter.

Bearbeitet administrative Aktualisierungen, verwaltet Akten und Korrespondenz und unterstützt Kollegen bei alltäglichen Büroaufgaben in mehreren Abteilungen gleichzeitig.